Reorganisatie nodig voor opzetten nieuwe onderhoudsdienst UU

Op dit moment is niet altijd duidelijk bij welke directie je voor welke klus moet aankloppen. Valt een lekkage onder het Facilitair Service Centrum of onder Vastgoed & Campus? Regent het binnen omdat een dakgoot vol bladeren ligt of omdat het onderhoud aan het dak op zich heeft laten wachten? Bij wie moet je zijn?

Naar aanleiding van klachten gaf het universiteitsbestuur eind december 2015 opdracht het onderhoud aan gebouwen en buitenterreinen beter te organiseren binnen de UU. Eerst volgde een onderzoek. Hieruit blijkt dat er veel achterstallig onderhoud is aan gebouwen en niet duidelijk is wie dat in de gaten moet houden. Een andere conclusie is dat niet goed genoeg wordt geanticipeerd op wensen van gebruikers en nieuwe wetgeving. Bovendien is onduidelijk wie waarvoor aanspreekbaar is binnen de organisatie.

De conclusies leidde voorjaar 2017 tot het voorstel om de dienst Onderhoud & Beheer op te richten. Hier worden zowel werknemers van het Facilitair Service Centrum (FSC) als de directie Vastgoed & Campus (V&C) in onder gebracht. De nieuwe organisatie moet op 1 maart 2018 van start gaan. De dienst wordt onderdeel van het FSC. Vastgoed & Campus gaat dan alleen nog over nieuwbouw en renovatie. De scheiding van taken en verantwoordelijkheden moet voor duidelijkheid binnen de universiteit zorgen.

Voor de oprichting van deze nieuwe tak van FSC is een reorganisatie nodig, maar wel eentje waarbij niet bezuinigd hoeft te worden en waarbij geen gedwongen ontslagen vallen. Sterker nog: het aantal banen groeit. Er komen structureel banen bij voor 8,4 voltijders en voor een periode van vijf jaar is er nog eens 10 fte nodig om de achterstand in onderhoud in te lopen. Ook biedt de reorganisatie werknemers kans op een andere functie met bijvoorbeeld meer verantwoordelijkheden.

Forse kritiek van de Dienstraad
Omdat zowel FSC als V&C onder de Universitaire Bestuursdienst (UBD) valt, valt de reorganisatie onder de verantwoordelijkheid van algemeen directeur Leon van de Zande en werd het reorganisatieplan dus in de Dienstraad van de UBD besproken. De Dienstraad heeft adviesrecht over het reorganisatieplan. Bij de eerste bijeenkomst eind oktober bleken de raadsleden zacht gezegd niet gecharmeerd te zijn van het plan.

De Dienstraad erkent dat het beheer en onderhoud binnen de UU beter georganiseerd moet worden, maar is het niet eens met de gekozen weg. De raad vindt dat er niet opnieuw een scheiding moet worden aangebracht tussen nieuwbouw en onderhoud waarvoor de verantwoordelijkheden bij twee verschillende directies komen te liggen.

Liever ziet de raad de organisatie van V&C verbeteren. Deze zou georganiseerd moeten worden rondom de gehele levensduur van een pand. Zo kan bijvoorbeeld al bij de bouwtekeningen rekening worden gehouden met toekomstig onderhoud of bij de keuze van een vloer nagedacht worden over de manier waarop die moet worden schoongehouden.

De raadsleden vrezen ook dat deze reorganisatie banen gaat kosten van werknemers van V&C. Dit omdat niet alle V&C’ers die onderhoud en beheer in hun takenpakket hebben, meegaan naar de nieuwe organisatie. Zij blijven achter met minder werk. Wie belooft ze dat zij daardoor binnenkort niet boventallig worden? Zouden zij niet ook onder de reorganisatie moeten vallen? Zou niet heel V&C gereorganiseerd moet worden als er taken bij deze directie verdwijnen?

De Dienstraad maakt zich bovendien zorgen over de communicatie met niet alleen alle werknemers die onder de reorganisatie gaan vallen, maar juist ook met degenen die met een uitgekleed takenpakket bij V&C achterblijven. Volgens de Dienstraad is er veel onrust op de werkvloer.

Juist gekozen onderhoud bij FSC onder te brengen
Algemeen Directeur Leon van de Zande zegt dat naar aanleiding van het onderzoek in 2016 is geconcludeerd dat het oprichten van een aparte tak voor onderhoud en beheer bij FSC het beste plan is. “FSC staat dicht bij de klant.”

Dit komt door de manier waarop FSC is georganiseerd. De drie campussen zijn verdeeld in verschillende regio’s met elk een eigen onderhoudsploeg van FSC met kennis over de gebouwen in zijn regio. De nieuwe tak Onderhoud & Beheer kan zich bij de verschillende regio’s voegen. Er komt alleen een overkoepelende afdeling voor het onderhoud van de buitenterreinen.

Wie gaat mee naar de nieuwe organisatie en wie niet?
De onrust naar aanleiding van wie wel en niet meegaat naar de nieuwe organisatie verbazen de beleidmakers die bij de verschillende vergaderingen aanschuiven. Alle medewerkers van V&C en FSC zijn op 9 oktober op de hoogte gebracht van de reorganisatieplannen. Alle medewerkers van wie het werk verandert, hebben een persoonlijk gesprek gehad. Het gaat om 81 fte, waarvan 55 bij FSC en 26 bij V&C.

De nieuwe dienst heeft plaats voor ruim 89 fte. Van degenen die meegaan naar de nieuwe dienst bestaat het takenpakket voor meer dan de helft uit onderhouds- en beheertaken. Zij die een kleiner takenpakket op dit vlak hebben, zijn met name werknemers bij V&C. Zij blijven bij deze directie werken. Volgens de beleidsmedewerkers is er bij deze directie genoeg werk om het takenpakket aan te vullen met andere werkzaamheden. Zij hoeven niet te vrezen voor hun baan.

De vacatures voor de nieuwe onderhoudsdienst staan zoals gebruikelijk eerst open voor de mensen die bij Work to Work lopen, dat zijn werknemers die bij een andere reorganisatie binnen de UU ontslagbedreigd zijn geworden. Daarna mogen álle medewerkers van V&C en FSC reageren. Geschikte kandidaten hebben op die manier een voorsprong op andere geïnteresseerden. Als er na tien dagen geen geschikte kandidaat tussen de sollicitanten zit, mag iedereen solliciteren.

Adviezen niet overgenomen
Naar aanleiding van de adviezen van de Dienstraad zal de communicatie met de werknemers van FSC en V&C worden verbeterd. De meeste andere adviezen worden niet overgenomen. Daar is de raad heel ongelukkig over vooral omdat de adviezen waren ingegeven door geluiden van de werkvloer.

De Dienstraad is binnenkort wel weer aan zet. De raadsleden hebben instemmingsrecht over het uitvoeringsplan van de reorganisatie. In dit plan wordt beschreven hoe met de medewerkers die betrokken zijn bij de reorganisatie wordt omgegaan en wat voor rechten zij bijvoorbeeld hebben.

De Dienstraad doet uitspraak in de week van 18 december. Eerst moeten de vertegenwoordigers van de vakbonden nog in overleg met de directeur Human Resources en de voorzitter van het College van Bestuur over de nut en noodzaak van de reorganisatie. Deze vergadering van het Lokaal Overleg is op 13 december.

Als de Dienstraad instemt met het uitvoeringsplan, horen de medewerkers die vallen onder de reorganisatie begin januari wat hun nieuwe baan is en kan de werving van nieuw personeel beginnen.