Verwarring over printkosten: betalen studenten te veel?

Wat was er aan de hand? Printerleverancier Xerox voerde in december een software update door. Medewerkers en studenten zien sindsdien op een display wat de printkosten zijn: een eenzijdig bedrukte pagina kost bijvoorbeeld 3 cent. Het vermelden van deze informatie zou volgens een intranetbericht moeten bijdragen aan ‘kostenbewust’ en ‘duurzaam’ printen bij studenten en medewerkers. 

So far so good. Maar niet voor Fréderique Broers, een wakker studentlid van de faculteit Bètawetenschappen. Zij was gealarmeerd door de laatste zin in het intranetbericht. Die luidde: “de kosten die vermeld worden zijn overigens studentenprijzen: de werkelijke bedragen liggen lager”. Betalen studenten dus eigenlijk te veel? Of meer misschien dan een printje voor medewerkers kost?, vroeg Broers zich af. Haar argwaan werd nog eens vergroot toen de passage korte tijd later uit het bericht geschrapt was.

Screenshot van intranetbericht, in het geel de zin die korte tijd na publicatie verwijderd werd:

Broers vroeg haar faculteitsbestuur in een raadsvergadering om uitleg. Het bestuur leek te bevestigen dat studenten inderdaad méér betalen. Hun printje kost 3 cent, terwijl elk printje van een medewerker slechts een kwart daarvan zou kosten. Het verschil zou te maken hebben met de transactiekosten die studenten betalen per printopdracht. Studenten betalen van een tegoed dat ze via internet koppelen aan hun solis-id, voor medewerkers is printen gratis.

Na die mededeling waren de studenten verbaasd over de relatief grote omvang van de transactiekosten. Maar ook de medewerkers hadden nu vragen. Er staat dus bij de medewerkers iets op die display dat helemaal niet waar is, constateerden zij. Probeert de universiteit nu medewerkers te verleiden tot ‘groen’ gedrag met onjuiste informatie? De raad kwam er niet helemaal uit.

DUB besloot navraag te doen bij Information Technology Services van de UU, verantwoordelijk voor de printfaciliteiten. Daar kunnen ze iedereen geruststellen: een eenzijdig printje kost bij iedereen, student of medewerker, ongeveer zo’n 3 cent. Juist om verwarring te voorkomen was de laatste zin verwijderd uit het intranetbericht. Het bètabestuur had het misschien anders moeten uitleggen.

Het verschil zit ‘m in de variabele kosten (kosten voor het papier en de inkt per printje) en de vaste kosten (kosten aan onderhoud van de printers, vervanging, bijvullen etcetera). Bij studenten worden die allebei in rekening gebracht. Bij medewerkers werkt dat anders: faculteiten betalen maandelijks een fors bedrag aan vaste kosten, de variabele kosten per printje zijn daarom laag.

Een woordvoerder mailt: “Onderaan de streep zijn de printkosten voor medewerkers en studenten vergelijkbaar. Alleen de wijze waarop betaald wordt voor die kosten verschilt.”

“Dit klinkt wel logisch inderdaad”, reageert Fréderique Broers. “Toch is het jammer dat de faculteit alleen de vaste kosten van de medewerkers betaalt, terwijl ik zou denken dat het collegegeld van studenten ook voor dit soort doeleinden gebruikt zou worden.”