Brand in Almere; UU komt tot stilstand

DONDERDAG 7 MEI

Het is donderdagochtend rond 9 uur als redactieleden van DUB de eigen redactieruimte in het Bestuursgebouw niet in kunnen. Het slot gaat niet open als we onze pas ervoor houden. In de gangen gaat het gerucht dat er een hack is bij het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de elektronische sloten. Tegelijkertijd gonst het in onze groepsapp: de DUB-website ligt eruit, intranet ligt eruit.

Al snel blijkt dat de hele UU last heeft van deuren die niet opengaan en sites die niet bereikbaar zijn. De oorzaak zou in Almere zijn te vinden. Daar woedt een grote brand in het datacentrum waar veel UU-servers staan. Het leidt tot verstoringen in veel digitale systemen. 

De universiteit meldt rond het middaguur op haar website dat er onder andere problemen zijn met de inlogprocessen. Studenten en medewerkers wordt aangeraden vooral ingelogd te blijven, omdat opnieuw inloggen niet meer lukt.

Studenten in stress
Als we ’s middags een rondgang maken in het Ruppertgebouw op het Utrecht Science Park om te peilen wat de impact van de onverwachte situatie is, komen we studenten Interdisciplinaire Sociale Wetenschappen Kira en Malie tegen. Zij hebben net een werkgroep achter de rug waar studenten presentaties moesten geven, maar sommigen merkten dat ze niet bij hun slides of hun aantekeningen konden. “Dat leverde voor het college veel stress op.” Maar uiteindelijk kon het college gewoon doorgaan met de presentaties van de studenten die geen technische problemen hadden.

Bij de tentamenzalen in het Educatorium treffen we twee studenten Biomedische Wetenschappen die hun tentamen nabespreken. Tot vlak voor het tentamen was het niet duidelijk of het wel door zou gaan. “Vooral voor de studenten die van ver moesten komen, was dat niet fijn.” 

Dat sommige studenten geen toegang hebben tot Brightspace was volgens de twee ook lastig. “Alle stof staat daarop: literatuur, oefententamens, formuleblad. Ik had nog geprobeerd om via mijn zoekgeschiedenis bij een opgenomen hoorcollege te komen, maar dat lukte niet.” 

Informaticadocent Maarten Löffler heeft net een college gegeven in het Ruppert. Hij had even moeite met het downloaden van de slides voor zijn les, maar via een omweg lukte hem dat toch. Tijdens een eerder werkcollege die ochtend had hij wel moeite om met docentassistenten in een andere ruimte te communiceren, omdat die niet konden inloggen op Teams. “Uiteindelijk hebben we via Whatsapp gecommuniceerd.” 

Om 17.40 uur die donderdagavond kondigt de UU aan dat de gebouwen op vrijdag dicht blijven, er zal geen onderwijs worden gegeven. Omdat de toegangsauthenticatie op de campuskaart na werktijd automatisch vervalt, kunnen werkruimtes misschien niet meer worden gepenend. 

De UU roept op om vrijdag niet in te loggen op UU-sites om de systemen te ontlasten. 

Foto: DUB

VRIJDAG 8 MEI

Wanneer we op vrijdagochtend opnieuw een rondgang maken langs universitaire panden blijkt niet iedereen bekend te zijn met het nieuws dat de UU gesloten is. Op een verder lege Drift in de binnenstad staan de internationale studenten Mariana en Charly. Zij maakten een busrit van 40 minuten om uiteindelijk voor een dichte deur van de bieb te staan. De masterstudenten Science & Business Management balen. En PhD-kandidaat Haihan moest ook op zoek naar een andere werkplek. “Daar gaat mijn werkdag.”

Meerdere UU- studenten blijken hun toevlucht gezocht te hebben in de Openbare Bibliotheek op de Neude. Daar is het al erg druk, ook omdat de eindexamens van de middelbare school zijn begonnen. Bachelorstudenten Geschiedenis en Sociologie, Anna (23) en Mare (22), zitten op de trappen op de begane grond. Ze hebben een kater van het uitgaan op de donderdagavond. Door de sluiting van de UU-panden mist Anna nu wel voor de derde keer haar werkgroep. “Dat vind ik wel jammer.”  Mare moet hierom lachen: ‘Dat is wel echt je eigen schuld’. “Ja, hallo”, antwoordt Anna. “Niemand verwacht toch dat dat ding in de fik vliegt.” 

Het is ongelooflijk, maar waar: er klinkt plots een luid brandalarm in het pand aan de Neude. Iedereen moet het gebouw verlaten. Gelukkig blijkt het in dit geval om loos alarm te gaan.

Foto: DUB

Op het Utrecht Science Park is het die vrijdag, op de HU-gebouwen na, compleet uitgestorven. Koffiezaakjes Gutenberg en Café Brasserie Minnaert zijn dicht. 

Bij de tramhalte staat economiestudent Linh An. Hoewel haar college niet doorgaat, ondervindt ze niet veel hinder van de situatie. "Mijn mentor heeft ons slides kunnen sturen en we hebben huiswerkopdrachten gekregen. Daar kunnen we gewoon mee aan de slag." Over een week heeft ze wel een tentamen, maar van stress is geen sprake. "Ik verwacht dat het dan alweer voorbij is."

Enkele tentamens vervallen
Een snelle rondgang langs onder meer de leden van het DUB-panel, blijkt dat docenten en opleidingen ad hoc-maatregelen nemen om met de situatie om te gaan. Het is vrijdag, schrijven ze, een dag waarop er sowieso minder onderwijs wordt ingepland, en we zitten nog niet aan het einde van het blok.  In totaal vervallen deze vrijdag twaalf tentamens.

Maar er is natuurlijk wel stress. Zo komt het afstudeertraject van de researchmasterstudenten van Sociale Wetenschappen in de knel, omdat studenten niet bij essentiële software kunnen. Besloten wordt om ze anderhalve dag respijt te geven. Dit betekent wel dat docenten minder tijd hebben om na te kijken. De datum van de verdediging blijft immers wel staan. Uitstel is niet mogelijk, onder meer omdat er internationale studenten zijn die met hun visa en terugvluchten rekening hebben gehouden met de vastgestelde einddatum.

Studenten lijken redelijk goed op de hoogte van wat er aan de hand is. Net als medewerkers worden studenten voor informatie vooral doorverwezen naar universitaire websites. Maar vooral appgroepjes lijken hun werk te doen. Wel krijgen de studie- en informatiepunten merkbaar meer vragen.

Complimenten
In de Universiteitsraadsvergadering van maandag, zouden de studentraadsleden zich tevreden tonen over de wijze waarop studenten op de hoogte worden gebracht. Het UU-bestuur krijgt hiervoor zelfs complimenten van raadslid Hermen Horzelenberg.

Ondertussen worstelt de universiteit met de tentamens die na het weekend zijn gepland. Onduidelijk is dan nog in hoeverre alle systemen en websites in het weekeinde het weer zullen doen en of studenten zich wel goed kunnen voorbereiden, omdat ze de digitale systemen niet mogen gebruiken. En ook het aanmaken van tentamens in Remindo is niet mogelijk zonder in te loggen op systemen. 

Uiteindelijk wordt de knoop doorgehakt en is besloten de tentamens van maandag en dinsdag niet door te laten gaan. Op zondag zal de universiteit via haar website melden of maandag de kantoren en onderwijspanden weer open zullen zijn.

Foto: DUB

Tentamens en printers
Meerdere opleidingen besloten de tentamens  op papier te doen. De faculteit Sociale Wetenschappen had die aanpassing donderdag meteen doorgevoerd toen de online-problemen zich voordeden. Het ging om vijf kleine tentamens die op die donderdag gepland stonden, vertelt hoofd Studenten- & Onderwijszaken Erline Rood. De UU-printers waren offline, maar een usb-stick direct in de printer steken bracht soelaas.

Voor de week erna stonden er opnieuw twee tentamens gepland. “Deze waren dusdanig groot dat dit niet meer haalbaar was op onze eigen printers", vertelt Rood een paar dagen later. Gelukkig dat een copyshop ruimte had om honderden printjes te maken. 

Alles bij elkaar levert het heel veel extra werk op, zegt ze. “Gelukkig wisten we nog wel een beetje hoe dat ging. Studenten moeten bij inlevering van het tentamen bijvoorbeeld een bewijs krijgen. Maar we moeten straks bijvoorbeeld ook regelen dat al die papieren handmatig worden ingevoerd, zodat Remindo de antwoorden kan zien.”

Foto: DUB

ZONDAG 10 MEI

Op zondagmiddag publiceert de UU op haar website de mededeling dat de panden in de week erop weer opengaan, maar dat nog lang niet alle systemen weer zullen werken. Verschillende websites, zoals die van DUB, liggen er nog uit. De UU communiceert met name op haar eigen website en sociale media over de crisis omdat andere kanalen of niet bereikbaar zijn of niet stabiel genoeg zijn.

Foto: 123rf, Shutterstock, illustratie DUB

MAANDAG 11 MEI

Het onderwijs kan vanaf vandaag weer plaatsvinden met wat aanpassingen. Maar op dat moment zijn nog lang niet alle systemen en websites weer in de lucht. De wifi in de UU-gebouwen hapert herhaaldelijk. En op meerder plekken merken medewerkers dat hun werk tot stilstand komt.

Binnen de onderwijsorganisatie zijn er problemen met deadlines voor matching en toelatingsmailtjes. Bij sommige opleidingen bijvoorbeeld moeten nieuwe eerstejaars hun matchingsformulieren inleveren en zitten nieuwe masterstudenten te wachten op een bericht of ze zijn toegelaten.

Problemen bij onderwijsplanning
Het departement Bestuurs- & Organisatiewetenschap komt in de problemen met de onderwijsplanning van het volgende jaar. De uitgangspunten daarvoor staan in een excell-bestand op de O-schijf en daar kan niemand bij. “Je ontdekt nu hoe afhankelijk we zijn van een computer, dus niet alleen van bigtech, maar ook gewoon van reguliere tech”, aldus een van de hoogleraren aan de Bijlhouwerstraat.

Voor de UU-onderzoekers die in labs werken, keert de situatie dan weer langzaam terug naar business as usual. Het eind van de week ervoor was behoorlijk hectisch. Vooral de universitaire mededeling die vrijdag in de namiddag op de website verscheen dat alle gebouwen op vrijdag dicht zouden zijn. is een onplezierige verrassing. 

Veel vragen
Het leidde tot veel vragen, zeker omdat er door hun faculteiten nog geen drie kwartier eerder was gecommuniceerd onder welke voorwaarden toegang wel mogelijk was. Ontstelde onderzoekers die experimenten hadden lopen die dagelijks aandacht nodig hebben, zaten hem behoorlijk te knijpen.

Enige dagen later tonen veel onderzoekers toch waardering voor de manier waarop de crisissituatie is aangepakt. Uiteindelijk kon het vaak zo worden geregeld dat medewerkers toegang kregen tot hun labs als dat werkelijk noodzakelijk was. Beveiligers toonden zich in veel gevallen zeer behulpzaam. Bioloog Suzan Ruijtenberg zegt: “Na de eerste schrik kon iedereen gerustgesteld worden.”

Zo was een aantal promovendi binnen de divisie van farmocoloog Linette Willemsen vergevorderd met een experiment op het lab. Als ze daar vrijdag niet aan werkten, zou het experiment verloren zijn gegaan. “Gelukkig konden ze uiteindelijk onder begeleiding naar binnen waardoor het experiment gered werd.”

Experimenten liepen gevaar
Er zijn zeker voorbeelden van experimenten die opnieuw moeten of die vertraging hebben opgelopen, maar terugkijkend blijft de schade beperkt in de directe omgeving van deze twee onderzoekers. Hoofd van het Geolab in het Vening Meineszgebouw B Katja Heister: “Je kunt zeggen dat het met een sisser is afgelopen. Gelukkig maar.”

Alle drie loven de saamhorigheid  waarbij onderzoekers die het lab in mochten, aanboden om werkzaamheden voor anderen te verrichten.

Wel verbazen sommige onderzoekers zich erover dat de meldkamer in het Bestuursgebouw op vrijdag en in het weekeinde niet bereikbaar was voor alarmmeldingen vanuit de labs. De Universiteit Utrecht moest om die reden extra beveiligers inschakelen.

“Dat is voor mij de belangrijke les van de afgelopen dagen”, zegt Katja Heister, “Je moet ervoor zorgen dat de meldkamer snel weer kan opstarten.”

Onder meer meldingen van brand of gas of van stroomstoringen kwamen niet binnen in de meldkamer. Bij incidenten zou het alarm alleen lokaal te horen zijn geweest. Gevaarlijk als er niemand aanwezig is of als iemand een alarm wel hoort, maar ervan uitgaat dat de meldkamer dat wel oppikt. 

Ook voor bioloog Suzan Ruijtenberg en collega’s was het uitvallen van de meldkamer en daarmee ook de snelle route naar hulp van brandweer of ambulance een verrassing. “Dat is toch een belangrijke schakel.” Farmocoloog Linette Willemsen heeft meer begrip. “Dit was zo’n uitzonderlijke situatie. En kijk eens hoe snel alles verder weer op de rit staat.”

Vertraging voor promovendi
Maar ook UU-wetenschappers die geen labwerk doen, kwamen in de problemen en zitten deels nog steeds in de problemen. Informaticadocent Nishant Saurabh meldt dat de ict-storing er waarschijnlijk toe leidt dat een van zijn promovendi vertraging gaat oplopen. Zij moest deze week enkele experimenten en simulaties uitvoeren om de resultaten daarvan te kunnen presenteren op een conferentie. “Die deadline gaat ze mogelijk missen, en dan zal ze een andere conferentie moeten benaderen. Dat kan zomaar enkele maanden duren.”

Hoogleraar Cultuurwetenschappen Iris van der Tuin heeft geen toegang tot haar primaire bronnen. Het gaat om het kaartsysteem van de Amerikaanse filosoof Susanne K. Langer dat ze in coronatijd digitaliseerde en doorzoekbaar maakte. De 32.000 kaartjes zijn normaal gesproken via een UU-url bereikbaar.

Ook de internationale onderzoekscommunity rond het werk van Langer zit met de handen in het haar. Eind mei is er een bijeenkomst in Wenen. De website en de mailinglist daarvan draait via de UU. Van der Tuin: “Er is nu ook lichte paniek in Wenen.”

Maandag blijken een aantal systemen weer in de lucht te zijn. Bepaalde systemen en websites zijn omgeleid naar andere datacenter zoals die van het UMC Utrecht. Op maandagmiddag laat de UU weten dat alle systemen waarschijnlijk vanaf woensdag weer beschikbaar komen. Het wachten is op de herstelwerkzaamheden van de stroom in Almere die zijn vertraagd doordat gewacht wordt op een cruciaal onderdeel. 

DINSDAG 12 MEI

De verwachting is dat de servers in Almere op woensdag weer worden aangezet. Het verzoek aan studenten en medewerkers is om vanaf woensdagmiddag 17 uur niet in te loggen om de opstart zo soepel mogelijk te laten verlopen. Dat advies zou zomaar een aantal dagen van kracht kunnen blijven. 

WOENSDAG 13 MEI

De laatste werk- en studiedag van de week, omdat de UU dicht is met Hemelvaart en de vrijdag daarna. Maar niet iedereen is vrij. De mensen van ICT werken deze dagen met Hemelvaart gewoon door, want nu komt het erop aan. Gaan alle systemen het weer doen zoals we zijn gewend? Is er data verloren gegaan?

DONDERDAG 14 MEI

Veel sites die ruim een week off-line waren, komen weer online, zoals ook Studium Generale en DUB. Lees hier in het hoofdredactioneel commentaar hoe de redactie van DUB het heeft ervaren dat ze geen nieuws kon brengen op haar site. 

Patiëntenzorg
Naast het in de lucht houden van het onderzoek en onderwijs, moest ook de patiëntenzorg en de zorg voor dieren bij Diergeneeskunde gewoon doorgaan. De spoedkliniek die 24/7 open is, moet open blijven.

“Toen het internet er ineens uitlag, bleek ook de website van het dierenziekenhuis offline te zijn”, vertelt perswoordvoerder van de faculteit Maarten Post dinsdag.  “Dat was natuurlijk niet prettig, want daardoor wisten diereigenaren en dierenartsen niet of de kliniek nog open was en waren het telefoonnummer en adres niet zichtbaar. We hebben die informatie toen snel toegevoegd op ons tabblad op de website van de universiteit die wel bereikbaar was.”

Aanvankelijk was het ook even kijken of de agenda met afspraken met cliënten wel bereikbaar was. Op sommige computers startte die niet meer op, maar gelukkig, zo zegt Post, stond die op een aantal computers al open voordat de servers werden stilgelegd en bleef de agenda beschikbaar.

Bij Diergeneeskunde werkten donderdag de e-sleutels voor toegangsdeuren nog wel, omdat die op een andere server draaien. Daardoor konden bij deze faculteit bijvoorbeeld het onderwijs en tentamens doorgaan, net als veel onderzoek en de patiëntenzorg. Wel waren ook bij deze faculteit verschillende systemen niet of slechts beperkt beschikbaar. Denk bijvoorbeeld aan de systemen die worden ingezet bij diagnostische labs. Uitslagen moeten deels met de hand verwerkt worden, en dierenartsen die een onderzoek hadden aangevraagd, kregen niet meer automatisch bericht over de uitslag. Dat moet nu handmatig gemaild of doorgebeld.

Ondanks de problemen, was de sfeer goed, zegt Post. "Iedereen zette er de schouders onder en er is knoerd hard gewerkt om de faculteit draaiende te houden, met als belangrijkste punt dat de dieren de zorg konden krijgen die ze nodig hebben.”  

ZONDAG 17 MEI

De UU meldt dat het herstel van de systemen goed is verlopen. Vrijwel alles doet het weer. Maar, zo blijkt maandag, er zijn nog wat issues rondom E-docs waarin ondermeer de personeelsdossiers zitten. Ook het systeem waarmee je electronisch handtekeningen zet werkt nog niet naar behoren (al zou dat met regulier onderhoud te maken hebben). En in sommige gebouwen doen de printers het nog niet, in andere echter wel.  

Maandag 18 MEI

In de vergadering van de U-Raad meldt CvB-lid Margot van der Starre, die het crisisteam de afgelopen week leidde, dat de UU weer "in the air" is via Almere. Ze zegt elk half uur updates te krijgen van ITS over het functioneren van de systemen. Hier en daar hapert er nog wat, zegt ze. "Dat zie je pas als veel mensen tegelijkertijd inloggen." Ze complimenteert de ICT-medewerkers die soms dag en nacht hebben doorgewerkt aan het herstel van alle functionaliteiten voor hun inzet. In de evaluatie later zal onder meer worden gekeken of de prioriteitenlijst bij het opstarten van systemen moet worden aangepast en of bijvoorbeeld de positie van DUB daarop de juiste was.

Oorzaak blijft vooralsnog onbekend
Navraag naar de oorzaak van de brand in Almere bij politie, brandweer en bij NorthC, het bedrijf waar de brand uitbrak, levert nog geen enkel resultaat op. De politie meldt dat het onderzoek loopt. Een woordvoerder van NorthC stelt: "Er is nog geen extra informatie bekend. Het is nog niet gelukt om een technisch onderzoek te doen naar de brand, omdat de ruimte van de brand niet toegankelijk is voor de experts die hier onderzoek naar doen. 
Wel heeft er een tactisch onderzoek plaatsgevonden. Dit houdt in dat er gesprekken zijn gevoerd met medewerkers. Ook hier is nog niets uitgekomen."