Lofzang op de UU-processen en de mensen erachter

Stel, je hebt een open postdoc positie en je kent er de perfecte kandidaat voor. Op sommige plekken moet je dan toch open rekruteren: dat betekent bijvoorbeeld twee interviewrondes, waarvoor een hele commissie wordt opgetuigd, en met tientallen kandidaten die in totaal waarschijnlijk honderden uren werk in hun sollicitatiebrieven hebben gestoken. En dat terwijl het resultaat al zo goed als vaststaat. Zo’n sollicitatieprocedure voor de bühne levert de voorkeurskandidaat veel stress op, en alle andere kandidaten valse hoop.

Duits circus
Ik ben blij dat we aan de UU niet altijd open hoeven te rekruteren. Dit voorbeeld hierboven komt van een instituut in Duitsland, waar een promovendus bij mij op de gang in haar laatste jaar langs was gegaan. Ze waren daar zo onder de indruk van haar capaciteiten dat ze haar direct een postdoc-positie aanboden. De promovendus was natuurlijk heel blij; totdat vlak voordat ze haar proefschrift (op tijd!) inleverde bleek dat dit volgens de Duitse regels wel een openbare sollicitatieprocedure moest zijn. En dus werd er een heel circus opgetuigd waar daadwerkelijk iedereen slechter van werd.

Er wordt in Utrecht soms geklaagd over de starre regels en stroeve bureaucratie. Maar in vergelijking met veel andere plekken hebben we het hier bijzonder goed. Dus is deze column een lofzang op de processen – en de mensen daarachter – die zorgen dat er zoveel zo soepel loopt.

Flexibele aanstellingsprocedures
De flexibiliteit in de aanstellingsprocedures van tijdelijk personeel is één zo’n regel die heel goed werkt. Zelf streef ik ernaar ongeveer de helft van de promovendi en postdocs in mijn team via een open procedure te rekruteren. Zo haal ik talent en kennis in de groep van buiten mijn eigen blikveld. Maar de andere helft selecteer ik uit de studenten en promovendi van onze afdeling. En dat mag dus gewoon. Geen starre HR-regels over verplicht open werven.

Soepel declareren
Een ander voorbeeld van een proces aan de UU dat heerlijk soepel loopt is het indienen van declaraties. Vaak worden die binnen enkele dagen al goedgekeurd, en staat het geld dat ik heb voorgeschoten al binnen een week weer op mijn rekening. Toen ik dat laatst eens aan Franse collega’s vertelde viel hun mond open. Bij hen duurt het gemiddeld vier maanden voordat hun declaraties vergoed worden.

Gastvrije universiteit
Een derde voorbeeld is het verkrijgen van een campuskaart voor gasten. Door de gezamenlijke inzet van de mensen op ons secretariaat en de mensen die bij de recepties van de gebouwen zitten, is dat zo gepiept. Het laat zien hoe open en gastvrij we als universiteit zijn.

Dit zijn maar drie voorbeelden van de toewijding waarmee er op heel veel plekken aan de UU wordt gewerkt. Vaak gaat de aandacht naar de docenten en onderzoekers, maar de ondersteuners zijn net zo belangrijk.

Universiteitspersoneel
Het is jammer dat de term universiteitspersoneel nog niet echt vleugels heeft gekregen – ik kom hem in ieder geval nauwelijks tegen. Maar ik was wel onder de indruk van het eerste optreden van onze nieuwe collegevoorzitter Hans Brug tijdens de Dies, die toen niet in toga maar ik pak in de Domkerk stond om aan te geven “dat ons onderwijs en onderzoek alleen kan floreren als onze ICT werkt, als onze gebouwen open en schoon zijn, als de beveiliging op orde is, als de financiën op orde zijn, als etc. etc.”

Ik sluit me bij Hans aan, en bedank dus al die collega’s in de HR, beveiliging, financiën, ICT, communicatie, logistiek, beleid, catering, schoonmaak en alle andere zichtbare en minder zichtbare onderdelen die ervoor zorgen dat het zo fijn en soepel werken op onze universiteit!

In Medewerkersblik en Staff's Viewpoint (op de Engelse pagina) delen werknemers van de Universiteit Utrecht hun kijk op het universitaire leven. Hoogleraar Oceanografie Erik van Sebille is een van hen. 
Je kunt ook de visie van studenten op het leven op en rondom de Universiteit Utrecht volgen. Zij doen dit in de rubriek Studentenblik en Students' Viewpoint. Lees ze allemaal!