Cursus Time-management voor 'nooit klaar' wetenschappers

"Ik dacht last te hebben van tijdgebrek. Maar het wasméér een gebrek aan voldoening. Ben je de hele dag druk,heb je aan het eind van die dag nóg het gevoel nauwelijks ietsgedaan te hebben." Voor dr. Gerard Tel, medewerker van de faculteitWiskunde & Informatica, was dit gevoel reden om mee te doen aande cursus 'effectief plannen voor wetenschappers'. Hij vindt diecursusdag een 'aanradertje': "Verwacht er geen wonderen van, maarje steekt er beslist iets op."

Op het eerste gezicht lijkt het een ideale werksituatie: deonderwijstaken liggen vast en de resterende tijd kan eenwetenschapsbeoefenaar geheel vrij inplannen voor onderzoek enbeleidstaken. Maar de universiteit begint steeds meer op een gewoonbedrijf te lijken. Dat betekent veelal: met minder mensen enmiddelen méér produceren. Publish or perish is het motto,en dat legt een zware wissel op het wetenschappelijk personeel, enmet name op de inrichting van die ogenschijnlijk 'vrij' in tevullen tijd. Die zal zo effectief mogelijk benut moeten worden.

Zo'n 25 medewerkers van de Universiteit Utrecht hebben alssteuntje in de rug daarbij een cursus van het Haags'management-development'-bureau Ardis gevolgd. De UU is van planmeer van dergelijke ééndaagse-cursussen aan te bieden. Zois Time-management voortaan een facultatief onderdeel van deworkshops rondom het Academisch Leiderschap - en dus toegankelijkvoor hoogleraren en hoofddocenten. Aio's krijgen in hunarbeidsmarkt-programma's vaak óók een onderdeelTime-management. Alleen universitaire docenten dreigen op ditgebied tussen de wal en het schip te vallen. "Maar als die zichaanmelden voor een cursus, dan regelen we wel iets voor hen",verzekert ing. Peter Peters van het Universitair StrategischProgramma.

Ardis kondigt zijn cursus aan met een verhaaltje over de'werkvloer': "Ik weet al jaren van tevoren hoe mijn college-roosterer uitziet, dat is een vaste planning waar ik niet onderuit kan.Dus geef ik drie dagen achter elkaar college en kan ik de tweeresterende dagen aan mijn onderzoek wijden. Maar zo gepland als dieeerste drie dagen verlopen, zo chaotisch zijn die andere twee. Ikkan wel wat plannen voor die dagen, maar ik heb om te beginnen alenorme moeite om op donderdag weer te starten. Die dag is zovoorbij, dus ik moet het van de vrijdag hebben om verder te komenmet mijn onderzoek. En dan heb ik het niet eens over de anderetaken die ik binnen de vakgroep nog moet doen."

Gerard Tel herkent het verhaal: "Als docent/onderzoeker ben jevrij in de invulling van een deel van je tijd, maar je bent eróók verantwoordelijk voor: je maakt dus takenlijstjes,een dagplanning endergelijke. Maar dat blijkt vaak onvoldoende. Watik van die cursus heb opgestoken is om nóg secuurder jepersoonlijke prioriteiten vast te stellen. Heeft dat klusje temaken met mijn primaire taakstelling? Haal ik geen werk van anderennaar mij toe? Stel ik mijn taak niet te omvangrijk voor de tijd dieik ervoor heb?

"Uitgaande daarvan zijn er heel praktische tips te geven. Ga,als je bezoek krijgt, staan. Dan is de kans kleiner dat het bezoekgaat zitten om eens lekker een half uurtje met je te keuvelen.Gebruik liever e-mail dan mensen persoonlijk op te zoeken met eenvraag. Handel zoveel mogelijk telefonisch af. Laat mensen lieverbij je komen dan ze op te zoeken... dat soort dingen. Het werkenwordt hierdoor misschien wel minder 'gezellig', maar wel meereffectief en efficiënt. En daar was het me om begonnen."

De UU heeft voor Ardis gekozen omdat dit bureau een cursusdagkan bieden die is toegesneden op de vrij specifieke vraag vanwetenschappelijk personeel. Dr. Kersten Müller, hoofddocentbij Diergeneeskunde en chef de clinique, volgde ook elders eencursus Time-management, "maar die was in onze, universitairesituatie absoluut niet toepasbaar", vertelt ze.

"Er namen veel te veel mensen met diverse achtergronden aandeel, terwijl wij binnen heel specifieke situaties werken. Ik hadmaandagochtend altijd een mooie tijdsplanning klaar, maar om kwartover acht lag die al weer helemaal in de war. Het goede van decursus van Ardis is dat je met mensen met eenzelfde soort problemenin de groep zit en van elkaars oplossingen kan leren. Het bureaudraagt geen patent-oplossingen aan, maar zoekt met je naar op hetindividu toegesneden manieren om met je tijd om te gaan."

Peter Peters: "Toen die vraag om hulp bij het plannen van metname onderzoekstijd ons bereikte - tijdens loopbaan- ofopleidingsadvies-gesprekken bijvoorbeeld - zijn we acuut op zoekgegaan naar 'maatwerk'. Want je wilt wetenschappers die rondlopenmet dreigende maagzweren en zware stress vanwege dearbeidsbelasting toch graag helpen - liefst preventief. Zo'n cursuskan daartoe bijdragen, hoewel die meer dan eens werd gezien als notdone. Op het begrip Time-management rust een taboe: je tijdindelen, dat kun je toch zeker wel zelf...? We hebben er toen eenandere titel aan gegeven: 'Effectief plannen'. En voorverschillende medewerkers blijkt die cursus een succes tezijn."

Gerard Tel: "Al is het alleen maar doordat ik heb geleerd mijntaken op te splitsen in sub-taken: vandaag wil ik dit en dat inieder geval af hebben. Dat geeft meer bevrediging en het verlost jeenigszins van dat permanente idee dat je nooit klaar bent met jewerk."

Armand Heijnen