Facilitair Service Centrum moet efficiency bevorderen

Catering wordt uitbesteed

Erik Hardeman

Na de ict-dienstverlening en de financieel-administratieve functie zal vanaf volgend jaar ook de facilitaire ondersteuning zijn ondergebracht in één universiteitsbrede organisatie. In dit Facilitair Service Centrum (FSC) kunnen de universitaire klanten beter en efficiënter bediend worden dan in de huidige situatie. Want, zo staat in het reorganisatieplan: ondanks de loyaliteit van de medewerkers is er sprake van overlap, versnippering en verkokering. Naast de huidige medewerkers van het Facilitair Bedrijf Utrecht (FBU) en de Infrastructurele Dienst Centrumgebied (IDC) zullen ook veel medewerkers van faculteiten in de nieuwe organisatie worden ondergebracht.

Onzekere toekomst

Een belangrijk uitgangspunt van de reorganisatie is dat de taken van het FSC geleidelijk moeten gaan verschuiven van uitvoering naar regie. Gegeven de trend in veel organisaties om ondersteunende processen uit te besteden aan marktpartijen, zal ook de universiteit zich moeten afvragen welke ondersteunende diensten in eigen beheer moeten blijven en welke gevoeglijk kunnen worden uitbesteed. Voor de catering en de repro wordt het antwoord meteen gegeven: die nu al gedeeltelijk door derden verrichte werkzaamheden worden volledig uitbesteed. Over de consequenties voor de huidige medewerkers zwijgt het plan.

Ook veel andere FBU- en IDC-medewerkers wacht overigens een onzekere toekomst, omdat ook voor hun dienst uitbesteding wordt overwogen. De afweging daarover zal in een later stadium worden gemaakt. Al even onzeker is de situatie voor ruim veertig medewerkers van de divisie Engineering van het FBU. Omdat zij zich vooral bezig houden met de universitaire huisvesting, worden zij op 1 januari 2010 overgeplaatst naar de dienst Vastgoed & Campusbeheer van de Bestuursdienst, die zelf echter ook in reorganisatie is. In hoeverre dat consequenties zal hebben voor de huidige werkzaamheden van de betrokkenen blijft in het plan onbesproken.

Een risico van de vorming van één groot service centrum is dat met het kind van de versnippering ook het badwater van de toegankelijkheid wordt weggegooid. Veel facilitaire medewerkers zijn binnen hun eigen gebouw bekende gezichten, aldus het plan. Mede daardoor zijn de lijnen kort. Om de voordelen van de huidige kleinschaligheid zoveel mogelijk te behouden krijgen de vier universitaire regio’s (Binnenstad, Bètafaculteit, Centrumgebied Uithof, Diergeneeskunde) elk een eigen servicepunt, waar medewerkers en studenten met vragen, reserveringen, meldingen en klachten terecht kunnen. Ook wordt vanuit die servicepunten gezorgd voor orde en netheid in de gebouwen en voor het beschikbaar zijn van goede onderwijsvoorzieningen in de lokalen.

Bezuiniging op reorganisatie

Hoewel de reorganisatie aanvankelijk was ingezet met slechts een gering bezuinigingsoogmerk, heeft de nijpende financiële situatie van de UU het college doen besluiten om de facilitaire dienstverlening een korting van 10 procent op te leggen. Volgens het plan moeten de efficiencyvoordelen die de nieuwe organisatie met zich meebrengt ondanks de met een reorganisatie gepaard gaande kosten op jaarbasis een besparing van drie miljoen euro mogelijk maken. De komende maanden zullen de medewerkers door middel van roadshows nader geïnformeerd worden. In september en oktober bespreken de Universiteitsraad en het Lokaal Overleg het plan. Naar verwachting kan de nieuwe organisatie in het voorjaar van 2010 van start kan gaan.

Gezien de ingrijpende gevolgen die de uitbesteding van diensten met zich meebrengt, verwacht het college van bestuur dat de gewenste eindsituatie van de reorganisatie pas in 2013 zal zijn bereikt. Van de huidige rond 350 voltijdsplaatsen op het gebied van de facilitaire dienstverlening moeten er dan nog ongeveer 240 over zijn. Ruim vijftig medewerkers zullen de komende jaren moeten overstappen naar de bedrijven aan wie werkzaamheden worden uitbesteed. Tien tot vijftien anderen zijn ontslagbedreigd omdat voor hen naar verwachting geen passende functie in het FSC kan worden gevonden.

Een koude douche

”Wij weten zelf nog heel weinig. Er deden al wel een tijd lang geruchten de ronde, maar pas vorige week kregen we zwart op wit te zien dat we worden uitbesteed. Dit is een koude douche voor ons.”

Eén van de meest opmerkelijke gevolgen van de reorganisatie is de voorgenomen outsourcing van de catering. Maar de sfeer in de bedrijfsrestaurants is eerder gelaten dan opstandig. Al jaren wordt geen nieuw personeel meer aangenomen. Vacatures worden vervuld door een externe cateraar en in feite zat het nu genomen besluit er dus al een tijd aan te komen. “Het is inderdaad al regelmatig ter sprake geweest”, zegt een medewerker die liever anoniem wil blijven, “dus als een grote verrassing kwam het niet. Ik ben wel verbaasd dat het woord uitbesteding in april in een gesprek met onze directeur niet is gevallen. We moesten het halen uit een e-mail van 55 pagina’s die vorige week binnenkwam. Of we dat raar vinden? Dat is zachtjes uitgedrukt.”

Ook in de divisie Bouw & Techniek, afdeling Engineering, is de boodschap hard aangekomen. “Wij hadden totaal niet zien aankomen dat wij naar Vastgoed en Campusontwikkeling zouden worden overgeheveld”, zegt dienstraadlid Jaap van der Veen. “We zijn op jongstleden 28 mei weliswaar ingelicht, maar het nieuws werd gebracht als voldongen feit. Enige inspraak hebben we niet gehad. Ik maak me vooral bezorgd over de gevolgen voor onze samenwerking met de collega’s van Onderhoud. Die zal nu een stuk lastiger worden. Daar staat tegenover dat het heen en weer schuiven van offertes tussen ons en V&C nu hopelijk wat zal afnemen. Het grappige is dat we in feite weer teruggaan naar de jaren tachtig, toen we bij elkaar zaten in de Hoofdafdeling Huisvesting en Materieel.” Over de gevolgen voor hun positie verkeren Van der Veen en zijn collega’s in onzekerheid. “Neem onze tekenzaal. Blijven wij hier gewoon samen zitten of worden we straks over verschillende afdelingen verdeeld? We weten nog van niets.”

Voorzitter Jean-Pierre Driesen van de Dienstraad zegt te zijn geschrokken van het grote aantal medewerkers dat door uitbesteding van werkzaamheden moet vertrekken. Ik heb er wel vertrouwen in dat men zal proberen de problemen zoveel mogelijk via natuurlijk verloop op te lossen, maar ergens houdt het natuurlijk een keer op. Wat mij het meest zorgen baart, is dat voor een aantal afdelingen pas in 2013 definitief duidelijkheid komt. Dat betekent een heel lange periode van onzekerheid. Het is te hopen dat de mensen zo lang gemotiveerd blijven. Ik vind dat onze leiding daar wel wat meer aandacht voor zou mogen hebben.”

Namens de Universiteitsraad volgt Ruud van den Bos de gang van zaken. “Over het plan zelf kan ik nog niet veel zeggen, maar ik vind het uiterst ongelukkig dat de roadshows voor het personeel midden in de zomer zijn gepland. Dan zijn mensen toch met vakantie? De reorganisatie is om allerlei redenen eindeloos doorgeschoven. Hadden ze nou echt niet kunnen wachten tot begin september? Zo wordt wel erg weinig rekening gehouden met de belangen van de medewerkers.”

EH

Van uitvoering naar uitbesteding en wellicht weer terug

‘Het is goed denkbaar dat in een wat verdere toekomst alle facilitaire diensten zullen gaan optreden als een soort coördinerende instantie die het feitelijke werk uitbesteedt aan professionele dienstverleners.’ Aldus een analyse die dit blad in 1998 wijdde aan de outsourcing van het universitaire automatiseringsbedrijf ACCU aan Cap Gemini. ‘Met name op het gebied van de catering zou een dergelijke toekomst wel eens dichterbij kunnen zijn dan we denken’, voorspelde de auteur met vooruitziende blik.

Het heeft uiteindelijk nog bijna tien jaar geduurd, maar na die lange incubatietijd lijkt het uitbestedingsvirus Utrecht nu definitief in zijn greep te hebben. Het reorganisatieplan van de facilitaire dienstverlening laat er althans geen misverstand over bestaan dat het FSC een schakelfunctie zal krijgen tussen de vraag vanuit de universiteit en het aanbod van externe leveranciers. ‘De prijs-prestatie-verhouding is hierbij transparant en toetsbaar aan de externe markt’, schrijft het college van bestuur optimistisch in het reorganisatieplan.

Niet iedereen binnen de universiteit heeft even veel fiducie in de zegeningen van de markt. Ongetwijfeld kan outsourcing, zij het vaak over de ruggen van het personeel heen, een kostenbesparing opleveren. Maar de ervaring leert ook dat lang niet alle diensten in externe handen even soepel functioneren. Het is niet voor niets dat het ACCU – nu onder de naam ICT-Service Centrum – al na korte tijd weer liefdevol aan de universitaire moederborst is gedrukt. Ook de medewerkers van de bedrijfskantines hoeven dus niet te wanhopen. Alleen even geduld hebben. Over tien jaar werken ze waarschijnlijk gewoon weer bij de restauratieve dienst.