Vanaf 2027 moeten UU’ers hun reizen boeken via digitaal platform

Vanaf 1 januari moet een dergelijk platform in de lucht zijn. Het is de bedoeling dat medewerkers daar hun reizen zoeken en boeken op dezelfde manier als ze nu gewend zijn bij commerciële online ticketaanbieders. Maar voor de universiteit heeft de nieuwe werkwijze een aantal voordelen.

Zo kan ervoor worden gekozen om goedkopere reisopties prominent naar voren te brengen in het zoekproces. Ook wordt het betalen van de reizen eenvoudiger door het platform te koppelen aan universitaire systemen. Declareren achteraf is dan niet meer nodig. 

De universiteit hoopt bovendien meer zicht te krijgen op de kosten van de internationale reizen van medewerkers. In 2024 werd in totaal voor 5 miljoen euro aan reis- en verblijfkosten gedeclareerd. Daarbij vindt de universiteit het gezien de onzekere internationale situatie belangrijk om te weten welke medewerkers zich waar bevinden in het buitenland.

Minstens net zo belangrijk zijn de duurzaamheidsoverwegingen. De universiteit krijgt straks dankzij het platform een beeld van de CO2-uitstoot van vliegreizen van UU-medewerkers. En dat is iets waar al bijna tien jaar naar wordt gestreefd.

Een boekingsplatform biedt bovendien de mogelijkheid om medewerkers er direct op te wijzen dat de reis naar hun bestemming volgens het universitaire reisbeleid niet per vliegtuig maar per trein moet worden afgelegd. Dat is van toepassing op reizen van minder dan 700 kilometer of 8 uur reistijd. Daarbij zou het platform dan ook treinreisopties kunnen aanbieden.

Geen reisbureau
De Universiteitsraad vond al langer dat de universiteit meer moest doen om medewerkers duurzamer te laten reizen. Zij stelden aanvankelijk een reisbureau voor waarvan alle medewerkers dan verplicht gebruik zouden moeten maken. Maar daarmee zijn volgens het UU-bestuur elders minder goede ervaringen opgedaan, zo is in de raadsnota (alleen met Solis-id, red.) te lezen. In Groningen zijn veel medewerkers wél te spreken over het digitale platform waar medewerkers zelf hun reizen kunnen regelen.

Het UU-bestuur is inmiddels een aanbestedingsprocedure gestart voor het nieuwe UU-reisplatform. De Universiteitsraad zei kort voor de zomer blij te zijn met het voorstel. Daarbij werd de hoop uitgesproken dat de treinreisadviezen meer zullen behelzen dan een link naar NS-internationaal of Deutsche Bahn. En ook bij reizen verder dan 700 kilometer zou een treinreis moeten worden aangeboden.

Verder wil de Raad graag dat het medewerkers niet wordt toegestaan om een reis te boeken die niet past binnen het UU-reisbeleid. Dat zou alleen met toestemming van een leidinggevende mogen. Daarbij zou de universiteit ook moeten controleren of leidinggevenden niet te gemakkelijk toestemming geven. 

Maar zover lijkt het UU-bestuur nog niet te willen gaan. In een reactie tijdens een raadsvergadering zei voorzitter Hans Brug vooralsnog te willen vertrouwen op de welwillende houding van medewerkers en leidinggevenden. 

De Raad stelt ook voor om dit najaar een campagne te lanceren die de noodzaak van duurzamer reizen onder de aandacht brengt. Daarbij wordt verwezen naar een recent Amsterdams onderzoek waaruit blijkt dat de CO2-uitstoot van vliegende wetenschappers alleen maar toeneemt, ondanks alle beleidsmaatregelen om dat tegen te gaan.