‘Alumnibinding start tijdens de opleiding’
Alumnibinding is de laatste jaren een hot item binnen de UU. Elke opleiding wil contact houden met haar afgestudeerden. Voor stageplekken, arbeidsmarktoriëntatie en ja, ook een beetje geld. Maar hoe doe je dat? Vijf tips van de faculteit Recht, Economie, Bestuur & Organisatie die het contact met de alumni koestert.
“De Universiteit Utrecht heeft naar schatting 120.000 à 130.000 alumni die nog in leven zijn. Van zo’n 100.000 hebben we de contactgegevens”, vertelt Harold Kerkhof van het Universiteitsfonds. Het U-fonds is verantwoordelijk voor het alumnibeleid voor de gehele universiteit en verzorgt bijvoorbeeld het centrale deel van de Alumnidag die aanstaande zaterdag weer wordt georganiseerd.
Doordat zoveel alumni hun adresgegevens nog doorgeven aan het U-fonds doet de universiteit het in vergelijking met andere instellingen helemaal niet slecht, zegt Kerkhof. “Het toont aan dat deze oud-studenten zich nog betrokken voelen bij de universiteit.” Maar het kan natuurlijk altijd beter. De UU maakt zich daar de laatste jaren ook sterker voor. Het contact met afgestudeerden is waardevol, zo staat te lezen in het Strategisch Plan van de UU. Alumni helpen bij een betere aansluiting op de arbeidsmarkt, kunnen de universiteit financieel ondersteunen en dragen bij aan de profilering en reputatie van de universiteit.
Wie het erg goed doen op het vlak van alumnibinding is de faculteit Recht, Economie, Bestuur & Organisatie. Dit studentrijke onderdeel van de universiteit heeft volgens Kerkhof een voorbeeldfunctie als het gaat over goed alumnibeleid. Rebo heeft een facultair beleid en daarnaast onderhoudt elk departement contact met zijn eigen oud-studenten. En dat doen ze alle drie op hun eigen manier.
Het departement Bestuurs- en Organisatiewetenschap (B&O) heeft als relatief jonge en kleinschalige opleiding met vrijwel al haar oud-studenten contact. Sjoer Bergervoet, verantwoordelijk voor het alumnibeleid bij B&O: “Bij ons is het contact met alumni allereerst bedoeld als nazorg en om contact te houden met het werkveld ter verbetering van de opleiding. Onze contacten met alumni leveren diensten in natura op. Zo werf ik stage- en onderzoeksplekken voor alle studenten, en geven alumni lezingen en arbeidsmarktoriëntatie, gratis en voor niets. Ook weten wij door nauwe banden met oud-studenten wat er speelt en welke behoeftes er liggen in het veld.”
Rebecca van Musscher is programmaleider externe samenwerking bij de faculteit en erkent dat alumni hard nodig zijn: “Het is de harde werkelijkheid dat de overheid zich terugtrekt. Als je iets extra’s wil organiseren voor je studenten zul je op zoek moeten naar externe partners.” Zo wordt de jaarlijkse Faculteitsdag waar relaties uit het bedrijfsleven, alumni, medewerkers en studenten elkaar ontmoeten, mede mogelijk gemaakt door alumni. De belangrijkste doelen zijn echter, zo zeggen alle partijen van de faculteit, kennisdeling en een goede arbeidsmarktaansluiting – en oriëntatie.
De tips van de faculteit Recht, Economie, Bestuur & Organisatie over het binden van alumni:
Tip 1: Bind studenten tijdens de opleiding
Een betrokken student, is een betrokken alumnus. Loop als opleiding niet achter de feiten aan. Sjoer Bergervoet van B&O: “Binding moet tijdens de opleiding gebeuren. Veel opleidingen denken als studenten zijn afgestudeerd: ‘O, nu gaan ze weg, moeten we daar iets mee?’ Dan zijn ze al te laat. Binden gebeurt tijdens de opleiding.”
Studieverenigingen spelen een belangrijke rol in deze binding omdat zij veel voor studenten organiseren tijdens de studie, aldus Bergervoet. “Studenten komen naar een borrel om elkaar weer te zien. Het is belangrijk dat studenten elkaar en de opleiding goed leren kennen. Dit kan vooral door interactieve lesvormen, waar B&O veel gebruik van maakt. Bij Rechtsgeleerdheid is het een stuk moeilijker.”
“Bij Rechtsgeleerdheid zal alumnibinding op niveau van de verschillende studieverenigingen plaatsvinden”, aldus Matthias Jorissen, werkzaam bij het departement Rechtsgeleerdheid. De Juridische Studenten Vereniging (JSVU) vraagt iedereen die het lidmaatschap opzegt om alumnus te worden, vertelt Tessa Nederhof die als bestuurslid verantwoordelijk is voor het alumnibeleid van de JSVU. “Wij organiseren inspirerende en gezellig activiteiten voor onze alumni. Zo hebben we 2 maart een bierproeverij gehouden.”
Tip 2: Maak jezelf onmisbaar
Alumni moeten ook een belang hebben bij het aanhalen van de banden, zo benadrukken alle betrokkenen. Gelukkig gaat dat relatief makkelijk, vertelt student in het Rebo-bestuur Geurt Henk: “Alumni willen graag meedoen. Ze hebben hier gestudeerd, een goede tijd gehad. Ze hebben een goed gevoel bij de UU. Zonder hun diploma zouden ze niet zijn waar ze nu zijn.” Ook voelen alumni zich meestal vereerd als ze om hulp gevraagd worden.
Tip 3: Gebruik LinkedIn
Om alumni te bereiken en effectief in te kunnen zetten, heb je een aantal basisgegevens nodig zoals e-mailadres en huidige baan. Op het universitair alumnisysteem moeten alumni zelf inloggen en hun gegevens aanpassen. Dat is daardoor vaak niet up-to-date. Steeds meer opleidingen pakken het anders aan en gebruiken gegevens van LinkedIn.
Bergervoet van B&O: “Op LinkedIn houden alumni nauwgezet hun eigen gegevens bij.” Veel opleidingen richtten een LinkedIn community op voor afgestudeerden. Frank van der Salm is werkzaam bij het departement Economie en is bezig een dergelijke LinkedIn groep te promoten: “Wij gaan relevante vacatures op die LinkedIn community plaatsen, zodat er voor alumni een reden is om de groep te bezoeken.”
Rebecca van Musscher van de faculteit ziet ook de voordelen van LinkedIn: “Je kan heel gericht naar alumni zoeken met zoektermen waarbij je filtert op de afstudeerrichting, sector waarin de alumni werkzaam zijn en woonplaats enzovoort.”
Tip 4: Zet bestaande relaties in
Soms is alumnibinding makkelijker dan het lijkt. Bergervoet (B&O): “Veel docenten hebben al nauwe contacten met oud-studenten maar zien niet dat ze die contacten ook kunnen inzetten voor alumnibinding.” Ook econoom Van der Salm merkt dit op: “Docenten hebben vaak een eigen schaduwalumni-netwerk. Gerichter zoeken in hun eigen LinkedIn kan helpen om alumni te vinden.”
Ook hierbij is het belangrijk om al tijdens de opleiding goede relaties op te bouwen met de studenten. Rebecca van Musscher van de faculteit: “Een alumnus belt je alleen voor een samenwerking als je elkaar wat beter kent.”
Daarbij benadrukt Sjoer Bergervoet de continuïteit in het contact: “Al tijdens de opleiding was ik nauw betrokken bij deze studenten en nu via het alumnibeleid nog steeds. Dat helpt, ze kennen mij nog. Ook ben ik oprecht in hen geïnteresseerd, dat voelen ze ook. Het is een stukje relatiebeheer. Door mijn contacten kan ik makkelijk een alumnus bellen om te vragen of hij eens een kop koffie wil drinken met een student die voor zijn masterkeuze staat.”
Tip 5: Werk hard, wees creatief en alert
Tot slot, doe je best. Alumni komen (meestal) niet vanzelf bij de UU aankloppen. Zorg dat je het privé-emailadres van alle studenten hebt of probeer het te vinden. Bergervoet (B&O): “Als een e-mailadres niet meer werkt, ga ik googlen. Of ik vervang Hotmail door Gmail.” Stug googlen is sowieso een goed idee, zegt ze: “Door te Googlen zag ik dat veel oud-studenten kandidaat staan voor de gemeenteraadsverkiezingen. Daar heb ik vervolgens een evenement omheen georganiseerd.”
Van Musscher (faculteit) ziet ook dat dit soort creatieve initiatieven goed werken: “Houd je ogen en oren open. Zorg dat je constant weet wat er in de buitenwereld gebeurt, welke vragen daar leven en hoe je daarop kan aansluiten.”
Bergervoet voegt toe: “Zorg dat je een persoon hebt die zowel op beleidsniveau meedenkt, als activiteiten organiseert en ook de database bijhoudt. Soms wordt de database bijhouden uitbesteed aan een secretaresse. Maar juist door het zoeken naar alumni en hun bezigheden kom je op creatieve ideeën.”
Wat organiseert de faculteit Rebo zoal met en voor haar alumni:
Arbeidsmarktoriëntatie
Als je moet kiezen tussen verschillende manieren om alumni te binden, zet dan in op Arbeidsmarktorientatie (AMO), aldus Matthias Jorissen van Rechtsgeleerdheid. De faculteit heeft in 2011 een prijswinnend project ontwikkeld waarbinnen alumni gastcolleges geven waarin ze vertellen over hun carrière. “Dit is een manier om alumni snel en laagdrempelig te betrekken: alumni vertellen graag hoe ze bij hun huidige baan terecht zijn gekomen en vinden het leuk weer even terug te zijn op hun vertrouwde universiteit.”
Pizza’s in the park
Midden juni is er voor masterstudenten van B&O een arbeidsmarktevent, met aansluitend een pizzafestijn waar veel alumni langskomen. Gewoon, voor de gezelligheid. Bergervoet: “Deze dag is ondertussen een fenomeen. We grenzen met ons pand aan het park van het Ledig Erf en scootertjes brengen stapels pizza’s langs.”
College & lezingen
Bergervoet (B&O): “Alumni geven aan graag nog eens college te willen. Net als vroeger, maar dan eentje waar je minder brak heengaat. Om het collegegevoel te stimuleren, gebruik ik bewust kartonnen bekertjes, in plaats van echte kopjes. Nostalgie, en nog goedkoper ook.” Ook bij Economie vinden ze een lezing een goed idee. Met de lezingen kunnen gericht bepaalde groepen alumni worden aangesproken, zegt econoom Van der Salm: “Economen zwerven uit over veel verschillende sectoren, daardoor hebben zij vanuit hun werkveld minder binding. Wij zijn nu bezig om die sectoren in kaart te brengen zodat we per sector colleges kunnen organiseren.”