Bestuur wil na de zomer ernst maken met de coronalessen

Zonovergoten zijn de kamers deze maandag op de vijfde verdieping van het Bestuursgebouw. Op het terras van de curatorenkamer bespreken de drie collegeleden Henk Kummeling, Anton Pijpers en Margot van der Starre het afgelopen weekend. Het Nederlands elftal was dramatisch, maar de overwinning van wielrenner Mathieu van der Poel maakte veel goed.

Het lijkt zo normaal, maar door corona is zo’n gesprek een bijzonderheid omdat bijna iedereen thuis werkt of studeert en het onderlinge informele contact het afgelopen jaar voornamelijk moest plaatsvinden vanachter de computer. Dat gold ook voor de bestuursleden van de universiteit. “Ik heb vooral thuis gewerkt en ging van digitaal overleg naar overleg”, vertelt rector Henk Kummeling. “Wekelijks sprak ik met de vicedecanen onderwijs, maar ook regelmatig met onderzoeksdirecteuren of met studenten. Op die manier konden we toch redelijk de vinger aan de pols houden van wat er gebeurde en waar het nodig was wisten we zaken bij te sturen. Je mist zeker de informele gesprekken, maar we creëerden daar ook digitaal ruimte voor. Studenten kregen drank en eten thuis bezorgd en dan mochten ze met de benen op tafel vertellen wat er gaande is. Daarbij hebben we trouwens soms echt huilende studenten gezien. Je hoort zaken waarvan je denkt potverdorie, nu moeten we actie ondernemen. Een voorbeeld was een ontmoeting met studieverenigingen die aangaven dat ze nergens samen konden komen, terwijl andere studentenorganisaties dat wel konden.”

Ondanks de pandemie, is het volgens Kummeling niet de rol van het bestuur om van boven af op te leggen wat er moet gebeuren. Maar van het bestuur wordt wel verwacht dat ze de richting aangeeft en voor coördinatie zorgt zodat je over de hele universiteit één lijn trekt. Het kan volgens hem niet zo zijn dat de student van de ene opleiding met heel andere coronamaatregelen te maken krijgt dan een student van een andere opleiding.

Collegevoorzitter Anton Pijpers merkte dat de coronatijd zorgt voor een andere manier van werken. “Je gaat maar door, je hebt de tijd helemaal niet in de peiling. Dan ben je 12 uur bezig en op een gegeven moment denk je, oh ja ik moet ook nog wat eten. Je moet ook leren rust in te bouwen. Maar hoe doe je dat? Ik besef dat het niet alleen voor mij geldt, maar voor veel medewerkers van de UU.”

Terugkijkend zijn ze trots op de manier waarop de Universiteit Utrecht de moeilijke coronatijd heeft opgepakt. Dat geldt voor de docenten, de wetenschappers het ondersteunend personeel, maar zeker ook voor de studenten. Kummeling: “In de Nationale Studenten Enquête zie je dat we op het punt van betrokkenheid beter scoren dan andere universiteiten. Dat is iets om te koesteren. Goede communicatie is daarbij belangrijk.”

Margot van der Starre kwam in maart als nieuwe vice-voorzitter van het bestuur binnen tijdens de pandemie. Dat maakte de start bijzonder. “Het is natuurlijk wennen als je voornamelijk thuis werkt of hier komt in een bijna leeg gebouw. Ik kom uit de zorg en daar was het motto: alle handen aan het bed. Uit solidariteit werkten we als management ook zoveel mogelijk op locatie. Hier is dat anders. Gelukkig ken ik de academische wereld al aardig, omdat ik in het verleden zes jaar bij het Universitair Medisch Centrum Utrecht in een onderzoeksomgeving gewerkt heb. Toch heb ik al aardig wat kennismakingsgesprekken gehad, maar dan op teams. Ik zag ook voordelen aan deze manier van binnenkomen. Ik kon me nu goed voorbereiden en veel stukken lezen.”

Vorig jaar zei Anton Pijpers dat we niet meer terug zouden gaan naar de oude situatie. We zouden een reset krijgen. Hoe ziet het nieuwe academische jaar eruit?
“Ik denk nog steeds dat zo’n reset op handen is. We moeten lessen trekken en zullen sommige zaken anders aanpakken. Wat zeker wél terug moet komen, is de ruimte op de universiteit voor fysiek ontmoeting en debat. We hebben het afgelopen jaar geleerd hoe ontzettend belangrijk dat is”, zegt Anton Pijpers.

Henk Kummeling vult aan: “Na de zomer zullen we in het onderwijs de anderhalve meter gaan loslaten. Het verzoek van de minister-president om twee scenario’s te maken, leggen we naast ons neer. De meeste van onze mensen zouden gillend gek worden van zo’n opdracht. Neemt niet weg dat we wel prioriteiten in het achterhoofd hebben wanneer de coronamaatregelen onverhoopt weer strenger worden.”

Toch zal het onderwijs niet terug gaan naar hoe het was voor corona. Kummeling: “We wisten al dat pure kennisoverdracht op veel betere manieren kan plaatsvinden dan door een klassikaal hoorcollege. Het denken hierover en de vaardigheden om het in de praktijk te brengen en bijvoorbeeld kennisclips op te nemen, is in een stroomversnelling gekomen. Die alternatieven moeten we ook na corona gaan inzetten. Het fysiek onderwijs zal zich vooral focussen op de ontmoeting, op het debat.

“Daarnaast is een belangrijke les geweest dat onze toetsen anders kunnen. We merkten dat we nog best veel rechttoe rechtaan kennistoetsen hebben. Er zijn voor de universiteit betere toetsvormen denkbaar. Een ander nieuw inzicht is dat hybride onderwijs soms een uitkomst kan zijn. We hebben extra collegezalen waar studenten zowel fysiek als online aanwezig zijn. Zo kunnen we nu onderwijs geven waarbij internationale studenten meedoen zonder dat ze per se in Utrecht hoeven te zijn. Dat is een meerwaarde.”

Een andere verandering is volgens de bestuursleden dat we af kunnen met minder reizen. Congressen en internationale bijeenkomsten kunnen ook deels digitaal worden bezocht. Dat is niet alleen goed voor de ecologische voetafdruk, het heeft daarnaast ook een financieel voordeel. In 2020 scheelde dit zo’n 12 miljoen euro. Inhoudelijk kan een digitaal congres ook voordelen hebben, zegt Kummeling: “Ik heb met aardig wat PhD’s gesproken die nu juist veel meer congressen konden bezoeken, zonder het kostenplaatje van de reis en het hotel. En wat bleek? Digitaal was het veel eenvoudiger om aan te schuiven bij de hotshots van hun vakgebied. Op zo’n congres zouden de plekken beperkt geweest zijn, nu mochten ze gewoon meedoen.”

De coronatijd heeft ook de verhouding tussen universiteit en studentenorganisaties op scherp gezet. Wat mag wel en wat mag niet en wie bepaalt dat? De studieverenigingen waren boos dat het bestuur in eerste instantie introkampen voor het nieuwe jaar verbood.
De rector antwoordt: “Wij hebben inderdaad op verzoek van de verenigingen regels gesteld voor de introductietijd van de UIT en voor introductiekampen van de studieverenigingen. Dat was begin juni waarbij we uitgingen van de op dat moment geldende landelijke richtlijnen. Toen golden nog strengere regels. Maar de verenigingen wilden weten waar ze aan toe waren. Nu de versoepelingen allemaal sneller gaan, bewegen we natuurlijk mee. Als opleidingsintroducties een inhoudelijk karakter hebben, vallen ze onder het onderwijs en kan je die anderhalve meter loslaten.

“Ik ben het niet eens met de opmerking van sommige verenigingen dat het bestuur deze besluiten zou moeten overlaten aan de verenigingen zelf. Studieverenigingen zijn nauw gelieerd aan de opleidingen. Wij hebben een zorgplicht en een verantwoordelijkheid voor die verenigingen. Stel dat een studievereniging met honderd studenten op kamp gaat en de regels worden met voeten getreden, dan zouden wij daar als universiteit direct op worden aangesproken. Wat mij in deze coronatijd duidelijk geworden is, zijn de verschillen tussen studieverenigingen. Sommige zijn heel nauw verbonden aan de opleidingen, andere verenigingen zijn meer losgezongen en lijken op gezelligheidsverenigingen met corporale trekjes. Dat zal voor volgend jaar wel een punt van discussie zijn.”

Niet alleen het onderwijs zal na de zomer veranderen, ook de manier van werken van andere medewerkers.
 “Dat is zeker zo”, zegt Anton Pijpers. “Al zal het wel afhangen van het werk dat iemand doet. Er zijn banen die echt alleen op de campus uitgevoerd kunnen worden. Maar veel kantoorwerk kan thuis gedaan worden. Tijdens de pandemie bleek dat veel medewerkers graag thuiswerken. Het scheelt reistijd en ze kunnen zich beter concentreren. Maar er zijn ook mensen voor wie thuiswerk geen optie is, omdat ze geen goede werkruimte hebben. Uit onderzoek blijkt dat UU’ers gemiddeld twee dagen per week thuis te willen werken. We willen dat gaan faciliteren. Meer thuiswerken heeft ook gevolgen voor de huisvesting. In het huisvestingsplan in 2019 gingen we ervan uit dat mensen die deeltijd werken niet voor de hele week een werkplek bezet mochten houden. Toen nam iedere werknemer zo’n 1,3 werkplek in. In 2019 brachten we dat terug tot 0,9. Nu meer mensen thuis gaan werken, kunnen we terug naar 0,7 werkplek per werknemer. We zullen dat meenemen in de investeringen en de inrichting van de gebouwen.”

In de praktijk zullen mensen dan geen vaste werkplek meer hebben.
“Mensen zullen inderdaad op een andere manier moeten gaan werken. Je zit niet meer achter je eigen bureau, maar laat de werkplek afhangen van de activiteit”, zegt Margot van der Starre. Zij heeft een vergelijkbare operatie al eerder meegemaakt bij andere organisaties en is zich bewust van de valkuilen. “Je zult veel meer moeten redeneren vanuit het idee ‘waarom kom ik naar kantoor?’ Geconcentreerd werken zul je vaak thuis doen en naar de universiteit kom je voor de ontmoeting. Ik besef dat verandering wennen is. Je hebt altijd mensen die direct meegaan met de verandering en andere hebben daar meer moeite mee. Het is belangrijk om elkaar op een respectvolle manier te kunnen aanspreken. Stel dat iemand een uur zit te bellen in een concentratieruimte, dan moet je daar wel wat van kunnen zeggen. Wat ik hoop is dat mensen het een kans geven. En natuurlijk moet je goed evalueren. Niet op dag 1, maar na 100 dagen. Daarna kijk je wat er aangepast kan worden.”

Verschillende faculteiten experimenteren al met dit nieuwe werken. Het Bestuursgebouw wordt nu helemaal verbouwd om er na de zomer vrij radicaal mee te starten. Elke directie krijgt zijn eigen thuisbasis. Je kiest de werkplek al naar gelang je activiteiten. De ene dag zit je een concentratieruimte, dan weer in een ruimte waar overleg de boventoon voert. Voor gesprekken ga je naar een speciale spreekkamer.

Ook het College van Bestuur gaat op die manier werken. “Wij gaan zelf ook onze balzalen verlaten. Wij krijgen natuurlijk ook een thuisbasis, ons eigen clubhuis,” zegt Kummeling. Maar ze hoeven niet per se op de vijfde verdieping te blijven. Anton Pijpers: “Ik vind het prima om overal op bezoek te gaan en op andere afdelingen te werken. Soms merk ik eerder dat anderen daar aan moeten wennen.”.

Twee jaar geleden bestond er terughoudendheid over thuiswerken. Nu wordt er beleid op gemaakt.
 “Het is duidelijk geworden dat wantrouwen over thuiswerken niet terecht is. Dat wijst onderzoek uit”, constateert Kummeling. “De meeste mensen hebben zich tijdens deze pandemie het schompes gewerkt. In het begin wilden mensen graag weer naar het werk. Nu zie je bij de werknemers dat ze terughoudend zijn naar kantoor te gaan.”

Anton Pijpers: “Je zult mensen moeten beschermen omdat ze thuis vaak lang doorwerken. En we moeten goede voorzieningen voor thuiswerken gaan bieden. Daar wordt aan gewerkt. Je ziet wel dat dankzij de pandemie het proces naar meer thuiswerken op een natuurlijke manier in een stroomversnelling is gekomen..”

Werkdruk blijft een constant thema. Dat is door de coronatijd niet minder geworden.
Anton Pijpers: “Dat is een ongoing thema. Zeker als je beseft dat het aantal studenten groeit en we structureel een miljard tekort hebben. Dat is recent nog door een rapport van consultancy bureau PwC en een onderzoek van de Rekenkamer bevestigd. Nog los van de ongelooflijke bezuiniging van 149 miljoen die de minister heeft voorgesteld naar aanleiding van de tekorten op de OV-studentenkaart. We zullen dus enerzijds de druk op Den Haag moeten houden en bij de formatie zorgen dat we als hoger onderwijs extra geld krijgen.

“Anderzijds moeten we ook intern kijken wat we kunnen doen om de werkdruk te verlichten. Als UU willen we meer vaste werknemers. In de nieuwe cao is dat recent nog eens vastgelegd. Dat vermindert de onzekerheid voor werknemers. Daarnaast zullen we binnen de teams kijken naar een betere verdeling van taken. En we hebben leiderschapscursussen om leidinggevend te helpen zaken intern beter te organiseren.

“Daar golven van groei en afname van studentenaantallen nooit helemaal zijn te voorspellen, zullen we de komende jaren gaan discussiëren over het belang en de omvang van de zogeheten flexibele schil. Hoe voorzichtig zijn we met onze prognoses en hoe kunnen we zorgen dat we ruimte creëren om docenten eerder een vaste aanstelling te geven dan nu? ”

Margot van der Starre: “Als nieuwkomer vind ik het opvallend dat je als universiteit zo weinig invloed hebt op je instroom. Iedereen met een vwo-diploma die wil gaan studeren bij een opleiding zonder numerus fixus moet je toelaten. Dat is een groot goed. Maar als je ziet dat de bèta faculteit 43 procent meer studenten heeft gekregen, heeft dat gevolgen. Als je nieuwe mensen aanstelt, moet je die ook onderzoekstijd geven. Bovendien kan je moeilijk geschikte docenten vinden. Het maakt het lastig om je te bezetting aan te passen aan de studentenaantallen. We zullen bij het zoeken naar oplossingen met maatwerk moeten komen.”

Hoe past het nieuwe beoordelen van wetenschappers in dit plaatje waar vorige week een artikel over het ‘erkennen en waarderen’stond in Nature?
“Wij hebben als universiteit heel duidelijk gekozen voor open science en voor een beoordeling van wetenschappelijk personeel op grond van meer dan alleen publicaties. We willen erkenning en waardering voor teamwork en impact”, zegt Pijpers. “Wij lopen hierin, zeker internationaal, voorop. Je ziet dat aan de positieve reacties die we kregen op het Nature-artikel. En we merken het bij onze gesprekken met nieuwe hoogleraren. Deze aanpak is voor sommige wetenschappers de reden om voor Utrecht te kiezen.”

Een recent thema is de sociale veiligheid in combinatie met het sluiten van acht recepties. Niet iedereen is daar even enthousiast over.
“Verandering betekent onzekerheid”, weet Margot van der Starre. “Ik snap dat mensen het prettig vinden om een bekend gezicht te zien als ze binnenkomen. Maar ik denk dat deze maatregel echt een goede keuze is. Ik werkte afgelopen maanden soms bijna alleen in het gebouw. Ik vroeg me af: wanneer ik me veiliger zou voelen? Als er iemand beneden bij een receptie zit of wanneer iemand ook rondloopt om de boel in de gaten te houden? Ik denk toch dat laatste. Het gaat hier om een aantal recepties waar mensen relatief weinig te doen hebben. Je geeft deze receptionisten prettiger werk en mijn verwachting is dat je het veiligheidsgevoel kan versterken. Ook hier is het devies: evalueren, evalueren, evalueren. Het is geen bezuinigingsmaatregel, bedoeld voor verbetering. Ideaal zou zijn als je beide kan doen, maar dat is financieel niet haalbaar.”

Na het interview spoedden de collegeleden zich naar hun volgende digitale afspraak. Maar die middag hebben ze een hybride vergadering. Het gaat om de laatste bijeenkomst met de Universiteitsraad waar een deel van de raadsleden live in een zaal zitten en de andere leden en de publieke tribune de vergadering online volgen. Een voorproefje van de nieuwe manier van werken dat volgend collegejaar voor iedereen zal gelden. Toch zal de dreiging van coronamaatregelen de universiteit boven het hoofd blijven hangen en moet met die nieuwe realiteit de lessen van het afgelopen jaar in praktijk worden gebracht.