Een foto is niet verplicht op UU-profielpagina's

De UU zet nieuwe profielpagina's voor medewerkers op internet. Moet iedereen daar aan meewerken? En hoe staat het eigenlijk met de privacy?

Nog zo’n twee maanden en dan heeft iedere UU’er een profielpagina op de site van de Universiteit Utrecht. Iedereen? Nee, niet per se. Ondersteunend personeel (OBP) moet uitdrukkelijk toestemming geven om zijn of haar profielpagina op de website van de universiteit te laten zetten. En een foto is voor helemaal niemand verplicht.

Het project ‘profielpagina’s voor alle medewerkers van de Universiteit Utrecht’ heeft enige vertraging opgelopen. Deze pagina’s worden gepubliceerd op de universitaire website en zijn makkelijk vindbaar via Google. Er staan ten minste de naam, de functie en de contactgegevens van het werk vermeld. Uitgezocht moest worden hoe de profielpagina's zich verhouden tot de privacy van de medewerkers. De universiteit heeft daar nu regels voor opgesteld.

Toestemming
Uitgegaan wordt van de regel die vermeld staat op de site van het College Bescherming Persoonsgegevens en uitgaat van de Wet bescherming persoonsgegevens. Kort gezegd staat daar dat de werknemer toestemming moet geven aan de werkgever voor het publiceren van personeelsgegevens op internet. Deze regel wordt door de universiteit overgenomen als het om het niet-wetenschappelijke personeel gaat.

Voor wetenschappers wordt een ander pad gevolgd. Als het gaat over telefoonnummers en e-mailadressen is de universiteit van oordeel dat het ‘impliciet uit de aanstelling als - internationaal opererend - wetenschapper voortvloeit dat je vindbaar en bereikbaar bent via internet’.

Bovendien zijn hoogleraren volgens de gedragsregels verplicht hun nevenfuncties openbaar te maken. Alleen voor wetenschappers die bijvoorbeeld met proefdieren werken, wordt een uitzondering gemaakt. Hun gegevens worden niet online gepubliceerd. Dit omdat zij te maken kunnen krijgen met acties van dieractivisten.

Als het gaat om het plaatsen van een foto bij het profiel, moet elke werknemer - wetenschappelijk en niet-wetenschappelijk - daar toestemming voor geven. Regels over het type foto zijn er niet. “Dat laten we aan de medewerkers over. Het is wel de bedoeling dat het een portretfoto is en niet bijvoorbeeld een avatar of een half gezicht”, zegt projectleider Joost Goedhart van de Dienst Communicatie & Marketing.

Extra informatie
Tijdens de dienstraad van het Facilitair Service Centrum begin december deelde directeur Ineke van Oosten mee dat alle FSC’ers binnenkort de gegevens op hun profielpagina moeten controleren. Een foto hoeft dus niet, maar zegt Van Oosten “zelf ben ik daar wel een groot voorstander van”. Wat FSC’ers naast hun werk nog voor andere functies hebben, hoeven ze niet te vermelden, zegt ze.

Maar het mág wel, zegt Joost Goedhart. “Er zijn twee redenen geweest om profielpagina’s te maken. Ten eerste is de Solisgids gebaseerd op verouderde techniek en moet deze vervangen worden. Ten tweede: de profielpagina’s moeten de zichtbaarheid en vindbaarheid vergroten van onze wetenschappers. Ook kunnen zij hier gemakkelijk hun nevenfuncties vermelden.”

Volgens Goedhart is de laatste fase van het project aangebroken. “De faculteit Geneeskunde doet nog even niet mee. Die heeft nog wat bedenktijd nodig. De andere faculteiten zijn al live of gaan binnenkort live.” Als laatste zijn de werknemers van het FSC en de Universitaire Bestuursdienst aan de beurt. Deze medewerkers kunnen binnenkort een mail verwachten om hun profielpagina’s aan te passen en goed te keuren. Ze hebben daar ongeveer drie weken de tijd voor.

Goedhart: “Maar zoals gezegd: als het om het niet-wetenschappelijk personeel gaat, moet niets. Zelf denk ik dat het goed en leuk is om je als werknemer van de universiteit te profileren. En als je denkt dat het je helpt om te melden dat je voorzitter bent van de voetbalclub, dan moet je dat zeker doen.”