Een kijkje achter de schermen bij het crisisteam van de UU

Even voor 9 uur 's ochtends hoor je ping ping bij de elf leden van het crisisteam. Op de teamsite komen hun gezichten in beeld en is het tijd om de laatste stand van zaken door te nemen. Wat voor vragen zijn er binnengekomen bij sociale media en het speciale coronamailadres? Wat zijn de ontwikkelingen bij andere universiteiten? Heeft het RIVM de richtlijnen nog aangepast?

“Het crisisteam is verantwoordelijk voor de continuïteit van de universiteit in een tijd van crisis en moet zorgen voor een goede informatievoorziening. We starten iedere dag met een omgevingsschets, die de dag ervoor wordt gemaakt. Wat gebeurt er om ons heen? Op welke punten is er actie geboden?”, vertelt Leon van de Zande die als algemeen directeur in het crisisteam zit. Ook schuiven  de collegevoorzitter Anton Pijpers en rector Henk Kummeling aan, evenals aantal directeuren, communicatiemedewerkers, ict'ers en veiligheidscoördinatoren.

Op de vrijdagochtend wordt onder meer besproken hoe de UU het versoepelen van het bindend studieadvies moet gaan aanpakken. Daarover is donderdagavond een afspraak gemaakt tussen het ministerie van OCW en het hoger onderwijs. Aan bod komt ook dat ict-medewerkers en docenten inmiddels behoren tot vitale beroepen waardoor ze extra ondersteuning kunnen krijgen voor kinderopvang. De UU voegt daar zelf de dierverzorgers en dierenartsen aan toe. Geregeld moet worden dat ze makkelijk de benodigde papieren kunnen krijgen.   

Besluiten duidelijker
De eerste week zit er nu op. Van de Zande: “Je ziet dat besluiten steeds duidelijker worden. Eerst was het voor mensen nog niet helemaal helder dat je slechts bij hoge uitzondering mocht komen werken. Vorige week maandag kwamen aardig wat mensen gewoon naar hun werk. Dat was op dinsdag al veel minder. Inmiddels zijn de meeste gebouwen dicht. Met het oog op de veiligheid, hebben we dat dinsdag 17 maart besloten.”  

Toch blijven de vragen bij het crisisteam binnenkomen. “De eerste week hebben we veel aandacht besteed aan internationale studenten in Utrecht en Utrechtse studenten in het buitenland. De internationale studenten die hier een reguliere opleiding volgen, hoeven niet per se weg. Er wordt immers onderwijs aangeboden. Toch merkten we dat veel van die studenten onder enorme druk stonden van het thuisfront om huiswaarst te keren. Vooral vanuit Amerika.

"Wat ons betreft is er een verschil tussen exchange studenten en studenten die hier een hele opleiding volgen. In beide gevallen geldt dat studenten uiteindelijk natuurlijk zelf beslissen wat ze in deze situatie willen. We hebben ze zo goed mogelijk geïnformeerd en geadviseerd; ze mochten hierover ook met hun studieadviseur sparren. Maar ik kan me voorstellen dat het wel druk op die studenten legt om zo’n beslissing te nemen. En bij de Utrechtse studenten in het buitenland was het ook lastig. Bijna dagelijks veranderden de adviezen van code groen naar code oranje of rood. Wij kregen veel vragen binnen van studenten die zich afvroegen wat zij moesten doen. Ook dat  werd met de tijd duidelijker. Iedereen moet zoveel mogelijk terug.”

Geen nieuwe evenementen
Er komen ook veel vragen binnen over het organiseren van evenementen. “Mensen hebben bijvoorbeeld in juni een activiteit gepland. Kan die doorgaan? Eerlijk gezegd weten wij dat ook niet. Ons advies is om in ieder geval geen nieuwe evenementen te organiseren en om ervan uit te gaan dat geplande evenementen niet door kunnen gaan. Wacht tot de lucht weer geklaard is.”

Op sommige vragen is het nodig om maatwerk te leveren. “De promoties zijn bijvoorbeeld geschrapt, maar er zijn gevallen waarbij iemand een baan kan mislopen omdat hij op dat moment nog niet officieel is gepromoveerd. In dat geval kijken we of we een online promotie kunnen realiseren.”

Calamiteitenteam
Het crisisteam in deze samenstelling kwam voor het eerst bij elkaar op donderdag 12 maart, direct na de persconferentie van Mark Rutte. Op de vijfde verdieping moesten ingrijpende beslissingen genomen worden. “In eerste instantie ging het nog om bijeenkomsten van meer dan honderd mensen die niet mochten doorgaan. Maar snel werd duidelijk dat we al het onderwijs moesten opschorten. Dan is meteen de vraag: hoe ga je dat regelen?”

Van de Zande is blij dat er voor het crisisteam werd geformeerd, al twee weken voor die tijd een calamiteitenteam actief was. “Zodra Nederland met het coronavirus te maken kreeg, hebben we een calamiteitenteam ingesteld met verschillende experts. Wij keken dagelijks naar de situatie van dat moment, bijvoorbeeld of er UU-coronabesmettingen waren, we zorgden voor communicatie via de website en we keken ook al vooruit. Stel dat het allemaal erger wordt. Zo hebben we de faculteiten vooraf gevraagd na te denken hoe het onderwijs digitaal gemaakt kon worden en heeft het team van Educate-it een website voor docenten ingericht. Ook hadden we al een lijst gevraagd van activiteiten die ook bij een sluiting per se door moeten gaan. Denk aan dierverzorging, energie of bewaking. Hierdoor konden we snel handelen in het sluiten van gebouwen.”

Elk faculteit heeft zijn eigen crisisteam en na de ochtendvergadering is het de taak van Van de Zande om die te informeren. “Het is belangrijk dat de centrale en facultaire crisisteams op elkaar afgestemd zijn. Sinds dit jaar hebben we naast het centrale crisisteam ook facultaire crisisteams ingericht in onze universiteit; goede afstemming tussen die twee is van groot belang.”

De facultaire teams zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van besluiten van het centrale crisisteam, bijvoorbeeld op het gebied van invulling van het onderwijs. De faculteiten hebben dan ook alle docenten geïnformeerd over de onderwijsaanpak. Centraal is dat wel gefaciliteerd, bijvoorbeeld met Educate-it zodat docenten heel concreet hulp kunnen krijgen met het geven van college via Microsoft teams.

Ook wordt na de vergadering gekeken wie waarover geïnformeerd moet worden en of daar een algemene update voor nodig is, of een specifieke mail via de faculteiten.

Bindend studieadvies
Zo liggen de werkzaamheden van het crisisteam op dit moment vooral bij het beantwoorden van managementvragen en niet zo zeer over de aanpak van de ziekte. “In het begin hadden we veel contact met de GGD om te weten of er UU’ers zaten bij de besmettingen. Dat was tot dan toe niet zo. Nu zit iedereen thuis en spelen hele andere zaken in het crisisteam.”

Daarbij is de UU ook afhankelijk van andere universiteiten. “We willen zoveel mogelijk samenwerken. Donderdagavond is er bijvoorbeeld afgesproken dat het bindend studieadvies wordt aangepast en de deadline voor inschrijving verschuift. Leiden en Maastricht hebben nu al gezegd dat ze tot de zomer alleen nog maar digitaal onderwijs geven. Wij wachten de landelijke afspraken af, maar vragen docenten wel alvast rekening te houden met een vervolg van het online-onderwijs in blok vier. Dat is zeker niet ondenkbaar. We willen dan wel heel duidelijk de consequenties op een rij hebben. Wat doe je bijvoorbeeld met stages? De rector bespreekt dat met vicedecanen.”

Er zijn ook heel concrete zaken die geregeld moeten worden. Wat moet je doen met de matchingsdagen? Hoe kunnen examencommissies de kwaliteit van de toetsen waarborgen? Wat gaat er gebeuren met de afstudeersessies?

Explodeerde mailbox
Veel vragen komen binnen via het mailadres corona@uu.nl. “In het begin deden we dit met zijn vieren, maar na de persconferentie van Rutte explodeerde de mailbox”, vertelt Clim Gorissen. “We hebben toen een oproep gedaan onder studentassistenten en nu zitten we met zo’n 15 mensen vragen te beantwoorden. Er is een uitgebreide database waar de meeste antwoorden in staan. Daar kunnen ze uit putten. Zo krijgt iedereen met een vraag persoonlijk antwoord en worden de meeste relevante vragen doorgespeeld naar het crisisteam om te kijken of er breder over gecommuniceerd moet worden.

Er zijn al bijna 1500 mailtjes binnengekomen met uiteenlopende vragen. “Toen de UU de Utrechtse exchangestudenten een mail had gestuurd met het advies om terug te komen naar Nederland, stroomden de mails binnen. Ook internationale studenten hier willen weten hoe het nu precies zit voor hen.” Studieverenigingen vragen zich af of hun studiereis nog wel door kan gaan. Ook komen er veel vragen binnen over het afblazen van evenementen en de kosten daarvoor of hoe het verder gaat met de diploma-uitreiking. Op dit moment zie je dat mensen duidelijkheid willen over wat ze in blok vier kunnen verwachten.

Niet alleen via mail komen de vragen binnen. Ook op Twitter, Facebook en Instagram stellen studenten vragen en zitten mensen van de UU klaar om ze te beantwoorden. Vooral op Instagram komen veel vragen binnen. Worden examens ook online afgenomen? Moet ik als internationale student nu wel of niet blijven? Kunnen docenten een blok vier digitaal wel aan? Hoe zit het met mijn beursaanvraag? Rob Horstman die het beheer van de Instagrampagina’s coördineert, constateert:  “Ik heb het idee dat onze communicatie helder is. Maar zo’n brief als vorige week met een update dat blok vier mogelijk ook online aangeboden gaat worden, roept dan meteen weer veel reacties op vanwege de onzekerheid.”

Lees het meest actuele nieuws op ons coronablog.