Het AV-Team staat door de coronacrisis opeens in de spotlights

“Professor Ebbe, kunt u uw webcam wat lager zetten zodat u beter in beeld bent?” AV-technicus Matthijs van der Plaats controleert vrijdagochtend 17 april in de studio van het Educatorium het beeld en geluid van de commissieleden, de promotor en de pedel voordat de online promotie officieel begint. Hij begeleidt deze dag zijn eerste online live promotie. Op het bureau van de technicus staan een laptop, twee beeldschermen met een webcam en een vierkante studiolamp. De gesprekspartners van Van der Plaats die onderdeel uitmaken van de promotie zijn te zien op het rechter beeldscherm en zitten in de virtuele commissiezaal waar het vooroverleg en het beraad plaatsvindt.

Matthijs van der Plaats (foto DUB)

Deze vrijdag promoveert Dany Tiwa van Rechtsgeleerdheid. Hij verdedigt zijn onderzoek naar het lynchen van criminelen in Nigeria vanuit zijn huis in Kameroen. Dit is de twaalfde UU-promotie die via het internet zal plaatsvinden, maar het is de eerste voor Van der Plaats. De elf eerdere zijn technisch begeleid door zijn collega’s. Martijn Cober die Van er Plaats vandaag bijstaat, is één van hen: “De helft van alle promovendi kiest ervoor om via videobellen te promoveren. We doen tot het einde van dit collegejaar tien online promoties per week, dat zijn er zo’n honderd in totaal.”

Martijn Cober

Live promoveren in het Academiegebouw is tijdens deze coronacrisis niet toegestaan en zonder de ondersteuning van het AV-Team is onine promoveren niet mogelijk, benadrukt Van der Plaats. “Zo moeten we ervoor zorgen dat het internet in dit gebouw niet opeens uitvalt. Iemand die  wegvalt kan er dan niet meer in.”

Misschien worden online promoties als deze net zo normaal als een proefschriftverdediging waarbij iedereen fysiek in dezelfde ruimte aanwezig is, zegt Cober. “Dan hoeft niemand meer met het vliegtuig naar de universiteit te komen, dat scheelt reistijd en het is beter voor het milieu. En op deze manier is het minder druk in de Senaatzaal, wat handig is in de nieuwe anderhalvemetersamenleving.”

Sommige docenten willen les geven met een krijtbord

Behalve bij de online promoties is het AV-team ook heel belangrijk bij de online colleges om het onderwijs door te laten gaan nu studenten en medewerkers niet naar de universiteit mogen komen. Toen alle universiteitsgebouwen vorige maand op slot gingen, maakte het AV-Team samen met Educate-it nog dezelfde dag instructies voor StarLeaf, Microsoft Teams en Zoom zodat het onderwijs via het internet kon doorgaan. De week daarna werden de eerste colleges opgenomen. Het AV-Team stuurt camera’s en koptelefoons naar docenten die thuis colleges willen opnemen. Twee keer kwamen docenten naar de universiteit om uitleg te krijgen van de technici. “Sommige docenten willen bijvoorbeeld les geven met een krijtbord en die hebben ze thuis niet dus nemen ze hun lessen op in een collegezaal”, zegt teamleider Richard Cats.

Richard Cats

Die instructies voor de online tools zijn niet voor niks gemaakt, want Microsoft Teams wordt sinds de coronacrisis veel vaker gebruikt door UU'ers, zegt afdelingshoofd Elzelien Van Buuren. “Tot halverwege maart gebruikte bijna niemand het programma, op 9 april werden via Teams meer dan 3400 vergaderingen en colleges gehouden en bijna 2400 gesprekken.”

Terug naar de promotie. Het  is tijd voor het tweede deel van de oefening: het verplaatsen van de commissieleden van de commissiezaal naar de promotiezaal waar ook de promovendus en de paranimfen zullen verschijnen. Deze zaal iste zien op het linker beeldscherm van Van der Plaats. Eén voor één verschijnen dezelfde gezichten die zojuist op het rechterscherm te zien waren op het andere beeldscherm. Twee commissieleden hebben moeite met deze verhuizing, maar met de hulp van Van der Plaats en Cober lukt het. “Goed dat we dit oefenen”, zegt één van hen als ze in de ‘Senaatzaal’ is.

Sommige mensen lukte het niet om snel van de ene naar de andere zaal te gaan

Begin deze maand hield Universiteit Utrecht de eerste digitale promotie. “Daar hebben we veel  van geleerd”, zegt Cober. “Vooraf oefenden we niet met het wisselen van kamers, dat deden ze voor het eerst tijdens de promotie zelf. Sommige mensen lukte het niet om snel van de ene naar de andere zaal te gaan. We gebruikten ook maar één beeldscherm voor beide kamer maar daardoor konden we niet in twee zalen tegelijk zijn. Nu gebruiken we twee schermen en twee verschillende accounts om alles in de gaten te houden. Dat is wel nodig, want op deze manier kunnen we mensen beter helpen als ze niet snappen hoe ze van de ene naar de andere kamer moeten gaan.”

De pedel, promotor en commissieleden gaan weer terug naar de commissiezaal, dit keer met weinig moeite. Terwijl de pedel is opgestaan om haar toga aan te trekken omdat het bijna tijd voor de echte promotie is, test Van der Plaats het beeld en geluid van promovendus Tiwa en zijn paranimfen in de 's'Senaatzaal op het linker beeldscherm. De officiële promotie kan beginnen.

Van der Plaats zet zijn camera en microfoon uit. Voor hem zit het meeste werk er nu op - hij hoeft alleen nog in de gaten te houden of de verbindingen van alle aanwezigen goed blijven. Af en toe hapert de verbinding van Tiwa uit Kameroen. “Je hebt 2,5 MB per seconde nodig om goed te kunnen videobellen”, zegt Cober. “In Europa zit dat wel goed, maar in andere delen van de wereld is het internet soms minder snel. Gisteren hebben we de verbinding van Tiwa getest, via de hotspot van zijn smartphone kwam hij uit op 3,4 MB.”

Vanaf nu begeleidt Van der Plaats elke vrijdag promoties. Het werk van hem en zijn collega’s van het AV-Team bestaat sinds de universiteit dicht is door de coronacrisis vooral uit het online draaiende houden van de UU. “De rest staat op een lager pitje, zoals het onderhoud van de collegezalen. We zijn nu vooral Microsoft Teams voor onszelf aan het inrichten en structureren, extra camera’s aan het installeren in een groot aantal werkgroepruimtes  en ze vervolgens testen.”

Ik mis het soms om even een arm om iemand heen te slaan

De leden van het AV-Team werken net al de meeste UU-werknemers veel thuis. Van der Plaats heeft een zoon van een jaar oud en Cats een dochter van twee. “Mijn vriendin en ik werken om en om thuis met onze dochter, af en toe blijft ze bij mijn moeder. Gelukkig is haar baas flexibel en kan ze goed thuis werken, maar omdat de kinderopvang dicht is kunnen we minder werken dan normaal. Soms is het lastig om die aandacht te verdelen tijdens het thuiswerken, de laatste tijd hebben we beiden een goede balans gevonden. Als ik me niet kan concentreren pak ik gewoon mijn spullen en werk ik in een andere kamer. Toch loop ik het liefst op de universiteit waar ik iedereen kan zien, dan zie ik mijn collega’s en is communiceren makkelijker.”

Afdelingshoofd Elzelien van Buuren werkt de hele week door thuis met haar kinderen van negen, zeven en twee jaar oud. “Dat vond ik eerst lastig om te combineren, nu hebben mijn vrouw en ik een schema gemaakt wanneer we werken en wanneer we moeder voor onze kinderen zijn. Maar ik mis wel de energie die ik krijg van mijn collega’s en ik mis het soms om even een arm om iemand heen te slaan.”

Elzelien van Buuren

Ook cameraman en editor Henny Ram werkt zoveel mogelijk thuis. Tegenwoordig bestaat zijn werk voornamelijk uit het monteren van online colleges. Daarnaast zet hij in overleg met docenten kennisclips in elkaar. “Thuis ben ik minder vaak afgeleid door anderen en kan ik me beter concentreren, maar ik mis praten met collega’s tijdens het koffiedrinken. Nu vergaderen we twee keer per week met zijn allen via StarLeaf. Daardoor kan ik nu beter communiceren: meer to the point. Op het werk maak ik er vaak een heel verhaal van.”

Henny Ram

Hoewel collega’s elkaar missen zorgt thuis werken ook voor grappige momenten. “Sommige docenten hadden nog nooit gewerkt met een camera, dan zag ik tijdens een opname alleen een voorhoofd. Dat gaat nu beter, het is mooi om te zien hoe ze vooruit gaan”, zegt Ram.

“Tijdens een vergadering met Teams had ik een keer een sterrenachtergrond”, vertelt Van Buuren. “Dat had mijn zoon van negen aangezet, hij heeft geholpen om die achtergrond weer weg te halen.”

Voor de coronacrisis zagen anderen ons alleen als er een storing was

Door de coronacrisis ziet de rest van de universiteit hoe belangrijk het AV- en Mediaproductie Team is volgens de leden. “De hele universiteit heeft vierhonderd collegezalen en tweeduizend lessen per dag. Voor de coronacrisis zagen anderen ons alleen als er een storing was, dat gebeurde bij hooguit tien colleges per dag”, zegt Cober.

Cats ziet ook dat het AV- en Mediaproductie team meer zichtbaar is. “Daar waren we ook naar op zoek maar dat is nu in no time veranderd. Nu zien mensen onze toegevoegde waarde. Andere medewerkers bieden ons hun hulp aan en dat maakt ons hechter met zijn allen.”

Als het aan het AV-Team ligt worden niet alleen promoties, maar ook colleges vaker online gehouden na afloop van de coronacrisis. Zoals colleges met gastdocenten uit het buitenland, zegt afdelingshoofd Van Buuren. “Maar dat ligt aan de docenten zelf. Een college opnemen kost veel tijd en dat hebben zij vaak niet, nu hebben ze even geen andere keus. Zonder de coronacrisis hadden we dit niet op zo’n grote schaal gedaan.”