Ineke van Oosten neemt afscheid als directeur FSC: ‘Ik vind reorganiseren leuk’

Ineke van Oosten heeft in haar functie als directeur het Facilitair Service Centrum opgezet. Kritiek kreeg ze over haar straffe hand van leidinggeven: "Ik heb altijd geprobeerd te luisteren naar de mensen op de werkvloer."
Ineke van Oosten staat sinds 2000 aan het roer van de facilitaire dienstverlening van de Universiteit Utrecht. Een dienst waar heel de universiteit, van binnenstad tot International Campus tot De Uithof mee te maken heeft. De postbezorgers, receptionisten en monteurs horen bij het FSC, evenals beveiligers en cateraars die door FSC zijn ingehuurd. 
Ze kent de kritiek die ze kreeg als directeur van het Facilitair Service Centrum (FSC). Zo zou ze met straffe hand regeren en zou ze geen oog hebben voor de gevoelens van de mensen op de werkvloer. Kijk naar het uitbesteden van de catering of naar de receptionisten die hun vertrouwde gebouw moesten opgeven. Of naar het Congresbureau dat werd opgeheven.
“Het is niet waar dat ik geen rekening houd met de gevoelens van deze mensen.” Bij een reorganisatie of en organisatiewijziging moeten de belangen van de medewerkers en van de organisatie met elkaar in balans komen, zegt ze. “Ik heb altijd geprobeerd te luisteren naar de wensen van de mensen op de werkvloer.”
“Als iemand van werkplek moest veranderen en dat niet zag zitten, heb ik altijd gezegd: probeer het in elk geval een tijdje. Bleek hij daar echt ongelukkig dan kon hij weer terug of we zochten weer een andere plek. Maar in de praktijk blijkt, dat de meeste mensen na verloop van tijd heel goed gewend zijn op een nieuwe plek; dat dat ook weer nieuwe energie geeft.”

Terugkijkend op haar carrière van 37 jaar aan de universiteit vallen reorganisaties steevast onder het kopje hoogtepunt. “Het is gek, maar ik vind reorganiseren leuk. Ik hou ervan om iets op te bouwen, iets nieuws te beginnen en desnoods iets af te bouwen.”

Ze gelooft heilig in het nut van mobiliteit. “Krampachtig vasthouden aan het oude levert in mijn ogen zelden iets positiefs op.” Voor wie ontslag dreigde, werd ook gezorgd, zegt ze. “Dan proberen we met man en macht een nieuwe baan voor die medewerker te vinden.”
Om te weten wat er leeft op de werkvloer, luncht ze de afgelopen twee jaar maandelijks met tien medewerkers van het FSC. Aan tafel zitten gebouwbeheerders, receptionisten, beveiligers, monteurs, of mensen van de administratie of bijvoorbeeld de inkoop. “Ik vraag ze altijd of ze tijdens hun dienstverband nog veranderd zijn van functie of van werkplek en hoe ze dat bevalt. Ik durf te stellen dat acht of zelfs wel negen van de tien medewerkers tevreden zijn over zijn of haar werk.”
Of iedereen tijdens deze bijeenkomsten het achterste van de tong laat zien, weet ze niet. “Natuurlijk zullen er mensen tussen zitten die dat niet doen, maar tijdens deze lunches durven de meeste mensen ook gewoon kritiek te leveren, dus vandaar dat ik denk, dat ze ook eerlijk zijn als ze zeggen dat ze tevreden zijn met hun werk.”

Zelf vindt ze dat ze naar eer en geweten haar werk heeft gedaan. “Dat je het niet iedereen naar de zin kan maken in een reorganisatie, hoort er bij. Maar ik vind dat de universiteit en het FSC goed voor hun mensen zorgt, en daar mag naar mijn mening ook wat flexibiliteit van de werknemers tegenover staan.”

Een grote reorganisatie in 2010
Het Facilitair Service Centrum kwam tot stand na een grote reorganisatie in 2010. Het was één van de vele reorganisaties die verschillende ondersteunende diensten in de jaren daarvoor meemaakten zoals de ICT-afdeling en de administratieve dienstverlening. Kort gezegd werden taken geklusterd en centraal aangestuurd. Het moest de verschillende diensten slagvaardiger maken.
Dat gold ook voor het Facilitair Bedrijf Utrecht. Tot de reorganisatie in 2010 waren verschillende taken en mensen zoals de receptionisten en de gebouwbeheerders nog in dienst bij de faculteiten. Zij kwamen door de reorganisatie allemaal te werken bij FSC. Een turbulente tijd voor veel medewerkers, zegt Van Oosten, want het was nog een hele klus om iedereen zich thuis te laten voelen binnen FSC.
“De verschillende mensen hadden vaak verschillende afspraken of privileges en waren gewend aan een andere werkcultuur. Dat moest gelijk getrokken worden, en dat ging niet altijd zonder slag of stoot. Maar je moet nu eenmaal een eenheid van organisatie krijgen, anders krijg je scheve ogen. Die veranderingen moet je kunnen uitleggen, anders zijn ze niet goed. Natuurlijk als iemand zich individueel benadeeld voelt, is dat heel vervelend, maar maatregelen zijn nooit ad hoc geweest, altijd generiek.”
Des te groter is nu de trots op de organisatie van nu: “We zijn er met heel FSC in vier jaar in geslaagd om de draai te maken. Uit het meest recente klanttevredenheidsonderzoek onder studenten en medewerkers van de universiteit, blijkt dat de diensten van het FSC gemiddeld een 7 krijgen. "We doen het daarmee heel goed in facilitair land. Dat hebben we als FSC met zijn allen toch mooi gedaan. Want alle medewerkers tonen betrokkenheid en verandergezindheid. Ze gaan mee in de nieuwe organisatie en spannen zich in om hun werk zo goed mogelijk te doen. Zo is er grote animo voor het volgen van trainingen zoals hospitality of het leren van Engels. Dat vind ik heel bewonderingswaardig.”
Het vertrek van Van Oosten luidt een nieuw tijdperk in
“In het bericht op DUB over mijn vertrek, wordt de suggestie gewekt alsof mijn vertrek de reden is dat FSC wordt ondergebracht bij de Universitaire Bestuursdienst. Dat is niet helemaal waar. In 2010 is al besproken om het FSC, net zoals alle andere diensten die zich bezighouden met de ondersteuning, onder de Bestuursdienst te laten vallen. Maar de UBD moest zelf ook nog in reorganisatie en dat was al complex genoeg. Het was te ingewikkeld om het FBU met toen nog zo’n driehonderd medewerkers daar in mee te laten doen.”

“Het was altijd al duidelijk”, zegt ze, “dat bij mijn vertrek de vraag ‘en wat nu met het FSC’ weer gesteld zou worden. En dat ik op enig moment zou vertrekken bij het FSC was al enige tijd bekend. Ik wilde de reorganisatie trekken en de veranderingen mee vormgeven. Daar was de periode 2010 tot en met 2013 voor uitgetrokken. Ook was afgesproken, dat ik nog even de tijd zou krijgen om de balans op te maken.”

Na een lange vakantie van zes weken – “ik ben nooit langer dan drie weken weg geweest” – begint ze haar taken als adviseur binnen de UU. Dat kunnen projecten binnen of buiten de universiteit zijn. “Dat blijf ik doen tot mijn pensioen. Ik heb er erg veel zin in. Als directeur word je behoorlijk geleefd. Nu hoop ik meer grip op mijn agenda te krijgen. Ik wil ook het pand uit. Ik heb daarom ook geen vaste werkplek: ik ga flexwerken, zwerven en aanlanden zoals ik dat noem. Ik zei al tegen al mijn mensen dat ze me na de zomer waarschijnlijk vaker zullen zien dan in de tijd dat ik hun directeur was.”
Per 1 september wordt FSC samengevoegd met de Universitaire Bestuursdienst. Eddie Verzendaal is per 1 juli de nieuwe directeur FSC. Verzendaal was adjunct-directeur FSC.

De universitaire carrière van Ineke van Oosten
Ineke Van Oosten (62) kreeg haar eerste baan aan de Universiteit Utrecht bij een tijdelijk project bij de Universiteitsbibliotheek. Ze was toen student Neerlandistiek met een bibliotheekdiploma op zak. Daarna kwam ze bij de toenmalige faculteit Letteren. Ze trad toe tot de reorganisatiecommissie die van alle kleine bibliotheken één grote Letterenbibliotheek moest maken. Daarnaast werd ze vertrouwenspersoon voor ongewenste intimiteiten. Die functie heeft ze 12 jaar bekleed.
Na een paar jaar werd ze gevraagd voor de emancipatiecommissie. “Door die commissie leerde ik de hele universiteit goed kennen en kreeg ik een breed netwerk. Het bleek een opstapje naar mijn eerste baan in het Bestuursgebouw.”
Ze werd hoofd van het Informatie- en Documentatie Centrum. Na verloop van tijd vond ze het concept van die afdeling onlogisch. “Na anderhalf jaar heb ik in overleg met Wim Kardux, toenmalig secretaris van de universiteit, een plan geschreven om de hele afdeling inclusief mijn eigen functie, op te heffen en de onderdelen op meer logische plekken onder te brengen.”
Van Oosten stond op het punt de universiteit te verlaten, toen ze werd gevraagd om de eenmansafdeling Externe Betrekkingen te versterken, een afdeling die nieuwe projecten zou gaan verkennen. In die hoedanigheid heeft ze geholpen om University College Utrecht op te zetten. “Dat was fantastisch. Het was voor het eerst dat ik meehielp om iets gloednieuws op poten te zetten. Vanaf 1 januari 1998 ben ik daar drie jaar directeur geweest.”
In 2000 werd ze directeur van het Faciliteiten Bedrijf Utrecht.
Vanaf vandaag is ze adviseur in dienst van de UU. Ook blijft ze bestuurslid van sportcentrum Olympos.