Informele sfeer B&O werkt niet meer door sterke groei organisatie

Dat blijkt uit een eind vorige maand uitgebracht verkenningsrapport van voormalig algemeen directeur Joop Kessels dat gemaakt is in opdracht van  de decaan van de faculteit Recht, Economie, Bestuur & Organisatie. Vorige week is het rapport verspreid onder de medewerkers en zijn er informatiebijeenkomsten geweest. Hoogleraar Kees van den Bos is aangesteld als formateur om een nieuwe hoofd van het departement te vinden.

Veel gaat goed bij het departement Bestuurs- & Organisatiewetenschap (USBO), constateert Kessels in zijn rapport. De opleiding scoort goed in de rankings, het onderzoek krijgt goede beoordelingen en het advieswerk groeit. Tegelijkertijd sluimert er ontevredenheid. Het departement was jarenlang een voorloper, zeker op het gebied van onderwijs, maar de vrees bestaat dat die positie verdwijnt als er niets verandert aan de inrichting van het departement.

Dat de organisatie van het departement moet veranderen heeft deels te maken met de sterke groei. Eind 2022 waren er 122 medewerkers, een groei van 43 procent in vergelijking met 2016. Hierdoor zijn de korte lijntjes die binnen het instituut lange tijd goed functioneerden, niet meer zo effectief. Een kleine groep heeft de macht en een steeds grotere groep heeft geen idee hoe de besluiten tot stand komen. Dat wringt.

Inbreng niet gewaardeerd
De huidige cultuur binnen USBO is te typeren als prettig informeel, maar er zal meer aandacht moeten komen voor transparante, geformaliseerde werkwijzen. Zo moet er volgens de verkenner meer ruimte komen voor een grotere diversiteit aan meningen en culturele en academische achtergronden waardoor iedereen zich gehoord voelt. Het is duidelijk dat de nieuwkomers zich te vaak buitengesloten voelen. Zij hebben geen inzicht in de manier waarop het nu werkt in het departement en hebben sterk het gevoel dat hun inbreng niet wordt gewaardeerd.

Een ander kritiekpunt is dat het huidige bestuur heel voorzichtig is als het gaat om ondernemerschap en innovatie. Met name bij het aannemen van advieswerk wordt snel op de rem getrapt als investeringen als risicovol worden gezien.

B&O zou verder moeten streven een meer diverse organisatie te worden. Zowel de studenten- als medewerkersgroep is vrij homogeen. Alleen op het gebied van gender is er wat meer balans.

Om in het onderwijs een voorhoedepositie te behouden, zouden er een apart bestuurslid voor zowel de bachelor- als de masteropleiding moeten komen. Dat doet nu één en dezelfde persoon.

Organisatievisitatie
Het is bijzonder dat een verkenner is ingehuurd om de organisatie tegen het licht te houden. De reacties vanuit de organisatie zijn over het algemeen positief. “Het is goed om in gesprek te gaan over vragen als 'waar staan we?' en 'waar gaan we naar toe?', Er liggen relevante uitkomsten op tafel, op grond van zinvolle en waardevolle observaties die via de gesprekken naar voren zijn gekomen”, constateert hoogleraar Mirko Noordergraaf. Dit soort organisatievisitaties ziet hij buiten de universiteit steeds vaker. “De essentie is dat  je kwetsbaar opstellen een teken van kracht is. De issues zijn dan geen 'problemen', maar spanningsvelden, zoals hoe je in een groeiende organisatie informeel kan blijven werken, terwijl je ook verder formaliseert, hoe je snel en slagvaardig dingen kunt regelen, terwijl je ook zorgvuldig en transparant werkt en hoe je innovatief kan zijn, terwijl je ook zakelijk en netjes werkt.” 

Hoogleraar Albert Meijer en voorzitter van de afdeling Public Governance & Management erkent dat de sterke groei een reden is om te kijken of de bestaande manier van werken nog wel past bij de grootte van de organisatie. “Het rapport heeft een nuttige reflectie van buitenaf met zinvolle aanbevelingen onder meer op het gebied van het verhelderen van taken en verantwoordelijkheden. Als bestuurs- en organisatiewetenschappers geven we hier vaak advies over en beseffen we terdege dat een reflectie ondersteund door een externe blik uitermate nuttig is.”

Uit ons jasje gegroeid
Het huidige hoofd van het departement is Paul Boselie. Hij heeft al een paar maanden geleden aangekondigd met deze functie te stoppen. Niet omdat het moet of omdat er een conflict zou zijn, maar omdat de accu leeg is en hij toe is aan een nieuwe uitdaging. Hij herkent veel van wat in het rapport wordt genoemd. “Wij zijn op meerdere punten uit ons jasje gegroeid. Niet alleen wat betreft de bestuurlijke indeling, maar ook bijvoorbeeld als het om het gebouw gaat. Wij hebben veel succes gehad met ons onderzoek, onderwijs en advieswerk, maar hoe kan je dat succes verduurzamen. Dat is een relevante vraag. Omdat de onderzoeksdirecteur Judith van Erp en ik beide ons vertrek hebben aangekondigd, is het een goed moment om van buiten naar je organisatie te kijken hoe het anders kan. Dit rapport geeft daarvoor goede aanknopingspunten om te zorgen dat een volgend bestuur meer transparant is en zorgt voor een betere informatievoorziening.”

Het valt Boselie op dat mensen vragen: ‘Is er wat aan de hand bij jullie?’, maar hij ziet het als kracht om je eigen organisatie te laten visiteren. “Ik hoor van mensen dat ze de gesprekken als prettig en zinvol hebben ervaren.”

Botsing tussen cultuur en structuur
Janneke Plantenga, decaan van de faculteit Rebo,  was de opdrachtgever voor de verkenning. “ Het was een window of opportunity. Twee bestuursleden vertrekken en het is zonde dat al die opgebouwde kennis dan verloren gaat. Bovendien was ook al duidelijk dat het departement te maken heeft met growing pains. Dus dan leek mij zo’n opdracht een goede mogelijkheid om een profiel te maken voor een nieuw hoofd van het departement en het bestuur handvaten te geven om de structuur te veranderen. Ik merkte dat er een soort van de cultuur en structuur niet meer in balans was. Hoe krijg je dat weer goed samen?”

Het rapport spreekt over een ‘gestolde’ relatie tussen faculteitsbestuur en departement. Plantenga: “Het departement heeft een eigen cultuur, met eigen omgangsvormen. En die hebben wij als faculteitsbestuur natuurlijk ook. Dat was soms een zoektocht. Het helpt daarbij niet dat je op verschillende locaties zit. Je komt elkaar niet zomaar even tegen. Dit rapport geeft aan dat de communicatie over en weer niet altijd soepel gaat en die conclusie is voor zowel het nieuwe departements- als faculteitsbestuur aanleiding om nieuwe afspraken te maken.”

Boodschap is helder
In het verleden waren de hoofden van het departement bij Rebo ook meteen vicedecaan. Dan waren ze nauw betrokken bij de besluitvorming. Dat is een aantal jaar geleden losgelaten, waardoor de afstand tussen het bestuur van faculteit en departement groter werd. “Daar was ik ook voor”, zegt Plantenga. “Anders krijg je in het bestuur een vorm van belangenverstrengeling en dat wil je ook voorkomen.”

Plantenga is heel tevreden over het verkennende rapport. “Het is precies wat ik me ervan had voorgesteld. In korte tijd is veel informatie boven water gekomen. De boodschap is helder en helpt bij het vinden van een nieuw hoofd van het departement.”