Minder kantoorruimte: geen flextuinen maar ook niet altijd je eigen plek

“Weet je waar de gemiddelde universitair docent misschien nog het best mee te vergelijken is? Met een belastinginspecteur.” Als Wim Pullen, directeur van het Center for People and Buildings (CfPB), op universiteiten nieuwe werkconcepten toelicht, houdt hij docenten en onderzoekers graag een spiegel voor.

Universitaire medewerkers denken volgens hem vaak dat zij het grootste deel van hun tijd in hun kamer geconcentreerd zitten na te denken. Pullen: “Dat nadenken doen ze natuurlijk ook, maar een werkdag bestaat voor een nog groter deel uit overleggen, telefoontjes plegen, mailen en andere beslommeringen. De mix van werkzaamheden is niet héél anders dan die van een belastinginspecteur, blijkt uit onze metingen.”

Wim Pullen: “De gemaksmodus is: ik wil mijn eigen plek houden en het kan niet anders.” Foto: Kees Rutten

Niet allemaal flexen
We spreken de in Delft opgeleide onderzoeker in de kantine van het Vening Meineszgebouw van de faculteit Geowetenschappen. We willen weten hoe de universiteit zo’n 35 procent, in totaal zo’n 70.000 vierkante meter, aan kantoorruimte kan besparen. Volgens de UU is dat noodzakelijk om de eigen huisvesting betaalbaar te houden. De krimp gaat “cultureel ook enige inzet vragen”, waarschuwt de universiteit in de nieuwe plannen.

Pas over tien jaar moet de krimpdoelstelling voor de hele UU behaald zijn. Maar bij Diergeneeskunde is ze nu al aan de orde, daar wordt al volop gewerkt aan nieuwe huisvesting met minder vierkante meters. In de binnenstad willen ook Geesteswetenschappen en Rebo op korte termijn bewijzen dat al hun medewerkers in de binnenstadspanden passen en dat er dus niemand naar De Uithof hoeft te verhuizen, iets waar in de universiteitsplannen wel op werd gezinspeeld.  

Bij sommige medewerkers rees al snel een doembeeld van grootschalige kantoortuinen. Allemaal flexen in flextuinen is voor medewerkers “een absolute no-go”, blijkt uit een verslag van een discussiebijeenkomst van Geesteswetenschappen. Hoogleraar Cognitieve Psychologie Stefan van der Stigchel waarschuwt al langer dat kantoortuinen funest kunnen zijn (zie kader).

De universiteit zelf beklemtoont dat ‘kantoortuinvrees’ niet nodig is. In de plannen wordt gesproken over de introductie van ‘activiteitgerelateerd werken’ als belangrijk onderdeel van de oplossing. Medewerkers van de directie Vastgoed & Campus brengen dat concept zelf al in de praktijk. Zo zijn er zeer mobiele medewerkers die vaak onderweg zijn voor overleg en dus niet continue over een eigen plek hoeven te beschikken. Maar er zijn ook medewerkers voor wie een eigen bureau wel raadzaam is, bijvoorbeeld voor een secretariaat. Dit leidde tot een ruimtereductie van 40 procent en zou ook meer ‘ontmoeting en interactie’ hebben opgeleverd.

Pullen vindt de aversie tegen kantoortuinen terecht. “Maar de gedachte dat iedereen te alle tijden over een eigen werkplek kan beschikken, moeten we echt loslaten.” Volgens hem is ‘activiteitgerelateerd werken’ daarom een goede oplossing. “Je zult op zoek moeten gaan naar de beste condities waarin iedereen geconcentreerd zijn of haar werk kan doen. Dat geldt voor alle activiteiten die hier worden verricht.”

Aandacht voor de manier waarop de ruimte wordt ingericht en voor de kwaliteit van de materialen die daarbij worden gebruikt, is volgens Pullen van groot belang. “Het gaat hier dus om iets heel anders dan de monocultuur van de kantoortuin met wat planten en zitzakken in een hoek.”

Dramatische verhalen
Als onderzoeksdirecteur van de Rijksgebouwendienst begon Pullen aan het einde van de vorige eeuw al met experimenten om overheidsgebouwen efficiënter in te delen. Het was de tijd dat thuiswerken en deeltijdwerken voor het eerst gaten sloegen in de dagelijkse bezetting op kantoren. Maar gefundeerde kennis over hoe het anders kon, ontbrak.

Elders zag Pullen toen al de onvrede ontstaan over de grootschalige kantoortuinen die verrezen, bij verzekeraar Centraal Beheer in Apeldoorn bijvoorbeeld. “De dramatische verhalen, later ook bij verschillende ministeries, hebben een beeld doen ontstaan van: een kantoortuin? Dat nooit.”

Pullen besloot samen met de Delftse universiteit onderzoek te gaan doen naar de ideale werkomgeving. Na twintig jaar meent hij met zijn CfPB enkele gefundeerde uitspraken te kunnen doen over do’s en don’ts. Om die reden wordt hij ook geraadpleegd door onder meer de universitaire directie Vastgoed & Campus en de faculteiten Geowetenschappen en Diergeneeskunde.

Gemaksmodus
Volgens Pullen heeft de UU alvast één ding goed gedaan. Met de nieuwe huisvestingsstrategie is helder geworden dat huisvesting een prijs heeft. “Als medewerkers om zich heen kijken, geven ze meestal ook wel toe dat het gewoon heel redelijk is om de ruimtes efficiënter te gebruiken. De bezettingsgraad van universitaire gebouwen is soms maar 20 procent, dat zijn dus dure vierkante meters. En het zijn de faculteiten die dat betalen.”

Daarnaast ziet Pullen dat er duidelijke kaders gegeven worden die ruimte bieden aan faculteiten en diensten om eigen creatieve oplossingen te bedenken. “De universiteit gaat uit van 0,9 werkplek per voltijds werknemer. Dat is in feite nog steeds royaal.”

Een probleem bij een transitie, zoals de universiteit nu van plan is te maken, blijft volgens Pullen dat mensen inmiddels zoveel slechte verhalen over ‘flexwerken’ en ‘het nieuwe werken’ hebben gehoord. “De gemaksmodus is: ik wil mijn eigen plek houden en het kan niet anders.”

Geen monocultuur
Zijn advies aan faculteiten en directies is om aan te sluiten bij wat medewerkers zélf zeggen nodig te hebben en vervolgens te bedenken welke werkomgevingen met welke eigenschappen daar het best bij passen. Pas dán volgt de puzzel met vierkante meters, bureaus en de beschikbare ruimte.

“Om werkelijk productief te zijn, hebben werknemers een diversiteit aan werkplekken nodig. Dat geven zij steeds weer aan in onze enquêtes en interviews”, stelt de Delftse onderzoeker. “Er moeten plekken zijn waar je geconcentreerd kunt werken, maar ook plekken waar je kunt overleggen. De akoestiek moet daar goed zijn. Maar er zijn plekken nodig voor mensen die repetitief werk doen waarbij bijvoorbeeld best de radio aankan.”

Leidinggevenden zullen daarbij het goede voorbeeld moeten geven, vindt Pullen: “De neiging bestaat om de hiërarchie erbij te pakken en de hoogleraar vast in te tekenen voor een eigen kamer. Maar hoe vaak zit die hoogleraar achter zijn bureau?” Pullen vindt het dan ook logisch dat het Utrechtse universiteitsbestuur al heeft aangekondigd om ruimtes te gaan delen.

Maar hoe strookt die aanpak met het feit dat faculteiten en directies nu eenmaal in gebouwen zitten die ze niet gemakkelijk kunnen veranderen en die misschien helemaal niet geschikt zijn voor wat de wensen zijn. Dat is volgens Pullen een overkomelijk probleem. Als hergebruik van gebouwen mogelijk is, is dat volgens hem aan te raden. Mensen zijn vertrouwd met hun pand en het is duurzamer. Verder is het prima mogelijk om analyses te maken van wat een andere manier van werken betekent voor het ruimtegebruik in een gebouw. Zijn er misschien alleen lichte aanpassingen nodig of is een grootschalige renovatie nodig? “Wij hebben zelf bijvoorbeeld een instrumentarium waarmee je kunt rekenen aan de financiële consequenties van investeringen en de toekomstige exploitatie.”

Dat het concept soms bij voorbaat al tot scepsis kan leiden, weet Pullen maar al te goed. “De veronderstelling bij activiteitgerelateerd werken is dat iedereen dynamisch is en daar gaat werken waar condities optimaal zijn. Maar 95 procent doet dat niet. Om mensen daar toch toe te stimuleren is er behoorlijk wat dialoog nodig. Er moet bovendien wel voldoende aanbod van verschillende soort werkplekken zijn. Anders heb je echt een probleem.”

Als voorbeeld noemt Pullen het Vening Meineszgebouw waarmee de faculteit Geowetenschappen binnen de UU een pioniersfunctie vervult als het gaat om efficiënt ruimtegebruik. Eén van de afspraken daar is dat ontmoetingen met bachelorstudenten niet in dat gebouw plaatsvinden, maar elders.

Pullen: “De docent moet de student volgen, en bijvoorbeeld in het Koningsbergergebouw afspreken. Maar nu zie je toch dat er hier zaaltjes worden gereserveerd voor gesprekken met studenten. Dat was niet de bedoeling en dat moet je blijven benoemen. Anders kom je er op de lange termijn niet uit met zijn allen.”

Ook ‘piekmomenten’ kunnen problematisch zijn. Werkoverleggen vinden vaak plaats op maandag of dinsdag. Dat is lastig voor de reservering van zalen. Bovendien is er vlak voor en na dat soort bijeenkomsten een grote druk op de werkplekken. “Ook daarover zul je in overleg moeten. Is iedereen bereid een stapje terug te doen om het comfortabeler voor iedereen te maken? Moet het allemaal per se tegelijk op die dagen?”

Naïviteit
Volgens Pullen is “de “lichte naïviteit” bij veel wetenschappers de allergrootste valkuil op de weg naar een ander werkconcept.” “Zo van: o gaan we verhuizen morgen, dat wist ik niet.” Academici willen betrokken worden, maar komen niet opdagen als er inspraakbijeenkomsten zijn, merkt Pullen. “Het gevaar is dat iemand dan op de rem gaat staan als alles al beslist is.”

Maar hij is optimistisch: “Ik heb het gevoel dat ook wetenschappers steeds beter begrijpen waarom er naar de kosten van huisvesting gekeken moet worden en waarom er dan ook iets moet veranderen. Als je met elkaar bedenkt wat de verschillende belangen zijn en wat nodig is voor alle verschillende activiteiten, dan kan er toch iets zeer bruikbaars ontstaan.”