Nieuwe verlofregistratie UU levert veel frustraties op
Er is veel onduidelijkheid en ergernis over de nieuwe wijze waarop medewerkers van de Universiteit Utrecht hun verlof moeten aanvragen. Ook wordt geklaagd dat het nieuwe systeem niet minder, maar meer werk oplevert. Er wordt al gewerkt aan verbeteringen, zegt directeur Human Resources Huizenga.
Sinds januari van dit jaar moeten alle medewerkers van de Universiteit Utrecht zelf hun verlof aanvragen via Self-service HR. Het verlof wordt voor akkoord automatisch doorgemaild naar de directe leidinggevende en vervolgens geregistreerd. Klinkt best eenvoudig, maar niets bleek minder waar.
Het eerste obstakel was het invullen van het werkrooster. Want wat te doen als je vier keer negen uur werkt of onregelmatige diensten draait? Vervolgens kwam het werkrooster voor goedkeuring bij een aantal universitaire afdelingen bij de ‘verkeerde’ leidinggevende terecht.
En dan hanteerde het systeem ook nog eens termen die onbekend in de oren klinken zoals wettelijk en bovenwettelijk verlof. Waar, zo vroegen velen zich af, zijn de meegenomen verlofdagen uit 2014 gebleven en hoe administreer ik te compenseren overuren en ouderschapsverlof?
De faculteitsraad van de Bèta’s had de klachten zelfs verzameld en kwam tot een aantal problemen [pdf] dat samen bijna twee A4-tjes vulden. Het was een vrijwel volledige lijst van alle punten waar medewerkers tegen aanlopen of aanliepen bij de invoering van het digitale systeem.
Directeur Human Resources Aletta Huizenga kent deze en nog een aantal andere vragen en opmerkingen. De signalen worden zeer serieus genomen, zegt ze. “De invoering is inderdaad niet zo verlopen als we hadden gehoopt. Er is hard gewerkt om alle fouten uit het systeem te halen en het systeem te verbeteren. Op dit moment maken we even pas op de plaats. We willen het systeem goed evalueren en alle vragen inventariseren om vervolgens de meest urgente punten als eerste aan te pakken.”
Volgens Huizenga wordt er nu al hard gewerkt om nog voor de zomer enkele verbeteringen door te voeren. Maar tot die tijd zullen een aantal vragen blijven bestaan. De verschillende vragen hebben hun antwoord wel op een ander niveau, zegt de directeru. De termen wettelijk en bovenwettelijk verlof bijvoorbeeld komen voort uit de cao van Nederlandse universiteiten. Andere vragen hebben echt te maken met het nieuwe digitale systeem en de extra taken voor het wetenschappelijk personeel die daaruit voortvloeien.
De vragen met betrekking tot het digitale systeem:
Het werkrooster
De kritiek op het nieuwe systeem brak bij velen al los toen in januari het werkrooster ingevuld moest worden. Hierin moeten werknemers invullen hoeveel uur ze per dag werken en dat leidde tot vragen over werkweken van 36, 38 of 40 uur. “Dat hadden we beter moeten uitleggen”, zegt Huizenga.
In sommige gevallen bleek de naam van de leidinggevende niet te kloppen en een eenmaal ingevuld werkrooster, bleek moeilijk of niet te wijzigen. Mensen met onregelmatige of afwijkende roosters zagen zich voor een uitdaging gesteld.
De leidinggevende is mijn leidinggevende niet
Huizenga legt uit dat het verlofsysteem is gekoppeld aan SAP, het digitale systeem van de universiteit waarin staat wie waar werkt en wie welke functie heeft. Als jij je naam invult, vult SAP in wie jouw leidinggevende is. “Als jij naar een andere afdeling bent gegaan of jouw leidinggevende is vertrokken, moet dat worden veranderd in SAP. In januari bleek dus dat niet alle gegevens in SAP waren bijgewerkt, vandaar dat de koppeling met de leidinggevende niet altijd correct was. Ook hadden we een technisch probleem waardoor soms niet de juiste leidinggevende werd vermeld. Maar dat probleem konden we snel verhelpen.”
Werkrooster is het meest arbeidsintensieve gedeelte
“De meeste fouten omtrent het werkrooster zijn nu gecorrigeerd. Er zijn zo’n 6200 medewerkers, van wie zo’n 5500 hun werkrooster hebben ingevoerd. Ook voor de meeste werknemers met een onregelmatig dienstrooster zijn de werkroosters ingevoerd.”
Het invullen van het rooster is volgens Huizenga meteen ook het meest arbeidsintensieve gedeelte. “Het werkrooster hoeft in principe maar één keer te worden ingevuld en één keer te worden goedgekeurd door je leidinggevende. Als je een heel ander rooster krijgt of bijvoorbeeld een uitbreiding van je dienstverband dan moet je het rooster aanpassen. Zo niet dan heb je er vanaf nu geen omkijken meer naar.”
Ouderschapsverlof en overuren worden later in het systeem ingevoerd
Medewerkers die werken op een vrije dag zoals Koningsdag of 5 mei, overuren maken of ouderschapsverlof op willen nemen, kunnen dat nu nog niet via Self-service invoeren. “Het zijn zaken waar we nog aan werken. Toen we het systeem invoerden, hebben we gezegd dat dat gefaseerd zou gebeuren: eerst de vakantie-uren en bijzonder verlof, later de andere vormen. Medewerkers van HR voeren het ouderschapsverlof plus het gekozen rooster in en op basis daarvan wordt automatisch het nieuwe verloftegoed berekend. Over de ouderschapsverlofuren bouw je geen verlof op.”
Verhoging werkdruk leidinggevenden
Dat het systeem voor extra werk zorgt voor leidinggevenden, kan Huizenga niet ontkennen. “Zeker bij de start toen werkroosters goedgekeurd moesten worden. Maar het aantal verlofuren is afhankelijk van het werkrooster, dus een goedkeuring kan formeel alleen door een leidinggevende worden genomen.”
Als het gaat om het goedkeuren van verlof heeft HR het de leidinggevende zo gemakkelijk mogelijk proberen te maken. “Een medewerker overlegt net als vroeger met zijn leidinggevenden of verlof opnemen mogelijk is. Een leidinggevende hoeft dit verlof digitaal niet meer goed te keuren. Leidinggevenden krijgen eens in de week een verzamelmail met alle afgehandelde verlofverzoeken. Eén van de dingen die we snel zullen verbeteren is de mogelijkheid voor leidinggevenden om zelf aan te geven hoe vaak ze zo’n mail willen ontvangen. Daarnaast kijken we ook naar de mogelijkheden om de werkwijze voor het wetenschappelijke personeel aan te passen om de werklast te verminderen.”
Het digitale systeem roept vragen op die met de cao te maken hebben
Het antwoord op de vraag over het verschil tussen wettelijk- en bovenwettelijk verlof, vereist een korte inleiding. De vragen zijn volgens Huizenga terug te voeren op Europese regelgeving en de cao. Sinds 2013 zijn er nieuwe afspraken gemaakt over het verlof in CAO NU en is er geen eigen universitaire regeling meer. In de CAO NU staat dat medewerkers met hun leidinggevende onder meer afspraken moeten maken over mee te nemen verlofuren naar een volgend jaar.
Dat heeft als consequentie dat een werkgever moet zorgen voor een goede uitvoering van verlofafspraken en registratie, zegt Huizenga, vandaar dat een nieuw registratiesysteem wenselijk was. “Verlof vertegenwoordigt een bepaalde waarde, daar hoort een werkwijze bij waarin alle regelgeving is verwerkt en die voor iedereen dezelfde is.” Deze regel is onder meer belangrijk voor het inzetten van verlofuren voor een fiets of extra geld, het zogenoemde keuzemodel arbeidsvoorwaarden.
De termen wettelijk en bovenwettelijk verlof zorgen voor verwarring
De termen wettelijk en bovenwettelijk verlof komen voort uit Europese regelgeving en zijn terug te vinden in de cao van Nederlandse universiteiten van 2013, zegt Huizenga. “Daarin wordt gesproken over het opnemen van tenminste vier keer de arbeidsduur per week – het wettelijke verlof – in het jaar dat die vakantiedagen zijn toegekend. De andere uren zoals de leeftijdsuren heten bovenwettelijk verlof. Daarnaast heb je nog de categorie ‘meegenomen verlof’.”
Het jaar 2013 was voor de UU een overgangsjaar en in 2014 werden de veranderde regels uitgevoerd. “Daar hebben we in 2013 wel over gecommuniceerd, maar daar zijn nog vragen over blijven bestaan die nu naar voren komen.”
De nieuwe regels omtrent het opmaken en meenemen van verlof
Huizenga legt uit: “Volgens de regels die sinds januari 2014 gelden moeten medewerkers eerst het wettelijk verlof opmaken. Vandaar dat aangevraagde uren eerst van dat tegoed worden afgeschreven. Daarna worden pas de uren afgeschreven die je hebt meegenomen uit 2014 en daarna pas van het nieuwe bovenwettelijk verlof.”
Over de meegenomen uren van 2014 worden afspraken gemaakt met de leidinggevende en die moeten in principe worden opgemaakt in 2015, zegt ze. Hoewel andere afspraken over gemaakt kunnen worden met de leidinggevende.
Voor 2015 stond al in de cao dat medewerkers het verlof voor dit jaar ook dit jaar opmaken, zegt Huizenga. In overleg mag je uren van het bovenwettelijk verlof meenemen naar 2016 maar dan moet duidelijk zijn wanneer je die dagen opneemt en daar afspraken over maken. Neem je je wettelijke verlofuren niet (volledig) op, dan mag je leidinggevende je met vakantie sturen.
We hadden beter moeten communiceren, nu komt er extra informatie
Met de kennis van nu? Ja dan hadden we beter gecommuniceerd hoe de afspraken over het verlof in de cao staan en hoe dat uitwerkt in de verlofregistratie, zegt Huizenga. Daarom komt Human Resources binnenkort met meer informatie en met aanpassingen voor de werkwijze voor het wetenschappelijk personeel.
“Maar ik wil het idee wegnemen alsof we lukraak voor een systeem hebben gekozen. Een vergelijkbare digitale registratie via Self-service werkt naar tevredenheid bij het UMC Utrecht. Daarnaast zijn er in de voorbereiding workshops geweest met onder meer leidinggevenden om naar de inrichting van de verlofregistratie te kijken. Het kost tijd om Self-service HR te implementeren in zo’n grote organisatie en we kunnen ook zeker nog het een en ander verbeteren. En geloof me, we werken er hard aan.”
Hoeveel uren telt een werkweek aan de UU?
Naar aanleiding van de digitalisering van de verlofaanvragen, zijn er meer vragen gerezen die door HR als meer bekend werden verondersteld. Een voorbeeld daarvan is het aantal daadwerkelijk gewerkte uren in combinatie met het aantal verlofuren.
“Het zijn zaken die je krijgt uitgelegd als je net in dienst bent gekomen van de universiteit, maar medewerkers zijn er daarna niet meer mee bezig en vragen zich nu af hoe het ook alweer zit met die uren.”
Een voorbeeld:
Een fulltime baan aan de UU is 38 uur. Op basis van de cao kun je kiezen of je fulltime werkweek bestaat uit 36, 38 of 40 uur. Veel mensen verkiezen 40 uur. De twee uur extra krijgen ze niet uitbetaald: ze krijgen er bovenwettelijke verlofuren voor terug.
Wie een contract heeft van 80 procent werkt meestal 32 uur, maar 80 procent van 38 is 30,4 uur. Ook zij krijgen de meer gewerkte uren terug in verlofuren. Dat is nu via het werkrooster in de verlofregistratie geregeld zegt directeur Aletta Huizenga van HR.
“Achteraf gezien hadden we meer moeten uitleggen hoe werkuren worden berekend, wat flexibele werkduur is en wat dat inhoudt voor het aantal bovenwettelijke verlofuren.”