Promoveren: een van de mooiste én duurste dagen uit je leven

Promoveren is een dure aangelegenheid voor promovendi. Aan de drukkosten van het proefschrift en aan de promotieceremonie kan een promovendus duizenden euro’s kwijt zijn. 

Het is een van de mooiste dagen uit het leven van een wetenschapper: de dag van de promotieplechtigheid. Na vier jaar ploeteren treedt hij of zij toe tot het gezelschap slimmeriken dat zich voor het leven doctor mag noemen.

Het is ook een van de duurste dagen uit het leven van doctoren. Het Promovendi Netwerk Nederland meldt op zijn site dat het niet ongebruikelijk is dat een promovendus 4000 euro kwijt is aan de afronding van het proefschrift en de promotieplechtigheid. Maakt de promovendus het echt bont (feest op locatie en luxueus diner) dan is hij of zij al snel het dubbele kwijt.

Proefschrift drukken kost duizenden euro's
Grootste kostenpost is het drukken van het proefschrift. Dat gaat tussen de 2000 en 3500 euro kosten, schat het Promovendi Netwerk Nederland. Gelukkig voor promovendi zijn er meestal potjes waaruit een deel van drukkosten betaald kan worden. De omvang van die potjes verschilt per project en departement. 

Strikt gezien hoeven er maar een paar exemplaren van het proefschrift gedrukt te worden. Namelijk voor de leden van de leescommissie, die het proefschrift beoordelen en voor de universiteitsbibliotheek, die een exemplaar in de collectie opneemt.  

Maar het gros van de promovendi kiest voor een grotere oplage. “Je proefschrift is als een visitekaartje dat je aan vakgenoten geeft”, vertelt Wouter Marra, die naar verwachting begin 2015 promoveert op zijn onderzoek naar water op Mars en al anderhalf jaar columns schrijft voor DUB. “Het is goed voor je carrière als je je proefschrift de hele wereld overstuurt." 

Bij Marra’s departement (Fysische Geografie) krijgen promovendi altijd een gedeeltelijke vergoeding voor de drukkosten. Soms is er een potje binnen het budget van een onderzoeksproject, en als dat er niet is dan krijgen promovendi 1000 euro van het departement.

Marra: “Ik ben blij dat er altijd een vergoeding is, maar ik vind het principieel beter als alles betaald wordt. Bij het publiceren in tijdschriften moet je soms een author fee betalen, om de kosten van publiceren te dekken. Die kosten worden geheel vergoed. Waarom gebeurt dat niet bij drukkosten?”

Sponsoring mag onder voorwaarden
Om de drukkosten verder binnen de perken te houden kan een promovendus een sponsor zoeken. In ruil voor naamsvermelding wil een bedrijf nog wel eens de drukkosten deels of geheel voor zijn rekening nemen. 

Hoewel in het promotiereglement staat dat reclame in proefschriften verboden is, is sponsoring wel mogelijk in Utrecht, vertelt Paulien van der Veer. Zij is als pedel begeleider van de promotieceremonies en ziet jaarlijks honderden proefschriften voorbijkomen. “Sponsoren mogen in geschreven vorm bedankt worden, op de achterzijde van het titelblad, in het colofon of in het dankwoord. Logo’s van sponsoren zijn niet toegestaan."

Een promovendus die het drukken zelf betaalt, kan zijn of haar kosten voor promotie van de belasting aftrekken als scholingskosten. Ook eventuele kledingkosten (voor promovendus én zijn twee paranimfen) zijn belastingaftrekbaar. 

Borrelen en dineren op kosten van de promovendus
Na het behalen van de doctorsgraad moet er natuurlijk getoast worden. Eerst een drankje bij de receptie in het Academiegebouw. Dan dineren met vrienden, familie, promotoren en wellicht ook de opponenten en de leden van de leescommissie. En vervolgens een feestje in een van de werfkelders aan de Oudegracht.

Voor dit onderdeel van de promotie draait de kersverse doctor helemaal zelf op. De promovendus kan de borrel sober houden, of alleen met zijn vrienden gaan dineren, maar dat is niet slim als je een wetenschappelijke carrière nastreeft. Marra: “Een diner met je promotoren en de leden van de leescommissie is goed voor je netwerk."    

Het Promovendi Netwerk Nederland schat de kosten van een receptie op 350 tot 700 euro. Voor dineren moet je zo’n 30 euro de man rekenen. Een feest op locatie is nog het duurst: tussen de 1200 en 4500 euro.

De Universiteit Utrecht biedt de promovendi een receptiezaal in het Academiegebouw kosteloos aan. Voor de drankjes en hapjes moeten ze wel betalen. Het is aan promovendi hoe uitgebreid de receptie is, zegt pedel Paulien van der Veer. “Ze kunnen kiezen voor alleen koffie en thee of een drankje, maar er is mogelijkheid voor een uitgebreide receptie, een high tea of een lunch/diner.”

Sommige promovendi kiezen ervoor de dag van de promotie professioneel vast te laten leggen door door een fotograaf. Een mooie ervaring, maar ook een extra kostenpost.