Reorganisatie ICT-dienst moet innovatie verbeteren

De ict-diensten van de universiteit zijn te weinig klantgericht en onvoldoende gericht op innovatie. Dat zijn de voornaamste redenen om de dienst Informatiemanagement & ICT-dienstverlening te reorganiseren. Naar verwachting zal in juni voor ongeveer 15 voltijdse plaatsen geen plaats meer zijn omdat ze niet passen in de organisatie.

Voor de medewerkers van I&I breekt een periode van onzekerheid aan. Er werken zo’n 120 medewerkers, verdeeld in 111fte. Tijdens de reorganisatie moeten zij allemaal afwachten of ze in de nieuwe structuur een plaats krijgen. Ze kunnen aangeven welke functies ze ambiëren. Directeur Carolien Besselink verwacht dat negen op de tien mensen een plek zullen vinden. Voor naar verwachting minder dan 15fte zal het moeilijk worden. Zij verliezen hun functie en de universiteit zal hen zo goed mogelijk begeleiden naar een werkplek binnen of buiten de universiteit.

Geen bezuinigingsdoel
De reorganisatie heeft geen bezuinigingsdoel. Het is vooral gericht om de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen. Dus als er mensen wegmoeten, kunnen er andere voor in de plaats komen. Bij de plaatsing van de mensen zal eerst gekeken worden of er een vergelijkbare functie is voor de medewerker,  als er geen passende functie is, dan gelden de regels van de reorganisatiecode. Dat wil zeggen dat mensen die het langst werken de meeste rechten hebben. In juni moet de nieuwe organisatie een feit zijn. In juni moet de nieuwe organisatie een feit zijn. Bij deze reorganisatie gaat het volgens Besselink in de eerste plaats om professionalisering en betreft het alleen de directie I&I. Ze verwacht dat binnen de nieuwe organisatie de samenwerking met faculteiten zal verbeteren.   

Meer innovatie
“In de ict kun je eigenlijk niet stilstaan. Je moet de ontwikkelingen op de voet blijven volgen en toegankelijk maken voor de gebruikers. Dat gebeurt nu onvoldoende. We zijn teveel bezig met het beheer en als er geïnnoveerd moet worden dan besteden we dat uit,” licht Carolien Besselink de plannen toe. Ze is deze zomer aangenomen als directeur van de dienst Informatiemanagement en ICT dienstverlening. Ze is geschrokken van de manier van werken van deze dienst. “Ik heb 25 jaar in het ICT-werk gezeten. Als ik mijn ervaringen vergelijk met hier, dan is onze werkwijze onvoldoende klantgericht en is ons werk te weinig professioneel. Als iemand niet kan inloggen bij zijn onderzoeksgegevens of zijn tentamencijfers kan komen, is dat niet ‘hun’ probleem, maar heel vervelend en dat moeten we zo snel mogelijk oplossen.”

Volgens Besselink komen de huidige problemen voor een belangrijk deel voort uit de manier waarop de dienst is georganiseerd.  De organisatiestructuur is gecompliceerd en medewerkers van faculteiten of andere diensten weten vaak niet waar ze met welke vraag moeten zijn. Er is volgens haar te weinig oog voor innovatie. De reorganisatie van de universitaire bestuursdienst in 2009 had tot doel beheer en beleid bij elkaar te brengen, maar volgens Besselink is dat bij haar dienst niet van de grond gekomen. “In de reorganisatie willen we nieuwe afdelingen creëren waarbij beheer en innovatie hand in hand gaan. Zo kun je veel beter up-to-date blijven.”

Drie speerpunten
Als het gaat om innovatie ziet Besselink drie speerpunten. Ze wil veel investeren in ict en onderwijs. “Ik denk aan weblectures en digitaal toetsen, maar ik wil ook samen met de dienst Onderwijs en onderzoek werken aan een visie voor het toepassen van nieuwe technologieën voor het onderwijs zoals het gebruik van IT-games.” Op de tweede plaats moet het (draadloze) netwerk verbeterd worden. En tenslotte wil ze een modernere visie op de werk- en studieplekken. “De universitaire gemeenschap heeft behoefte aan meer keuzemogelijkheden als het gaat om ICT. Je ziet ook dat mensen vaker werken met eigen meegebrachte apparatuur, maar dat is wel een gevaar voor de veiligheid van het netwerk. We moeten nadenken hoe we dat goed kunnen regelen.”

Betere communicatie
Besselink constateert dat er de afgelopen jaren wel progressie gemaakt is. Het netwerk is verbeterd, de e-mail is gestandaardiseerd en het leveren van standaarddiensten gaat goed. Bovendien wordt er beter gecommuniceerd bij storingen. Er is meer inzicht in de kosten en er is één universitair investeringsprogramma ict. Met de reorganisatie hoopt ze nog een grotere slag te slaan.

Ondanks de onzekerheid, lijkt het personeel positief over de voorstellen. Er klonk bij de presentatie op maandagochtend zelfs een applausje. “Dit had al veel eerder moeten gebeuren”, klinkt het mompelend in de gang van de tweede verdieping van het bestuursgebouw. Maar voor veel medewerkers breekt wel een periode van wachten aan en dat is nooit leuk.  Renée Peree, voorzitter van de dienstraad, zegt dat de dienstraad in de gaten zal houden of de reorganisatie verloopt volgens de universitaire afspraken over reorganisaties. De dienstraad zal advies geven over het conceptreorganisatieplan en gevraagd worden om instemming op het uitvoeringsplan.