UU introduceert ombudspersonen voor personeel én voor studenten

Het UU-bestuur heeft besloten om de twee huidige vertrouwenspersonen voor personele aangelegenheden voortaan ombudspersonen te noemen. De grootste verandering is dat de ombudspersonen meer mogelijkheden krijgen om onderzoeken uit te voeren als er aanwijzingen zijn van structurele misstanden die de arbeidsverhoudingen schaden. Dat schrijft het UU-bestuur in een nota die kort voor de zomer naar de universiteitsraad werd gestuurd.

Met de benoeming van de ombudspersonen voldoet de universiteit aan een cao-afspraak met de vakbonden. Daarin stond dat alle universiteiten per 1 juli 2021 een “ombudsfunctie” voor medewerkers moesten hebben. Die afspraak was een gevolg van zorgwekkende geluiden over een sociaal onveilig klimaat binnen universiteiten, zoals die onder meer naar voren kwamen uit een onderzoek van de vakbonden FNV en Vawo.

Onderzoek bij structurele misstanden
De universiteiten en bonden stelden samen enkele uitgangspunten op voor de werkzaamheden die nieuwe onafhankelijke en objectieve ombudspersonen moeten verrichten. Zo kunnen zij ongewenste ontwikkelingen binnen universiteiten signaleren en daarover gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen. Daarnaast kunnen ze ervoor zorgen dat er bemiddeld wordt in een individuele casus en zo nodig verder onderzoek uitvoeren.

In Utrecht behoorde dit in grote lijnen tot het takenpakket van de twee vertrouwenspersonen voor personele aangelegenheden, zo schrijft het UU-bestuur. Vandaar dat een naamswijziging volgens het UU-bestuur voor de hand ligt. De twee ombudspersonen krijgen daarbij een grotere bevoegdheid dan ze als vertrouwenspersonen hadden om onderzoeken te laten verrichten als er sprake lijkt van structurele misstanden of een negatieve trend.

Bevorderen van veilig leerklimaat
De twee nieuwe ombudspersonen richten zich op allerlei verschillende personele aangelegenheden die medewerkers aangaan, niet alleen op kwesties rondom ongewenst gedrag. Daarnaast moet er een aparte ombudspersoon voor studenten komen, zo vindt het UU-bestuur. Deze ombudspersoon voor studenten richt zich wél in het bijzonder op zaken die te maken hebben met een onveilige leeromgeving en mag bijvoorbeeld niet kijken naar klachten over het onderwijs. Daarvoor zijn er al andere mogelijkheden.

Studenten kunnen bovendien niet direct naar deze ombudspersoon stappen, ze moeten hun klacht eerst binnen hun faculteit uiten. Het UU-bestuur denkt aan een aanstelling voor de nieuwe ombudspersoon voor studenten van twee tot drie dagen per week, eventueel te verdelen onder twee personen.

Vermeende zwijgcultuur
In de nota zegt het UU-bestuur te streven naar een systeem dat een veilig werk- en studeerklimaat stimuleert. De afgelopen maanden vonden binnen de universiteit heftige discussies plaats over de gebrekkige afhandeling van klachten over ongewenst gedrag en de vermeende zwijgcultuur binnen de UU.

De aanleiding was een zaak van een hoogleraar die moest vertrekken na te zijn beschuldigd van seksuele intimidatie. Studenten kwamen in actie voor betere procedures. Ook werd in een extern adviesrapport aangedrongen op meer transparantie in de klachtenafhandeling

Hoewel het aantal klachten de afgelopen jaren beperkt was, sprak het UU-bestuur de verwachting uit dat de universiteit vaker te maken zal krijgen met complexe zaken rondom seksuele intimidatie, discriminatie en pesterijen. De laatste medewerkersmonitor gaf wat dat betreft opnieuw aanleiding tot zorgen.

Partijdige rol
Medewerkers en studenten die meldingen willen doen over ongewenst gedrag, zullen overigens ook in de nieuwe situatie in eerste instantie te maken blijven krijgen met een van de twee universitaire vertrouwenspersonen ongewenst gedrag. Die functie blijft in tegenstelling tot die van vertrouwenspersoon voor personele aangelegenheden wel bestaan. De invulling van de rol van de vertrouwenspersonen voor ongewenst gedrag gaat wel veranderen.

Deze vertrouwenspersonen waren tot dusver gewend om melders te adviseren en daarna te bemiddelen en op zoek te gaan naar oplossingen. In de nieuwe opzet krijgen de vertrouwenspersonen de opdracht veel meer de zijde van een van de partijen in een conflict te kiezen.

De vertrouwenspersonen voor ongewenst gedrag kunnen verder bij de ombudspersonen aangeven welke trends of misstanden zij signaleren die mogelijk verder onderzoek rechtvaardigen. Ook worden ze nu verantwoordelijk voor de nazorg aan melders en personen die beschuldigd zijn.

Universiteitsbreed loket
In de laatste vergadering met de Universiteitsraad voor de zomer zei rector Henk Kummeling er vooral voor te willen zorgen dat alle studenten en medewerkers weten waar ze met hun klachten terecht kunnen en wat ze van de verschillende functionarissen kunnen verwachten. Buiten de ombudspersonen en vertrouwenspersonen zijn er meer UU-medewerkers op facultair en centraal niveau die hulp kunnen bieden bij problemen.

Daarom staat in de nota ook dat een universiteitsbreed “loket” wordt ingericht dat zowel medewerkers, studenten als leidinggevenden snel en adequaat kan doorverwijzen. Goede informatie hierover op intranet en internet is hierbij van het grootste belang, maar studenten en medewerkers moeten ook een loketmedewerker kunnen bezoeken. Deze zou bovendien de vertrouwenspersonen en ombudspersonen ondersteuning kunnen bieden, bijvoorbeeld bij het verzamelen en inventariseren van klachten.

Ergernis over geringe betrokkenheid
In de U-raadsvergadering zeiden zowel studenten als medewerkers blij te zijn met de instelling van ombudspersonen die zelfstandig onderzoek mogen verrichten. Veel minder te spreken waren zij over het late moment van aanleveren van de nota én over de minimale betrokkenheid van de raadsleden bij de totstandkoming daarvan.

De ergernis was vooral zo groot omdat de personeelsgeleding in de U-raad al jarenlang de aanstelling van een ombudspersoon bepleit. Bovendien had het UU-bestuur in eerdere discussies beloofd de raad nauw te betrekken bij vervolgstappen. Studentlid Tom Buster, tevens lid van de Taskforce Ongewenst Gedrag: “Zo kunnen we geen kwalitatief goede medezeggenschap bieden.”

Volgens rector Kummeling had het uitblijven van informatie vooral te maken met het feit dat het overleg over de ombudspersoon personeel vanwege de cao-afspraak in eerste instantie gevoerd moest worden met de vakbonden in het Lokaal Overleg. Daar lag de medezeggenschap. Bij de ombudspersoon voor studenten had de U-raad wel instemmingsrecht. Maar de keuze voor een zelfstandige ombudspersoon voor studenten was pas op een zeer laat moment gemaakt, waardoor overleg achterwege was gebleven.

Anoniem melden omstreden
Raadslid Tom Buster kon niet anders dan instemmen met de ombudspersoon voor studenten waarom hij zelf had gevraagd. Zeker niet toen Kummeling de verzekering had gegeven dat de nieuwe ombudspersoon voor studenten niet van start zal gaan zonder dat met de studenten in de raad de werkwijze “geheel is ingeregeld”.

Een van de heikele kwesties die in de toekomst nog aan bod zullen komen is de invoering van ‘anoniem melden’, zo bleek tijdens de vergadering. Verschillende U-raadsleden bepleitten dit omdat studenten nu zeer terughoudend zijn met het melden van ongewenst gedrag van docenten. Ook zouden meldingen vroegtijdig gedeeld moeten worden. Het UU-bestuur wil wel meedenken over manieren om melden laagdrempeliger te maken, maar ziet ook het gevaar van onterechte klachten en al te grote openheid over meldingen.

De nieuwe werkwijze geldt voorlopig voor de komende twee jaar en zal in de zomer van 2023 geëvalueerd worden. Het UU-bestuur wil de komende twee jaar onderzoeken of de ombudsfunctie ook gedeeld kan worden met de twee partneruniversiteiten in Eindhoven en Wageningen. Dit zou mogelijk kunnen bijdragen aan een nog onafhankelijkere en stabielere positie van de ombudspersonen.