Van student naar zzp’er in 10 stappen

Even inschrijven bij de Kamer van Koophandel en je pensioen en verzekeringen regelen. Dat is alles, dacht ik toen ik na afstuderen officieel aan de slag wilde gaan als zelfstandig journalist. Nou, mooi niet. Een eigen bedrijf opzetten, vraagt een goede voorbereiding. Daarom tien starterstips.

Tip 1. Kies of je alleen of met meer een bedrijf wilt beginnen
Een eigen bedrijf opzetten begint natuurlijk met googlen. Op ‘eigen bedrijf’, ‘zzp’ of ‘freelancer’. Betekenen die termen hetzelfde? Ja, allemaal staan ze voor kleine ondernemers, maar er zijn uitzonderingen, zegt ondernemersplein: een freelancer is altijd een zzp’er, maar andersom niet.
Via diezelfde site leer ik dat elke ondernemer zich moet inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Ik bel met de KvK. Een vriendelijke dame vertelt me dat wie alleen een zaak begint, kiest voor een eenmanszaak, de meest gekozen rechtsvorm van het moment. Wie met partners werkt, kan kiezen voor een Besloten Vennootschap (BV), een Vennootschap onder Firma (VOF) of een maatschap.
Ik wil een eenmanszaak. Door me in te schrijven bij de KvK is krijg ik fiscale voordelen zoals een startersaftrek, zelfstandigenaftrek, kleineondernemingsregeling.

Tip 2. Naar de Kamer van Koophandel
Online maak ik een afspraak bij het dichtstbijzijnde kantoor. In mijn bevestigingsmail zit een lijst met vragen waar ik niet eerder over nadacht. Wat is mijn verwachte omzet? Hoeveel opdrachtgevers krijg ik? Hoeveel uren ga ik in mijn bedrijf investeren?
Het bestuderen en beantwoorden kost me zeker een dag. Absolute breinbreker is de vraag: wat is uw bedrijfsnaam? Weer Google. Want ja, wat is wijsheid? Steeds hetzelfde antwoord volgt. Niet te lang, niet te cryptisch, maar duidelijk. En: check of de naam al bestaat in het Handelsregister.
Dan op naar de KvK met paspoort, 50 euro voor de inschrijfkosten en een ingevulde vragenlijst. Wanneer ik dat nog even dubbelcheck, zie ik per toeval op ZZP Nederland een klein zinnetje: vergeet tijdens het gesprek niet om de non-mailing-indicator aan te zetten. De wat? Nou, dat is dus een soort bel-me-niet-register. Bedrijven vallen je dan niet lastig met allerlei aanbiedingen. Dat is het eerste wat ik aangeef bij mijn inschrijvingsgesprek waar ze alle vragen van het toegestuurde formulier nog eens met me doornemen.
Met een KvK-nummer in de hand sta ik na een kwartier weer buiten. Nu wordt het serieus!

Tip 3. Zorg voor een goede administratie
Net als ik denk alles geregeld te hebben, krijg ik bij de KvK folders mee. Van de Belastingdienst. ‘Wilt u meer weten over belastingaangiftes, facturen opstellen en administratie eisen? Kom daar naar onze seminar goede start!’
Ik ga. Tijdens het seminar wordt duidelijk dat een goede administratie essentieel is voor het goed functioneren van mijn bedrijf. Zo niet dan gaan startersvoordelen en aftrekposten aan m’n neus voorbij, boetes kunnen hoog oplopen.
Aan welke eisen moet die administratie voldoen? Registreer alles, zo blijkt. Alle bedrijfswinst en alle kosten. Van visitekaartjes, vakliteratuur, netwerklunches tot fietsritjes naar je werk (0,19 cent per kilometer). Alle bonnetjes moeten bewaard worden en genummerd zijn.
Maar ook het aantal uren dat ik werk voor mijn bedrijf, moet ik administreren. Als ik in aanmerking wil komen voor bepaalde belastingvoordelen, moet ik minimaal 1225 uur per jaar werken aan mijn bedrijf. Daaronder vallen bijvoorbeeld klantenwerving, boekhouding, reizen, netwerkbijeenkomsten, maar ook het schoonhouden van je werkruimte en bel – of mailcontact.

Tip 4. Factuur, offerte en algemene voorwaarden opstellen
Dan facturen. Dat is nodig nadat je een offerte en algemene voorwaarden opstuurt aan je opdrachtgevers, zegt de voorlichter op de seminar. Wat zijn dat? Tijdens koffie met mijn hulplijn - een collega-freelancer - wordt het helder. Met die documenten kom je nooit voor vervelende verassingen te staan, zegt hij. Denk aan opdrachtgevers die niet betalen. Of aan ziekte: je bent met een opdracht bezig en kan een afspraak niet nakomen omdat je ziek bent. In de algemene voorwaarden staat dan wat de afspraak is. Goed punt, maar hoe stel ik die op? Ik ben toch geen jurist?
No worry, zegt mijn collega. Overal vind je voorbeeldexemplaren, met eisen. Het opstellen van de algemene voorwaarden is een tijdrovende klus en vraagt geduld. Maar als het karwei af is, voelt mijn bedrijf een stuk zekerder en professioneler. Via de KvK en beroepsverenigingen vind ik algemene voorwaarden die ik letterlijk kan overnemen, waarbij ik wel even goed oplet wat van toepassing is op mijn onderneming.

Tip 5. Doe op tijd de juiste belastingaangiftes
Twee weken na mijn KvK-inschrijving valt een blauwe envelop op mijn deurmat. Oh nee, nu al problemen met de Belastingdienst? Nee hoor, het is een BTW-nummer van mijn bedrijf. Die heb ik nodig voor de belastingaangifte, staat er. Lichte rillingen bij dat woord. Maar het valt mee. Echt! In die brief staat dat ik vanaf nu elk kwartaal BTW-aangifte - ook omzetbelasting genoemd - moet doen. En, vergeet u niet uw jaarlijkse inkomstenbelasting?
Nee, dat wil ik zeker niet vergeten. Daarom maak ik dankbaar gebruik van de sms-alerts van de Belastingdienst. Vijf dagen voor het einde van de aangiftetermijn krijg ik een berichtje. Aanvragen kan via smsalert@belastingdienst.nl.
Maar, denk ik, ik heb nog helemaal geen inkomsten. Dan hoef ik vast niets op te geven. Van de Belastingdienst leer ik dat ik altijd aangifte moet doen, ook als er geen inkomsten zijn. Bij vraag 1 ‘Heeft u winst gemaakt?’ vul ik nee in. Ondertekenen en klaar. Te laat of geen aangifte doen betekent boetes.

Tip 6. Zakelijke rekening openen of niet?
Ondanks mijn non-mailing-indicator krijg ik toch een paar commerciële aanbiedingen. Banken bijvoorbeeld mogen toch je bedrijfsgegevens gebruiken. Dat is niet altijd erg, het kan handig uitpakken. Zo schrijft mijn bank: open bij ons uw zakelijke rekening!
Moet dat? Vraag ik aan mijn bankadviseur. Verplicht is het niet, zegt hij. Zelf vind ik een zakelijke rekening er wel professioneel uitzien, want het staat op je bedrijfsnaam. Opdrachtgevers krijgen een factuur met je zakelijke gegevens. Dat oogt een stuk beter dan je voor – en achternaam en je privérekening.
Ik wil er dus wel één. Op zoek naar de goedkoopste bank. Een zakelijke rekening is gemiddeld twee keer zo duur als een privérekening, tussen de 7 en 12 euro per maand. Ik kies en open een rekening. Op het moment dat ik voor het eerst mijn rekening inzie, valt meteen op: dit is heel overzichtelijk. Zakelijk en privé zijn netjes gescheiden. Nog een voordeel dus.

Tip 7. Ondernemersonderwijs volgen aan de UU, workshop op Carrièredag
Zelf ben ik even uitgestudeerd, maar voor andere mensen misschien nuttig: ondernemersonderwijs. De UU biedt veel ondernemersonderwijs, Voor bachelorstudenten is er het vak Essentials of Business and Entrepreneurship en de minor Entrepeneurship. Voor alfa – en gammastudenten is er bijvoorbeeld een minor Sociaal Ondernemerschap en voor bèta- en geneeskundestudenten Entrepreneurship in Life Sciences and Health.
Ook in de masterfase zijn er mogelijkheden je ondernemerskennis uit te breiden. Voor bèta-studenten is er het masterprogramma Science and Business Management, waar je onder andere via een stage kan werken aan je eigen bedrijf. Ook in de geomaster Sustainable Business and Innovation zit veel ondernemersonderwijs. Alle master – en PhD studenten, jonge alumni en startende ondernemers die geen ondernemerschap in hun opleiding hebben kunnen de Utrecht University Business Course volgen of de Winterschool Entrepeneurship.
Naast onderwijs besteedt de UU veel aandacht aan verenigingen voor startende ondernemers, zoals UtrechtInc. Zij begeleiden afgestudeerde starters gratis in het opzetten van hun bedrijf. UU- en HU studenten kunnen hiervoor terecht bij diens kleine zusje StudentsInc dat tijdens de Carrièredag op donderdag 5 februari een workshop geeft. Dan is er nog het Utrecht Center for Entrepeneurship, met vele connecties in de ondernemerswereld, ook buiten Utrecht. Tot slot kun je je aansluiten bij organisaties met ondernemende studenten, zoals Enactus en Kairos Society Nederland. Keuze genoeg dus!

Tip 8. Verkoop jezelf en maak reclame
Het is tijd om opdrachtgevers te zoeken. Het laten ontwerpen en maken van een website, logo en visitekaartjes blijkt ver boven mijn budget te liggen. Kosten: tussen de 300 en 800 euro. Dan maar zelf sleutelen. Websites als Wordpress, Jimdo of Webs bieden gratis programma’s aan waar ik zonder ICT-kennis binnen een week mijn eigen site tevoorschijn tover. Volgende stap: visitekaartjes. Talloze webshops bieden voor minder dan een tientje honderd visitekaartjes aan. Maar ik wil iets meer uitgeven en een exclusiever design: 40 euro voor 150 kaartjes. Wel wat duurder, maar goede kwaliteit.

Tip 9. Regel je verzekeringen
Ouders, vrienden en collega’s waarschuwen me: als zzp’er wordt je niet doorbetaald als je ziek of arbeidsongeschikt wordt. Ziektekostenverzekeringen voor zzp’ers blijken onbetaalbaar. Ik overweeg het Broodfonds, waar een vriendin van mij bij is aangesloten. Zo’n twintig tot vijftig ondernemers zetten maandelijks een bedrag opzij. Wanneer je ziek wordt, kun je een beroep doen op dit gezamenlijke kapitaal. Maar omdat ik dat nog wat spannend vind, kies ik ervoor om te sparen.
Noodzakelijk is rechtsbijstand –vaak inbegrepen bij lidmaatschap beroepsverenigingen - en een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Want als ik koffie mors over de laptop van een klant, moet ik wel verzekerd zijn. De kosten vallen mee: tussen de 5 en 10 euro per maand. Via mijn bank sluit ik deze verzekeringen af.

Tip 10. Bouw pensioen op (ja, nu al!)
Ook zeiden mijn dierbaren: zelfstandigen bouwen geen pensioen op. Wil je rondkomen op je oudedag, is wat extra's wel fijn. Een AOW-uitkering is nu 1057 per maand, lees ik. Collega’s zijn hier mijn bron: hoe doen zij het? Veel mensen sparen. Alternatieven zijn de lijfrenteverzekering (prijzig!), banksparen en het dit jaar geïntroduceerde ZZP Pensioen. Ik begin maar met sparen.

Achtergrond

on 03/02/2015

Tip 1. Kies of je alleen of met meer een bedrijf wilt beginnen

Een eigen bedrijf opzetten begint natuurlijk met googlen. Op ‘eigen bedrijf’, ‘zzp’ of ‘freelancer’. Betekenen die termen hetzelfde? Ja, allemaal staan ze voor kleine ondernemers, maar er zijn uitzonderingen, zegt ondernemersplein: een freelancer is altijd een zzp’er, maar andersom niet.

Via diezelfde site leer ik dat elke ondernemer zich moet inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Ik bel met de KvK. Een vriendelijke dame vertelt me dat wie alleen een zaak begint, kiest voor een eenmanszaak, de meest gekozen rechtsvorm van het moment. Wie met partners werkt, kan kiezen voor een Besloten Vennootschap (BV), een Vennootschap onder Firma (VOF) of een maatschap.

Ik wil een eenmanszaak. Door me in te schrijven bij de KvK is krijg ik fiscale voordelen zoals een startersaftrek, zelfstandigenaftrek, kleineondernemingsregeling.

Tip 2. Naar de Kamer van Koophandel

Online maak ik een afspraak bij het dichtstbijzijnde kantoor. In mijn bevestigingsmail zit een lijst met vragen waar ik niet eerder over nadacht. Wat is mijn verwachte omzet? Hoeveel opdrachtgevers krijg ik? Hoeveel uren ga ik in mijn bedrijf investeren?

Het bestuderen en beantwoorden kost me zeker een dag. Absolute breinbreker is de vraag: wat is uw bedrijfsnaam? Weer Google. Want ja, wat is wijsheid? Steeds hetzelfde antwoord volgt. Niet te lang, niet te cryptisch, maar duidelijk. En: check of de naam al bestaat in het Handelsregister.

Dan op naar de KvK met paspoort, 50 euro voor de inschrijfkosten en een ingevulde vragenlijst. Wanneer ik dat nog even dubbelcheck, zie ik per toeval op ZZP Nederland een klein zinnetje: vergeet tijdens het gesprek niet om de non-mailing-indicator aan te zetten. De wat? Nou, dat is dus een soort bel-me-niet-register. Bedrijven vallen je dan niet lastig met allerlei aanbiedingen. Dat is het eerste wat ik aangeef bij mijn inschrijvingsgesprek waar ze alle vragen van het toegestuurde formulier nog eens met me doornemen.

Met een KvK-nummer in de hand sta ik na een kwartier weer buiten. Nu wordt het serieus!

Tip 3. Zorg voor een goede administratie

Net als ik denk alles geregeld te hebben, krijg ik bij de KvK folders mee. Van de Belastingdienst. ‘Wilt u meer weten over belastingaangiftes, facturen opstellen en administratie eisen? Kom daar naar onze seminar goede start!’

Ik ga. Tijdens het seminar wordt duidelijk dat een goede administratie essentieel is voor het goed functioneren van mijn bedrijf. Zo niet dan gaan startersvoordelen en aftrekposten aan m’n neus voorbij, boetes kunnen hoog oplopen.

Aan welke eisen moet die administratie voldoen? Registreer alles, zo blijkt. Alle bedrijfswinst en alle kosten. Van visitekaartjes, vakliteratuur, netwerklunches tot fietsritjes naar je werk (0,19 cent per kilometer). Alle bonnetjes moeten bewaard worden en genummerd zijn.

Maar ook het aantal uren dat ik werk voor mijn bedrijf, moet ik administreren. Als ik in aanmerking wil komen voor bepaalde belastingvoordelen, moet ik minimaal 1225 uur per jaar werken aan mijn bedrijf. Daaronder vallen bijvoorbeeld klantenwerving, boekhouding, reizen, netwerkbijeenkomsten, maar ook het schoonhouden van je werkruimte en bel – of mailcontact.

Tip 4. Factuur, offerte en algemene voorwaarden opstellen

Dan facturen. Dat is nodig nadat je een offerte en algemene voorwaarden opstuurt aan je opdrachtgevers, zegt de voorlichter op de seminar. Wat zijn dat? Tijdens koffie met mijn hulplijn - een collega-freelancer - wordt het helder. Met die documenten kom je nooit voor vervelende verassingen te staan, zegt hij. Denk aan opdrachtgevers die niet betalen. Of aan ziekte: je bent met een opdracht bezig en kan een afspraak niet nakomen omdat je ziek bent. In de algemene voorwaarden staat dan wat de afspraak is. Goed punt, maar hoe stel ik die op? Ik ben toch geen jurist?

No worry, zegt mijn collega. Overal vind je voorbeeldexemplaren, met eisen. Het opstellen van de algemene voorwaarden is een tijdrovende klus en vraagt geduld. Maar als het karwei af is, voelt mijn bedrijf een stuk zekerder en professioneler. Via de KvK en beroepsverenigingen vind ik algemene voorwaarden die ik letterlijk kan overnemen, waarbij ik wel even goed oplet wat van toepassing is op mijn onderneming.

Tip 5. Doe op tijd de juiste belastingaangiftes

Twee weken na mijn KvK-inschrijving valt een blauwe envelop op mijn deurmat. Oh nee, nu al problemen met de Belastingdienst? Nee hoor, het is een BTW-nummer van mijn bedrijf. Die heb ik nodig voor de belastingaangifte, staat er. Lichte rillingen bij dat woord. Maar het valt mee. Echt! In die brief staat dat ik vanaf nu elk kwartaal BTW-aangifte - ook omzetbelasting genoemd - moet doen. En, vergeet u niet uw jaarlijkse inkomstenbelasting?

Nee, dat wil ik zeker niet vergeten. Daarom maak ik dankbaar gebruik van de sms-alerts van de Belastingdienst. Vijf dagen voor het einde van de aangiftetermijn krijg ik een berichtje. Aanvragen kan via smsalert@belastingdienst.nl.

Maar, denk ik, ik heb nog helemaal geen inkomsten. Dan hoef ik vast niets op te geven. Van de Belastingdienst leer ik dat ik altijd aangifte moet doen, ook als er geen inkomsten zijn. Bij vraag 1 ‘Heeft u winst gemaakt?’ vul ik nee in. Ondertekenen en klaar. Te laat of geen aangifte doen betekent boetes.

Tip 6. Zakelijke rekening openen of niet?

Ondanks mijn non-mailing-indicator krijg ik toch een paar commerciële aanbiedingen. Banken bijvoorbeeld mogen toch je bedrijfsgegevens gebruiken. Dat is niet altijd erg, het kan handig uitpakken. Zo schrijft mijn bank: open bij ons uw zakelijke rekening!

Moet dat? Vraag ik aan mijn bankadviseur. Verplicht is het niet, zegt hij. Zelf vind ik een zakelijke rekening er wel professioneel uitzien, want het staat op je bedrijfsnaam. Opdrachtgevers krijgen een factuur met je zakelijke gegevens. Dat oogt een stuk beter dan je voor – en achternaam en je privérekening.

Ik wil er dus wel één. Op zoek naar de goedkoopste bank. Een zakelijke rekening is gemiddeld twee keer zo duur als een privérekening, tussen de 7 en 12 euro per maand. Ik kies en open een rekening. Op het moment dat ik voor het eerst mijn rekening inzie, valt meteen op: dit is heel overzichtelijk. Zakelijk en privé zijn netjes gescheiden. Nog een voordeel dus.

Tip 7. Ondernemersonderwijs volgen aan de UU, workshop op Carrièredag

Zelf ben ik even uitgestudeerd, maar voor andere mensen misschien nuttig: ondernemersonderwijs. De UU biedt veel ondernemersonderwijs, Voor bachelorstudenten is er het vak Essentials of Business and Entrepreneurship en de minor Entrepeneurship. Voor alfa – en gammastudenten is er bijvoorbeeld een minor Sociaal Ondernemerschap en voor bèta- en geneeskundestudenten Entrepreneurship in Life Sciences and Health.

Ook in de masterfase zijn er mogelijkheden je ondernemerskennis uit te breiden. Voor bèta-studenten is er het masterprogramma Science and Business Management, waar je onder andere via een stage kan werken aan je eigen bedrijf. Ook in de geomaster Sustainable Business and Innovation zit veel ondernemersonderwijs. Alle master – en PhD studenten, jonge alumni en startende ondernemers die geen ondernemerschap in hun opleiding hebben kunnen de Utrecht University Business Course volgen of de Winterschool Entrepeneurship.

Naast onderwijs besteedt de UU veel aandacht aan verenigingen voor startende ondernemers, zoals UtrechtInc. Zij begeleiden afgestudeerde starters gratis in het opzetten van hun bedrijf. UU- en HU studenten kunnen hiervoor terecht bij diens kleine zusje StudentsInc dat tijdens de Carrièredag op donderdag 5 februari een workshop geeft. Dan is er nog het Utrecht Center for Entrepeneurship, met vele connecties in de ondernemerswereld, ook buiten Utrecht. Tot slot kun je je aansluiten bij organisaties met ondernemende studenten, zoals Enactus en Kairos Society Nederland. Keuze genoeg dus!

Tip 8. Verkoop jezelf en maak reclame

Het is tijd om opdrachtgevers te zoeken. Het laten ontwerpen en maken van een website, logo en visitekaartjes blijkt ver boven mijn budget te liggen. Kosten: tussen de 300 en 800 euro. Dan maar zelf sleutelen. Websites als Wordpress, Jimdo of Webs bieden gratis programma’s aan waar ik zonder ICT-kennis binnen een week mijn eigen site tevoorschijn tover. Volgende stap: visitekaartjes. Talloze webshops bieden voor minder dan een tientje honderd visitekaartjes aan. Maar ik wil iets meer uitgeven en een exclusiever design: 40 euro voor 150 kaartjes. Wel wat duurder, maar goede kwaliteit.

Tip 9. Regel je verzekeringen

Ouders, vrienden en collega’s waarschuwen me: als zzp’er wordt je niet doorbetaald als je ziek of arbeidsongeschikt wordt. Ziektekostenverzekeringen voor zzp’ers blijken onbetaalbaar. Ik overweeg het Broodfonds, waar een vriendin van mij bij is aangesloten. Zo’n twintig tot vijftig ondernemers zetten maandelijks een bedrag opzij. Wanneer je ziek wordt, kun je een beroep doen op dit gezamenlijke kapitaal. Maar omdat ik dat nog wat spannend vind, kies ik ervoor om te sparen.

Noodzakelijk is rechtsbijstand –vaak inbegrepen bij lidmaatschap beroepsverenigingen - en een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Want als ik koffie mors over de laptop van een klant, moet ik wel verzekerd zijn. De kosten vallen mee: tussen de 5 en 10 euro per maand. Via mijn bank sluit ik deze verzekeringen af.

Tip 10. Bouw pensioen op (ja, nu al!)

Ook zeiden mijn dierbaren: zelfstandigen bouwen geen pensioen op. Wil je rondkomen op je oudedag, is wat extra's wel fijn. Een AOW-uitkering is nu 1057 per maand, lees ik. Collega’s zijn hier mijn bron: hoe doen zij het? Veel mensen sparen. Alternatieven zijn de lijfrenteverzekering (prijzig!), banksparen en het dit jaar geïntroduceerde ZZP Pensioen. Ik begin maar met sparen.

Tags: ondernemerschap | arbeidsmarkt