Waarom een onafhankelijk toezichthouder moest vertrekken bij de UU

De breuk tussen de universiteit en Artan Jacquet werd eind vorig jaar via een bericht op de studentensite en het intranet aangekondigd. Maar van de uitleg over het vertrek van de Functionaris Gegevensbescherming zullen de meeste studenten en medewerkers toen weinig wijzer zijn geworden.

“Met spijt in het hart zal ik de Universiteit Utrecht verlaten”, liet Jacquet optekenen. “Het alternatief – een (proef)proces om helderheid te scheppen over de juiste rol van een FG en over diens ontslagbescherming – is lang, duur en complex.” Ook rector Kummeling uitte zich in het bericht omfloerst over de achtergronden.

Het was overduidelijk dat er een behoorlijke clash was geweest en dat de UU had geprobeerd de onafhankelijk toezichthouder te ontslaan. Maar wat was er precies gebeurd?

Ongewenste adviezen
Sinds 2018 hield Artan Jacquet – daarvoor werkzaam bij de directie Human Resources - als eerste Functionaris Gegevensbescherming onafhankelijk toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Die was kort daarvoor in werking was getreden. Elke universiteit is nu wettelijk verplicht een functionaris te hebben die de naleving op de privacywetgeving in de gaten houdt.

Aanvankelijk ontpopte hij zich in die rol als gewaardeerd privacy-boegbeeld. Zo organiseerde hij talloze informatiebijeenkomsten waar honderden medewerkers uitleg kregen over wat die AVG voor hen zou gaan betekenen.

In latere jaren groeide bij sommige bestuurders en directeuren het onbehagen. Dat was ook zichtbaar voor de buitenwacht. De aanleiding was dan vaak een advies dat de FG gaf bij universitaire projecten waarbij de verwerking van persoonsgegevens in het geding was.

Zeker in de coronaperiode zat het UU-bestuur meerdere malen in de maag met de kritische adviezen van Jacquet, bijvoorbeeld toen het om het gebruik van Zoom of Proctoring ging. Ook de introductie van een parkeersysteem of de wens om een Culturele Barometer in te stellen werden lastige dossiers.

Dat de FG zijn adviezen al naar de U-raad stuurde voordat het UU-bestuur een besluit had kunnen nemen over specifieke projecten, werd hem daarbij niet in dank afgenomen. Jacquet hamerde op het belang van transparantie bij het uitoefenen van zijn functie en benadrukte dat was afgesproken dat zijn adviezen openbaar zouden zijn. 

Dat de U-raad over zijn advies beschikte, vormde naar zijn mening geen enkel beletsel voor het UU-bestuur om een eigen afweging te maken en van dat advies af te wijken. Maar het universiteitsbestuur vond dat hij een hypotheek legde op de besluitvorming.

Onverschrokken
Kortom het botste nogal eens. Tegelijkertijd stond voor eenieder buiten kijf dat Jacquet veel kennis had van de complexe materie van de privacybescherming, zeker binnen universiteiten een nog niet geheel ontgonnen terrein.

Een door velen omschreven als ‘aimabele’ persoonlijkheid maakte bovendien dat hij met vrijwel iedereen binnen de universiteit een goede verstandhouding had. Illustratief is wellicht dat bij de afscheidsborrel van Jacquet rector Kummeling ‘gewoon’ waarderende woorden sprak over de vertrekkende FG.

‘Onverschrokken’ was daarbij een belangrijke typering die de rector voor de FG gebruikte. Daarbij doelde hij op de manier waarop Jacquet vanaf 2018 de moeilijke taak op zich had genomen om een onwennige organisatie op het belang van privacy te blijven wijzen. Maar waarschijnlijk ook op de manier waarop hij het UU-bestuur lange tijd weerstand bleef bieden.

Discussie over rol van FG
Want hoezeer de zaken op scherp stonden, bleek eind vorig jaar. Vier jaar na zijn aanstelling stond de FG tegenover het UU-bestuur voor de rechter. Er hadden toen al verschillende gesprekken tussen hem en het UU-bestuur plaatsgevonden, en er was een mediation traject geweest.

Voordat een universiteit een medewerker met een onafhankelijke toezichthoudende taak ook juridisch de wacht aanzegt, moet er behoorlijk wat aan de hand zijn.

Uit gesprekken met rector Henk Kummeling en Artan Jacquet blijkt dat zij een andere opvatting hadden over de positie van een Functionaris Gegevensbescherming. Dat bleef tot het einde voor een onoverbrugbare tweespalt zorgen.

Daarnaast beklaagde het CvB zich over de houding en het gedrag van de FG.  Omgekeerd had de FG kritiek op het gebrek aan bestuurlijke rugdekking bij zijn taken. En al die zaken liepen op tal van momenten door elkaar.

Het UU-bestuur vond bijvoorbeeld dat de FG weliswaar onafhankelijk was, maar dat hij óók als UU-werknemer de taak had om in het belang van de organisatie processen op de werkvloer te verbeteren.

Kummeling zegt daarover: “De FG dacht dat hij een volslagen onafhankelijke autoriteit was, die bij wijze van spreken alleen van buiten naar binnen kijkt. Dat is een misvatting. Natuurlijk kan een FG eigen afwegingen maken over wat het hoogste risico heeft, maar hij moet ook nadenken over de prioriteiten die de universiteit heeft en welke adviezen bijvoorbeeld wanneer klaar moeten zijn.”

Het UU-bestuur verwachtte daarnaast van Jacquet dat die UU-medewerkers zou leren hoe zij privacy het best konden beschermen. Kummeling: “De meeste medewerkers zijn geen privacy-expert, dus help!”

Eigen werkelijkheid
Volgens Jacquet liggen de kaarten anders. Hij onderschrijft dat een FG als UU-medewerker de taak heeft de organisatie verder te helpen. Maar dat is volgens hem ook precies wat hij steeds gedaan heeft.

Het probleem was naar zijn mening veeleer dat het CvB geen recht deed aan zijn formeel wettelijke positie van directe en onafhankelijke gesprekspartner van “het hoogste gezag”. Wanneer hij kanttekeningen plaatste bij projecten of beleid, werd hij door het CvB vaak doorverwezen naar directeuren en hoofden. Die waren volgens het UU-bestuur gemandateerd en verantwoordelijk.

Hij legt uit: “De directeuren stuurden mij natuurlijk door naar hun eigen privacy-medewerkers. Die kregen dan van mij te horen dat een project wel mogelijk was, maar niet op die manier, en dat er nog veel moest gebeuren om het volgens de AVG echt helemaal goed te doen.

"Daarbij ben ik een toezichthouder, geen fixer. Ik kan zeggen ‘je hebt een probleem en wel om deze redenen’, maar niet ‘en ik ga het voor je oplossen. Zo’n privacymedewerker kan dan moeilijk verder en moest dan zijn directeur om geld, tijd of extra expertise vragen. Je begrijpt wel dat niemand dat leuk vindt.”

Jacquet: “Als je als CvB zo te werk gaat dan stimuleer je dat idee van een FG die dwarsligt en niet coöperatief is. Het bestuur creëerde zo zijn eigen werkelijkheid.”

Hij concludeert dat het UU-bestuur liever niet van hem hoorde dat de instelling niet aan de privacyregels voldeed. “Dat je niet geheel compliant bent, is helemaal geen schande. Dat geldt voor veel instellingen. Maar dan moet je wel een verhaal hebben hoe je dingen wilt verbeteren. De UU wil alles tegelijk. Dan botst het.”

Afscheid Artan Jacquet. Foto: DUB

Patstelling
Zo ontstond een patstelling tussen een FG die zich beriep op zijn onafhankelijke positie en daarbij vroeg om steun van het UU-bestuur en een UU-bestuur dat zag dat allerlei projecten die noodzakelijk werden geacht voor de voortgang van het onderwijs en onderzoek vertraging opliepen of in gevaar kwamen, zonder dat de FG actief hielp een uitweg te vinden.

Daar kwam bij dat het oordeel van de FG over bepaalde kwesties meerdere malen ter discussie werd gesteld door het UU-bestuur. Was zijn visie nu wel de enig juiste en enig mogelijke zienswijze? Daar werd herhaaldelijk aan getwijfeld.

Kummeling: “De AVG is niet een wet waarin het privacy belang absoluut is. Er zijn ook andere belangen waar organisaties rekening mee mogen houden, en waar een bestuur rekening mee móet houden. Bovendien zijn er nog andere medewerkers binnen deze universiteit, bijvoorbeeld bij Juridische Zaken, die veel weten over privacybescherming. De FG gebruikte de wet soms als stok in plaats van als instrument, terwijl er simpele pragmatische oplossingen mogelijk waren. Dat leidde in de organisatie tot irritatie en weerstand.”

Jacquet noemt deze argumenten als een extra aanwijzing van de ondermijning van zijn positie. “Natuurlijk mogen anderen een inbreng hebben en mag een UU-bestuur anders beslissen dan een FG adviseert als er een belangenafweging gemaakt moet worden. Maar het moet wel duidelijk zijn dat alleen een FG het onafhankelijke advies uitbrengt. Het is niet zo dat je kunt kiezen welk advies je het best bevalt.

“Zo kun je ook niet roepen – zoals meerdere malen gebeurde – dat iets ‘bij die andere universiteit wel mag’. Vaak zijn de randvoorwaarden of omstandigheden daar heel anders. Ik weet dat andere universitaire FG’s over dezelfde zaken tot vergelijkbare oordelen komen. Dat de een veel strenger of rekkelijker zou zijn dan de ander, is een misvatting.”

Jacquet was niet van zins een duimbreed toe te geven. Hij zegt zich daarbij gesteund te voelen door zijn collega’s bij andere universiteiten en bij andere instellingen en door de Autoriteit Persoonsgegevens. “Wie zou er nu het best weten wat een FG behoort te doen, zij of een op non-compliance aangesproken bestuurder?”

Klachten over communiceren
Doorslaggevend voor de wens van het UU-bestuur om het vertrek van de FG te forceren, was volgens rector Kummeling dat Jacquet zich als medewerker van de universiteit uiteindelijk niet liet aanspreken. Kummeling: “Je bent óók gewoon een werknemer. De FG breidde zijn onafhankelijke positie enorm uit. Natuurlijk, op het punt van concrete taakuitoefening is een FG beschermd, maar als iemand dingen doet die je van werknemer niet wilt, dan moet je die daarop kunnen aanspreken.”

Volgens Jacquet escaleerde de discussie over zijn optreden toen de toenmalige directeur van de Bestuursdienst op advies van een HR-medewerker een klacht van een directeur over hem in zijn personeelsdossier wilde opnemen. Het ging daarbij vooral om de wijze van communiceren van de FG.

“Zoiets kan hij helemaal niet doen. Er was geen hierarchische lijn”, benadrukt Jacquet die organisatorisch bij de afdeling Internal Audit was geplaatst en zich gesteund voelde door zijn leidinggevende. ”Bovendien lijkt het mij niet wenselijk dat iemand waar de FG toezicht op moet houden, diezelfde FG kan straffen.”

Jacquet ontkent bovendien dat hij zich tegenover de betrokken directeur of andere UU-medewerkers onbehoorlijk heeft gedragen. “Voordat ik FG werd, waren mijn beoordelingen altijd goed en heb ik nooit aanmerkingen op mijn communicatie of omgangsvormen gehad. De klachten kwamen pas nadat er onvrede ontstond over de adviezen die ik gaf.”

Vertrekregeling
Het juridisch uitvechten van het antwoord op de vraag wat de juiste positie van de FG is en welke houding daarbij gepast is, bleek uiteindelijk een lang en duur traject te worden. Beide partijen kozen daarom eieren voor hun geld. Er kwam een vertrekregeling op tafel.

Jacquet zegt zijn “rug lang recht te hebben gehouden” omdat hem er veel aan gelegen was om zijn zienswijze te verdedigen. Maar ook omdat hij waarneemt dat het binnen de universiteit voor medewerkers “steeds lastiger wordt een constructief-kritische houding aan te nemen”.

Hij zegt er “nog steeds dubbel in te staan”. “Ik zag dit ook helemaal niet als een strijd tussen de UU en Artan Jacquet, maar als een inhoudelijk verschil van inzicht tussen een FG en een bestuur. Ik had heel veel leuke collega’s die ook heel vaak hun steun hebben uitgesproken. Dat heb ik zeer gewaardeerd.”

Hij wijt het conflict uiteindelijk vooral aan “onwetendheid” en “onderschatting”. “Het is natuurlijk niet leuk als iemand je opeens komt vertellen dat je echt alle risico’s in kaart moet brengen en moet overwegen. Dat snap ik. Je gaat dan door een soort rouwproces. Maar uiteindelijk helpt het om efficiënter en beter te gaan werken. Dan moet je dus niet tegen de boodschapper zeggen dat je hem niet gelooft.”

Opluchting
Bij rector Kummeling is er vooral sprake van “een zekere opluchting”. Hij concludeert juist dat het vertrek van Jacquet de weg vrij maakt naar een betere werkwijze. “De verschillen van inzicht stonden het verder werken aan een cultuur waarin privacybescherming als iets wenselijks en vanzelfsprekends wordt gezien in de weg.”

Dat laatste bleek volgens Kummeling des te meer toen de UU in het afgelopen jaar werkte aan de uitbreiding en versterking van de privacy-organisatie (zie kader). “Op een gegeven moment diende zich een duidelijke conclusie aan: we kunnen zo niet samen verder. Daarom is er gezocht naar een respectvolle manier om uit elkaar te gaan. We hebben er in alle redelijkheid alles aan gedaan, maar uiteindelijk zijn we tot de conclusie gekomen dat onze wegen moesten scheiden.”

Een nieuwe privacy-organisatie

In de periode dat het UU-bestuur met Jacquet in de clinch lag, is er ook een nieuw privacybeleid voor de universiteit opgesteld. De universiteit komt daarin in belangrijke mate tegemoet aan twee behoeften. Er zijn nu meer medewerkers die zich kunnen richten op de naleving van de privacywetgeving. Bovendien zijn de verantwoordelijkheden die medewerkers in verschillende functies hebben, beter omschreven.

Scheidend FG Jacquet zegt die ontwikkeling toe te juichen. Het zijn volgens hem precies de twee zaken waarop hij de afgelopen jaren heeft gehamerd. Maar met een belangrijk aspect van het nieuwe beleid is hij het fundamenteel oneens.

In de nieuwe opzet is er een scheiding aangebracht tussen de toezichthoudende taken en de adviserende taken van de nieuwe universitaire FG. Deze oordeelt nu met terugwerkende kracht of de opzet van een project aan alle wetten voldoet of dat beleidsinitiatieven aan de maat zijn. Het is dus niet meer de bedoeling dat de FG in een vroegtijdig stadium formeel advies geeft.

Deze opzet strookt volgens Jacquet niet met wat de rol van een FG zou moeten zijn. Tijdig adviseren zodat in een vroegtijdig stadium bijgestuurd kan worden, hoort naar zijn mening gewoon tot het wettelijk takenpakket van een FG. “Dit laat zien dat het UU-bestuur de FG altijd al op afstand wilde zetten. Voor mijn opvolgers rest nu alleen de functie van boeman. Ze kunnen immers alleen achteraf iets afkeuren."

Volgens Kummeling zeggen andere experts dat een dergelijke scheiding wel mag en wordt met de nieuwe werkwijze een belangrijke efficiëntieslag gemaakt. “De privacymedewerkers zijn nu verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken, de FG controleert of dat goed gaat. Daarbij kan hij nog altijd in alle stadia om informatie vragen, maar we zijn het er niet mee eens dat de FG per se altijd overal bij betrokken moet zijn en overal vanaf het begin van op de hoogte hoeft te zijn.”