Colleges krijgen voorrang op congressen

Tot ergernis van docenten en studenten moeten colleges nog wel eens uitwijken naar bioscoopzalen omdat collegezalen gereserveerd zijn voor wetenschappelijke congressen of evenementen. Dat moet in de toekomst minder vaak gebeuren door een nieuwe regeling voor zaalverhuur.  Onderwijs heeft van maandag tot en met vrijdag voorrang op evenementen, staat in de nieuwe regeling zaalverhuur die vanaf 1 november geldt. Het college van bestuur heeft alle decanen, faculteitsdirecteuren en de directies van de Universitaire Bestuursdienst (UBD) medio oktober geïnformeerd over de nieuwe regeling. Aan de oude regeling kleefden “forse bezwaren”, zo schrijft het college. Onderwijsruimtes werden tot op het laatste moment vrijgehouden voor evenementen, ook als er geen evenement gepland was. Hierdoor moesten studenten en docenten voor colleges geregeld uitwijken naar ruimtes buiten de universiteit, zoals naar dure en slecht uitgeruste bioscoopzalen. Evenementen en congressen moeten in de nieuwe regeling een jaar van tevoren geboekt worden. Bovendien moeten ze uiterlijk een half jaar voor aanvang worden geannuleerd, anders worden er kosten in rekening gebracht. Deze maatregelen moeten voorkomen dat onderwijsruimtes die vrijgemaakt zijn voor evenementen, leeg blijven staan. Daarnaast moeten wetenschappelijke congressen een relatie hebben met het Utrechtse onderzoek, staat in de brief, en moeten ze bij voorkeur op donderdag of vrijdag worden georganiseerd. “Dit voorkomt een hoop ergernis”, zegt Fred Toppen, voorzitter van de universiteitsraad en docent-onderzoeker bij de faculteit Geowetenschappen, in een reactie op de nieuwe maatregel. In 2009 vroeg Toppen, toen nog U-raadslid, het college van bestuur te onderzoeken wat de afspraken omtrent zaalverhuur zijn. Ondanks gebrek aan onderwijsruimte werden enkele grote collegezalen in het Educatorium en het Ruppertgebouw vrijgehouden voor evenementen, constateerde Toppen. Op dagen dat de zalen niet waren gereserveerd, en waarop ze dus leeg stonden, kregen docenten slechts met veel moeite en pas op het laatste moment toegang. Toppen is blij met de maatregelen, maar plaatst wel kanttekeningen bij de voorkeur om congressen en seminars te organiseren op donderdag en vrijdag. “Ook die dagen zijn volwaardige dagen in de Utrechtse tijdsloten en zijn dus evenzeer nodig voor hoorcolleges. Ik besef echter wel dat dit juist de dagen zijn waarop men vaak een congres organiseert. Vanuit het perspectief van een congresorganisator begrijp ik die voorkeur, als docent niet.”