Prijs voor papierloos studentendossier

Body: 

Geen formulieren meer opsturen, maar alles aanvragen via de computer. Zoals het aanvragen van een vrijstelling van een vak of toestemming vragen voor een studie in het buitenland. Het zijn plannen voor het project ‘Le dossier sans papier’ dat bij Surfnet een prijs won als duurzame ICT.

Geen formulieren meer opsturen, maar alles aanvragen via de computer. Zoals het aanvragen van een vrijstelling van een vak of toestemming vragen voor een studie in het buitenland. Het zijn plannen voor het project ‘Le dossier sans papier’ dat bij Surfnet een prijs won als duurzame ICT.

Een studentendossier ligt nu ergens bij een departement opgeslagen in de kast. Dat kost veel ruimte. Studenten hebben er zelf geen zicht op en er is weinig controle wie het allemaal kan bekijken. Bovendien kost al dat papier veel ruimte. Daarom bedacht de Universiteit Utrecht een project om het studentendossier in de toekomst papierloos te maken.

“Er is veel uitwisseling van formulieren. Bijvoorbeeld een visumaanvraag, een aanvraag voor een extra bijvak bij een andere universiteit, een motivatiebrief met cv. Wij willen dat over en weer sturen van papier verminderen.”aldus Marieke Maas, leider van die project. Zij denkt dat dit gunstig is voor zowel de studenten als de medewerkers. “Eerst is het bedoeld voor de zittende en nieuwe studenten. Die hebben nu al inzage in hun cijferlijst. Maar niet meer als ze zijn afgestudeerd. Wij zouden het systeem zo kunnen maken dat ze ook na het afstuderen de cijferlijst kunnen zien en kunnen gebruiken voor sollicitaties.”

Een centraal dossier, is dat niet privacy gevoelig? Marieke Maas denkt van niet. “Privacy is een van de belangrijkste thema’s. We willen een dossier waarbij de rol bepaalt wat je mag inzien. Zo kan de examencommissie wel bij de cijferlijst, maar niet bij visumaanvragen. En ook de studenten kan niet alles in het dossier inzien. Ik denk dat het veiliger is dan wanneer alles is opgeslagen in een kast en toegankelijk voor iedereen die op die kamer is.”

Maas beseft dat het geen makkelijk project is. Een studentenadministratie moet anders gaan werken, de examencommissie kan de info alleen digitaal raadplegen. Maar het is volgens haar wel een stap naar duurzame ICT.

In oktober moet de architectuur van het systeem klaar zijn, daarna wordt de site gebouwd. Daarna zal gekeken worden of en wanneer er bij sommige opleidingen als proef begonnen kan worden. Maas: “Als het project slaagt, kunnen we het ook inbrengen in Europees verband. Dan zou dit duurzaamheidstraject ook verder uitgebreid kunnen worden.”

Het kosten van het project bedraagt 30.000 euro, van Surf krijgt de universiteit 15.000 euro.

Facebook Twitter Whatsapp Mail