Relatiegeschenken voortaan taboe in Bestuursgebouw

Medewerkers van de Universitaire Bestuursdienst (UBD) mogen voortaan geen cadeaus van relaties meer aannemen. Per post gestuurde attenties moeten worden geretourneerd. Met die strenge regel wil directeur Joop Kessels zorgen voor helderheid ten aanzien van relatiegeschenken.In de deze week verschenen UBD-nieuwsbrief verwijst Kessels naar de onlangs vastgestelde universitaire ‘Code of conduct’ waarin de begrippen integriteit en transparantie een centrale rol spelen. Vooral opdrachtgevers binnen het publieke domein moeten zorgvuldig handelen, aldus Kessels in de nieuwsbrief. Het accepteren van attenties en relatiegeschenken past niet bij die door de universiteit gehanteerde gedragscode.Voor alle medewerkers van de UBD geldt daarom voortaan de regel dat persoonlijk overhandigde relatiegeschenken met redenen omkleed moeten worden geweigerd, dit onder verwijzing naar de Code of conduct. Een per post gearriveerd cadeau moet aan de leidinggevende worden afgegeven. Die zorgt ervoor dat het retour gaat met uitleg van de redenen waarom het teruggezonden wordt.SleetjesIn een toelichting zegt Kessels dat hij heeft gekozen voor deze strikte richtlijn, die overigens al langer binnen het facilitaire domein wordt gehanteerd, om helderheid te scheppen. “Als je een bovengrens zou stellen, al was het maar van tien euro, dan doemt meteen de vraag op hoe je bepaalt hoe duur een attentie is. In feite zadel je dan elke individuele medewerker op met een probleem. Nu is er duidelijkheid en we zullen ook al onze leveranciers op de hoogte stellen van dit besluit.”De UBD-directeur noemt het voorbeeld van een leverancier die vorig jaar met meerdere opvouwbare sleetjes kwam aanzetten. “Moet je dan eerst vragen hoe duur zo'n sleetje was, voordat je beslist of je het wel of niet aanneemt?” Kessels geeft toe dat het lastig wordt om één enkel flesje wijn terug te sturen. “De moeite om dingen terug te sturen moet natuurlijk wel in verhouding staan tot de omvang van het cadeau. Maar de sleetjes zijn vorig jaar niet geaccepteerd en na enig wikken en wegen aan kinderdagverblijf Kikkertje gegeven.”Kessels zegt zijn besluit te hebben genomen in gezamenlijk overleg met de directeuren van UBD-diensten, omdat in de Bestuursdienst soms grote bedragen omgaan. “Ik heb er niet met collega’s van faculteiten over gesproken, dus ik weet niet welke regels zij hanteren, maar gezien het feit dat de universitaire bestellingen in toenemende mate centraal worden gedaan, is duidelijk dat dit in elk geval een zaak is die voor de UBD en het FSC van belang is.”OmkopingsgevaarDat blijkt ook wel, want in de faculteiten wordt wat lacherig op de zaak gereageerd. “Een relatiegeschenkenbeleid?” vraagt directeur Wim Dirksen van Diergeneeskunde verbaasd, “nee, dat hebben we niet. Tenzij er sprake is van acuut omkopingsgevaar lijkt het me trouwens ook niet erg nodig. Een kerstcadeautje van een leverancier? Nee hoor, daar zie ik geen kwaad in. Dat is toch niet meer dan normaal?”Ook in zijn vorige faculteit, Sociale Wetenschappen, is voor zover Dirksen weet geen beleid op dit punt.  “Dat klopt”, schrijft decaan Willem Koops in een mail, “want de onafhankelijkheid van ons wetenschappelijk werk staat zo hoog in het vaandel dat iets van substantiële relatiegeschenken niet voorkomen noch acceptabel worden geacht, door wie uit onze faculteit dan ook. Wel treden wetenschappers soms als spreker op en laten zich dan niet altijd betalen. In zulke gevallen krijgen zij gewoonlijk een bosje bloemen of een flesje wijn, wat wij alleszins acceptabel achten.”BarbadosOok bij Geesteswetenschappen is op dit punt “voor zover mij bekend” (nog) geen beleid geformuleerd, mailt decaan Wiljan van den Akker. “Waarschijnlijk omdat zich de noodzaak (nog) nooit heeft voorgedaan. Ikzelf heb totnogtoe geen enkele uitnodiging mogen ontvangen om enkele weken naar Barbados te vliegen met een privéjet, in ruil waarvoor men dan geesteswetenschappelijke diensten vroeg. Ook zijn mij geen pogingen bekend van derden die tegen fikse betaling voorrang wensten bij onze nog te schrijven biografieën of een plekje in ons rapport ‘Duurzame Geesteswetenschappen’.“Wel heb ik zelf als decaan het beleid dat ik geen enkel relatiegeschenk mee naar huis neem. De lelijke pen of de nog lelijker stropdas die ik wel eens krijg aangeboden, blijft op mijn werkkamer in de hoop dat mijn opvolger een andere smaak heeft. Alles wat vloeibaar is, meestal wijn en een enkele keer een sterkere drank, verdeel ik onder de mensen op het secretariaat. Datzelfde geldt voor boeken.”GunstbetoonBinnen de Universiteitsbibliotheek is het fenomeen relatiegeschenk nagenoeg niet aan de orde, meldt bibliothecaris Anja Smit. "Eind van het jaar komt heel soms een kalender binnen van een leverancier van boeken, maar meer is dat niet. Waar het zich wel zou voordoen voert de UB vanzelfsprekend het UU-beleid uit."Voor de faculteit Geneeskunde gelden de regels uit een door alle Nederlandse UMC’s onderschreven protocol, antwoordt decaan Frank Miedema. “In dat protocol is ten aanzien van gunstbetoon door bedrijven en dergelijke afgesproken dat het ontvangen van persoonlijke geschenken sterk wordt gelimiteerd. Geschenken tot 50 euro moeten bij de leidinggevende worden gemeld; daarboven kan niets worden geaccepteerd.”EH