Betutteling en bureaucratie staan vooruitgang in de weg

Op de meeste dagen voel ik mij trots om op deze universiteit te werken, maar er zijn dagen dat ik me kapot erger. Dat heeft meestal te maken met de doorgeslagen bureaucratie. Het lijkt steeds erger te worden.

Laatst had ik een duur cursusboek nodig dat tijdelijk met 30 procent korting te koop was. Het bleek niet de bedoeling te zijn dat ik het boek zelf zou aanschaffen. Nee, het secretariaat moest het boek via ‘het systeem’ bestellen. Anderhalve maand later had ik het boek nog steeds niet, en het begin van de cursus kwam dreigend in zicht. Bij navraag bleek mijn aanvraag te zijn blijven hangen bij ‘iemand’ die er zijn goedkeuring over moest geven. Nog eens twee weken later kreeg ik het boek, inmiddels te laat voor de cursus en zonder 30 procent korting. Sinds die tijd koop ik mijn cursusboeken zelf en betaal ik ze gewoon uit eigen zak. Ik heb er oprecht geld voor over om ‘het systeem’ te omzeilen.

Als het om mijn eigen centen gaat, vind ik het niet eens zo heel erg. Maar als ik samenwerk met externe partners die moeten leuren om hun geld schaam ik me pas echt. Voor een onderzoek nam ik ooit een film op met een actrice, waarvoor zij een factuur indiende bij de universiteit. Een halfjaar later mailde de actrice mij; zij had haar geld nog steeds niet ontvangen. Onder haar bericht hing een mailsliert waaruit bleek dat de ondersteunende diensten van de universiteit haar de afgelopen maanden geterroriseerd hadden met allerlei vragen over SAP-codes, bestelorders en wbs-nummers. Bovendien was ze de hele universiteit doorgestuurd, van de ene financiële dienst naar de andere. Toen ik dit zag kon ik wel door de grond zakken.

Behalve ergernis voorzie ik veel grotere problemen. De verregaande bureaucratie en betutteling ontneemt medewerkers hun gevoel van vrijheid en zelfbeschikking. De kans om autonoom te denken en werken is nu juist wat veel (goede) onderzoekers en docenten naar de universiteit trekt. Als we echt een ambtenarenorganisatie worden, waar het steeds meer op begint te lijken, verliezen we onze beste mensen aan het bedrijfsleven. Ten tweede: gebrek aan professionaliteit en service staat de samenwerking met externe organisaties in de weg. Juist als de universiteit inzet op valorisatie en maatschappelijke impact moeten dienstverlening en professionaliteit hoog in het vaandel staan. De Universiteit Utrecht moet een partij zijn waar je graag zaken mee doet.

Laten we wat minder reguleren en meer besturen op basis van vertrouwen. Dat scheelt een hoop tijd en frustratie en komt de vooruitgang ten goede.