De bonnetjesbureaucratie

De pennenlikkers hebben terrein gewonnen, stelt Marian Joëls. Het is een ramp om kleine bedragen te declareren. Er is altijd wel weer een reden om de declaratie in de envelop ‘onvergoed retour’ teruggezonden te krijgen.
Regelmatig moet ik aan Bram Peper denken. Voor wie het niet (meer) weet: Bram Peper was een kundige politicus, socialist in hart en nieren, die eind vorige eeuw eerst burgemeester van Rotterdam was en later minister van binnenlandse zaken. Bram was een beetje losjes in de declaraties en die gewoonte werd hem uiteindelijk noodlottig. In eerste instantie werd hem onrechtmatig toeëigenen van een fors bedrag aangewreven maar vele onderzoekscommissies en rechtszaken verder bleek dat het grootste deel van de aantijgingen helemaal niet hard gemaakt kon worden en dat het om een relatief luttel bedrag ging. Zijn carrière was op dat moment echter al genekt.
Ik zag indertijd al voor me hoe dat ging: Bram Peper reisde de hele wereld over om de belangen van Nederland in het algemeen en die van Rotterdam in het bijzonder aan te prijzen. Hij verbleef vaak in hotels, soms op kosten van de gastheer, soms op die van zijn werkgever en daarbij bleef hij ook wel eens een dagje langer om de buitenlandse stad te bekijken. Ik meen me te herinneren dat hij alle bonnetjes in een schoenendoos gooide, waarschijnlijk als hij zijn koffers, tassen en broekzakken leeghaalde. Op gezette tijden moest zijn secretaresse dan uitzoeken welke declaraties naar welke instantie moesten worden verzonden of privé uitgaven betroffen. Dat daar wel eens een foutje in sloop kon ik me zelfs toen al geheel voorstellen, al mag het dan niet van de wet.
Ook bij mij is de neiging groot om alle bonnetjes in een schoenendoos te flikkeren, maar van die gewoonte ben ik toch maar afgestapt, want na een paar maanden kon ik niet meer thuisbrengen welk bonnetje aan welke activiteit gekoppeld was en dan bleef het maar liggen of, erger, was de termijn verlopen waarop ik mijn declaratie nog kon indienen. Daar ben ik duizenden euros bij ingeschoten. Meteen afhandelen dus, om de chaos voor te blijven, indachtig Bram Peper.
Het gaat niet om af en toe een rekening. Vanwege een Europese functie, maar ook gewoon als actieve wetenschapper, reis ik veel, gemiddeld vier reizen naar het buitenland per maand. Meestal kan ik die kosten ergens declareren, bij de organiserende instantie of de vereniging wier belangen ik vertegenwoordig. Ander voorbeeld: een buitenlandse gast wil na afloop van zijn lezing met de taxi naar zijn hotel. Hij heeft alleen dollars op zak en ik schiet even twintig euro voor. Of medewerkers die de publicatiekosten van een artikel moeten betalen, intussen standaard gebruik met open access publiceren. Vroeger kon dat betaald worden met de creditkaart van de afdeling, maar die is al lang geleden gediscontinueerd vanwege gebrek aan controle over de uitgaven. Jonge medewerkers hebben niet allemaal een eigen creditkaart, dus dat schiet ik dan even voor. Hetzelfde geldt voor de inschrijvingskosten voor congressen (opnieuw vooral van de jonge medewerkers) indien de afdeling heeft toegstemd dit te vergoeden. Enzovoort.
Helaas hebben de pennenlikkers in de twee decennia die zijn verlopen sinds de affaire Peper terrein gewonnen. De accountants, destijds gevoelig op de vingers getikt door de rechter, laten zich niet een tweede keer foppen. Bij mijn huidige werkgever is het niet voldoende om de aan mij gerichte declaratie in te dienen op een officieel formulier, voorzien van mijn handtekening om te bekrachtigen dat ik het bedrag heb voorgeschoten, mét vermelding van de reden van de onkosten plus alle gegevens van mijn bankrekening; nee, daar moet nog een bewijs bij dat ik het geld echt heb betaald.
Zelfs dan is er altijd wel een aanleiding waarom ik het hele zaakje weer onvergoed retour krijg. Ik herken zo langzamerhand de enveloppen en zie met afgrijzen weer zo’n brief in de bus, want dat betekent weer extra werk. Voor bedragen onder de vijftig euro neem ik niet eens meer de moeite om het terug te krijgen, dat is me teveel gedoe. De ene keer ben ik de datum vergeten in te vullen, de volgende keer krijg ik het terug omdat ik –hoewel ik één van de twee teken-bevoegden van de divisie ben- niet mijn eigen declaraties van een handtekening ter goedkeuring mag voorzien.
Maar de reden waarom een declaratie laatst onverwerkt werd geretourneerd is toch het meest intrigerend. In de brief van het UMC Utrecht stond: “Deze medewerker is niet bij ons in dienst.” Gelukkig heeft dat idee nog niet postgevat bij de salarisadministratie.