Help promovendus zijn deadline halen

De afgelopen maanden zijn we drie keer naar de finish gesprint. Met succes. Met dank aan het hele team. Drie promovendi in mijn team hebben hun proefschrift voor de laatste dag van hun contract ingeleverd. Drie keer de deadline gehaald!

Dat zou niet bijzonder moeten zijn, maar is het helaas wel. Veel te veel promovendi halen die deadline niet. En daar hebben dan meestal zowel de promovendus als de begeleiders en promotoren schuld aan. Een deadline missen is voor niemand leuk, maar het gebeurt te vaak.

Hoeveel promovendi niet klaar zijn voor het einde van hun contract is moeilijk te meten, ook omdat niet helemaal duidelijk is wat de definitie is van “op tijd klaar zijn”. Ikzelf, en ik denk de meeste collega’s, zien het uploaden van het manuscript op myphd als de laatste stap binnen het contract; maar er zijn ook groepen waar zelfs de verdediging en buluitreiking meestal binnen de vier jaar van een PhD-contract plaatsvinden.

Daar tegenover staan veel meer groepen waar het de cultuur is dat promovendi pas maanden of zelfs jaren nadat ze uit dienst zijn getreden hun proefschrift afronden. Dat leidt tot promovendi die in de avonduren en weekenden nog hun introductie-hoofdstuk of zelfs hele onderzoekshoofdstukken moeten schrijven. 

Van die cultuur moeten we af. Het is niet normaal dat promovendi in hun eigen tijd hun proefschrift afronden. Allereerst is het UWV inmiddels veel strenger over doorwerken na het einde contract. Maar los daarvan past dat “gratis” doorwerken niet meer bij deze tijd. We mogen trots zijn dat de meeste promovendi in Nederland als werknemer zijn aangesteld. We moeten ze dus ook als werknemer behandelen. En zeker omdat de meeste promovendi doorgaan in een baan buiten de wetenschap, kunnen we niet verwachten dat ze hun proefschrift pro bono afronden. 

In 2013 onderzochten Rens van der Schoot en collega’s wat de redenen waren dat promovendi in Nederland hun proefschrift te laat inleverden. Ze vonden dat promovendi gemiddeld bijna vijf jaar over hun promotie-traject doen, en dat die uitloop zowel door tegenslagen tijdens het project als door problemen met de planning kwamen. Maar er werd ook heel veel geklaagd over slechte begeleiding en promotoren die tergend traag waren met feedback.

Iedereen heeft dus een rol in het voorkomen van uitloop: de promovendus, de begeleider en de promotor. En de universiteit zelf, als werkgever. Binnen de Doctoral Advisory Board, voorheen de Graduate Committee, van de UU maken we daarom nu beleid om het aantal promovendi die pas na het einde van hun contract hun proefschrift inleveren te verminderen.

Maar wat kan er nu al concreet gedaan worden om te zorgen dat het promovendi wel lukt? Allereerst is verwachtingsmanagement belangrijk, en hierin ligt een taak voor de Graduate Schools. Het helpt me enorm dat onze Graduate School of Natural Sciences een PhD Guide heeft opgesteld, net als veel andere Graduate Schools. In die PhD guide staat bijvoorbeeld dat, als richtlijn, een proefschrift drie “publicatie-waardige” - maar niet per se gepubliceerde - wetenschappelijke hoofdstukken moet hebben. Voordat dat vorig jaar expliciet op schrift werd gesteld, was altijd onduidelijk voor promovendi of ze nou drie, vier of zelfs vijf hoofdstukken moesten schrijven. Dat gaf onrust en stress.

Daarnaast helpt een strakke planning, en dat is een verantwoordelijkheid voor zowel de promotor, begeleiders als de promovendus. Ikzelf laat promovendi in het laatste jaar altijd een Gantt-chart bijhouden, waarin de planning per maand staat. Die planning loopt tot aan de laatste dag van het contract, en het doel is dat op die dag het proefschrift in myphd moet staan. De laatste drie maanden voor het einde van het contract wordt dat een planning in weken, en in de laatste paar weken zelfs dagen. Elke meeting passen we samen de tijdsplanning aan, waarbij het helpt als promovendi eerlijk en open zijn over hun eigen voortgang. Ook ben ik heel expliciet wanneer ik tijd heb voor feedback op stukken - en blokkeer die tijd ook in mijn agenda - zodat promovendi precies kunnen plannen wat wanneer af moet. Zo oefenen de promovendi ook gelijk met projectplanning en -management.

Een promotietraject is een best wel lange marathon. Maar als de finish dan na drie jaar eindelijk in zicht komt, wil iedereen wel een eindsprint inzetten. Hoe het zou moeten: begeleiders en promotoren coachen de promovendus door de laatste loodjes heen. En dan met het hele team het halen van de finish vieren.