'Ik ben bang dat ik straks niet goedkoper, maar juist duurderuit ben.'
Een efficiencyslag in de universitaire ondersteuning.Dat was de intentie waarmee het project ProfessionaliseringBedrijfsvoering (ProBe) een jaar geleden van start ging. Nog geenjaar later kraakt het project in zijn voegen. Het eerste van devier dienstencentrum start in februari. Maar de onvrede op dewerkvloer is groot.
Als begin volgend jaar het eerste Administratief Dienstencentrum(ADC) nieuwe stijl wordt geopend, gaat bij het college van bestuurongetwijfeld de vlag uit. Met de clustering van de financieleadministraties van de universitaire diensten is immers eenbelangrijke doelstelling van ProBe verwezenlijkt. Maar het is nietwaarschijnlijk dat de bestuurlijke feestvreugde in brede kringwordt gedeeld. Na een jaar van moeizaam manoeuvreren overheerstergernis over een project dat volgens sommigen zelfs als misluktmoet worden beschouwd.
Over de uitgangspunten van ProBe bestaat weinig verschil vanmening: het ontbreekt de universiteit aan slagvaardigheid en datkomt niet in de laatste plaats doordat de administraties vanfaculteiten en diensten te klein zijn en te weinig volgens eenstandaard werken. Daardoor lukt het maar niet om snel informatie optafel te krijgen. Dit najaar verzuchtte collegelid Wim Karduxbijvoorbeeld tijdens een personeelsbijeenkomst: "De beta's zeggendat hun onderwijs zo duur is, maar ze kunnen het niet aantonen; wehebben geen flauw idee hoeveel geld we in deze universiteit aan ICTuitgeven; en op dit moment (in oktober, red.) heeft nog niemand erenig benul van hoe we er financieel in 2002 voorstaan. Dat zou ineen bedrijf ondenkbaar zijn."
Om de financiele informatievoorziening te verbeteren moet eendeel van het financieel-administratief personeel - dat rond 1990uit het Bestuursgebouw naar de onderdelen is gedecentraliseerd - invier grotere centra (ADC's) worden geconcentreerd, vindt hetcollege. Zo kan een meer eenduidige manier van werken wordengeintroduceerd en tegelijk het nodige worden bespaard. Om degewenste professionalisering van de bedrijfsvoering teverwezenlijken, moet bovendien onderzocht worden wat een redelijkekostprijs is van universitaire diensten en hoeveel geld defaculteiten eigenlijk uitgeven aan respectievelijk onderwijs enonderzoek. Daarnaast moet het professionaliseren van hetuniversitaire bestuur, aan de hand van een helderebesturingsfilosofie (planning & control), verder vorm krijgen.Tenslotte staat ook een clustering van personeelsafdelingen op hetwensenlijstje.
Irritatie
Om deze veelheid aan doelstellingen te verwezenlijken, wordt eenaantal projectgroepen in het leven geroepen, waarin universitairemedewerkers en KPMG-consultants nauw moeten gaan samenwerken. Metdie aanpak wordt echter de kiem gelegd voor tal van conflicten.KPMG heeft eerder een onderzoek gedaan naar knelpunten in deuniversitaire organisatie, maar die zogeheten nulmeting is in defaculteiten niet onomstreden. Het wekt dan ook bevreemding dat dedokter die de discutabele diagnose heeft gesteld, nu ook deoperatie mag uitvoeren.
De bevreemding slaat snel om in irritatie. Het college vanbestuur heeft zulke expliciete doelstellingen geformuleerd, dat ervolgens de universitaire deelnemers nog maar weinig ruimte is vooreen eigen inbreng. Al voor de zomervakantie stappen sommigen vanhen op. Om de voortgang te garanderen zet KPMG extra mensen in, metals curieus gevolg dat een groep inmiddels volledig zonderuniversitaire medewerkers draait, terwijl twee andere groepen bijgebrek aan universitaire inbreng min of meer zijn stilgevallen. Datde kosten van ProBe de pan uit rijzen, behoeft geen betoog.
De projectgroep die zich buigt over de vorming van ADC's werktwel door; het college van bestuur dringt aan op tempo. Het eersteconcrete resultaat van ProBe, het ADC voor de diensten, moet er hoedan ook komen. Volgens plan wordt het een kantoor waar vooralroutinematig boekhoudwerk zal worden verricht. Een nietonaanzienlijk deel van de administratieve taken komt ook in denieuwe situatie voor rekening van de diensten zelf en van deverwachte kostenreductie lijkt dan ook weinig terecht te komen.
Adjunct-directeur Hilleke van der Reijden van hetUniversiteitsmuseum - zelf deelnemer in de projectgroep die devorming van ADC's moest voorbereiden - is niet blij met dezeontwikkeling: "Het ADC gaat straks ook voor ons de boekhoudingverzorgen, maar zelf blijven wij verantwoordelijk voor debestellingen - om maar iets te noemen. Dat betekent dat ik toch nogiemand met een kleine aanstelling in dienst moet houden, terwijl ikook moet gaan betalen voor de diensten van het ADC. Ik ben bang datik daardoor straks niet goedkoper maar juist duurder uit ben."
Ies Wiechers, hoofd van de gezamenlijke afdeling Financien,Inkoop & Administratie van Farmacie, Scheikunde en Biologie:"Op zich is de gedachte om financiele administraties in grotereeenheden te clusteren, niet onverstandig. In het Went- en hetKruijtgebouw hebben wij die clustering zelf een paar jaar geledentot stand gebracht. Vroeger zat hier op bijna elke verdieping eenadministrateur. Een jaar of drie geleden hebben wij de zaaksamengevoegd in een afdeling voor drie faculteiten. Dat werkt omdatwe de menselijke maat in het oog hebben gehouden. Daardoor blijvenwe voor iedereen gemakkelijk bereikbaar, iets dat men graag wil.Heel wat anders dan het nieuwe ADC, dat in het Wiskundegebouw wordtgevestigd, ver van de diensten waarvoor het moet gaan werken.Bovendien hecht ik zeer aan een breed dienstenpakket voor eenmedewerker, dat niet beperkt blijft tot puur boekhoudkundigewerkzaamheden."
Kwetsbaar
Kritiek genoeg dus op ProBe, met als teneur dat het college vanbestuur en KPMG wel erg hard van stapel zijn gelopen en een veel tegroot stempel op de operatie hebben gedrukt. "In het begin was ikenthousiast", zegt Van der Reijden van het Universiteitsmuseum. "Ikhad nota bene zelf het initiatief genomen om tot meer onderlingesamenwerking te komen, omdat ik tijdens de ziekte van onzefinancieel medewerker had ervaren hoe kwetsbaar je als kleinedienst bent. Wij wilden met een aantal binnenstadsdiensten eengezamenlijke 'pool' van all-round boekhouders opzetten, maar inProBe kregen we een veel meer verregaande opdracht. Het ging erniet meer om te bedenken hoe we de financiele administratie kondenverbeteren, nee, we kregen heel rigide de opdracht omuniversiteitsbreed vier ADC's te maken. Dat vond ik typerend voorde aanpak.
"Daar kwam bij dat er zo'n grote tijdsdruk op het project lag,dat de universitaire projectgroepleden het gewoon niet voor elkaarkregen. Wij hebben nog om uitstel gevraagd, maar dat kregen weniet. In plaats daarvan kwam er nog een KPMG'er bij. Zo kreeg ProBesteeds meer de signatuur van KPMG, en ja, dat bedrijf werkt nueenmaal vanuit een andere cultuur dan de universiteit."
Een ander probleem is dat ProBe niet goed is voorbereid, zegtAndre van der Kallen, hoofd Bedrijfsvoering van RuimtelijkeWetenschappen. "Gedurende de rit is bijvoorbeeld gebleken dat deuniversitaire gemeenschap niet goed op de hoogte was van dedoelstellingen en beoogde resultaten van het project. Daardoorkwamen pas op dat moment vragen op waarover eigenlijk eerdernagedacht had moeten worden. Gevolg is dat deelprojecten van ProBezijn gaan zwemmen, en dat is ook een reden dat sommigeuniversitaire projectleden voortijdig zijn afgehaakt."
Ondeugdelijk
De grote vraag is hoe het nu verder moet. In de volgende fasevan ProBe wil het college van bestuur de facultaire administratiesin drie ADC's onderbrengen, maar daar zien veel facultairemedewerkers weinig heil in. "Ik denk dat een ADC voor meerderefaculteiten schaalvoordelen op kan leveren". zegt Van der Kallen."Maar ik vind wel dat zij zoveel mogelijk aan zouden moeten sluitenbij de nieuw te vormen bestuurlijke clusters. Dat betekent dus dater geen drie zouden moeten komen, maar zes of zeven. Dan loopt hetinhoudelijke, bestuurlijke en administratieve proces in ieder gevalsynchroon." Principieler is de vraag of een project als ProBe welde juiste remedie is voor de gebrekkige informatievoorziening aanhet college van bestuur. "Men had misschien beter kunnen proberenom er eerst achter te komen wat er mis is met het management vandie faculteiten en diensten die hun begroting of jaarverslag nietop tijd of ondeugdelijk aanleveren", suggereert Van der Kallen.Wiechers valt hem bij. "Het probleem in Utrecht is dat het hiermaar niet lukt om op universitair niveau betrouwbare financiele-,maar zeker ook niet-financiele, stuurinformatie snel op tafel tekrijgen. Dan kun je de uitvoerenden wel anders gaan ordenen zoalsnu gebeurt, maar het is naief om te denken dat dat de oplossing is.Het werkelijke probleem zit dieper. Het college van bestuur blijktal geruime tijd niet in staat te zijn om af te dwingen datfaculteiten en diensten optimaal bijdragen aan een goed werkend,uniform administratief systeem. Dat komt vooral omdat niet helderwordt aangegeven wat er van ze wordt geeist, waarom dat gebeurt enwanneer de informatie er moet zijn. Laat het college zorgen dat dieduidelijkheid er komt. Dan zul je zien dat de onderdelen en deadministraties echt wel in staat zijn om het college juist, tijdigen volledig te informeren."
Dirigistisch
Collegelid Wim Kardux, die verantwoordelijk is voor ProBe, toontzich niet erg aangedaan door alle kritiek. "Ik vind het al heel watdat men de uitgangspunten van ProBe onderschrijft. Dat was een jaargeleden nog heel anders. De kritiek op het project ken ik, maar inveel opzichten is die in mijn ogen onvermijdelijk. Binnen deuniversiteit bestaat nu eenmaal een sterke neiging om de status quote verdedigen, en met dit project wil ik die nu juist doorbreken.Daarom was het ook nodig om nogal dirigistisch op te treden. Anderswas er niets van terecht gekomen.
"Neem die ADC's. Er is ons verweten dat we niet hebben gewachtop het resultaat van Bestuurlijke Vernieuwing. Maar dat wil ikjuist niet. Als je aan elk bestuurlijk cluster een ADC hangt,blijven de ADC's onderdeel van de faculteiten. Ik wil juist dat zeer buiten komen te staan, zodat de faculteiten echt alsopdrachtgevers kunnen gaan fungeren. Ik ben ervan overtuigd dat datzowel voor die faculteiten zelf, als voor de ADC's beter werkt.
"De kritiek op de grote inbreng van KPMG kan ik billijken, maarwe hadden niet zonder hen gekund. In de volgende fase van hetproject wordt die inbreng teruggebracht. Maar de kritiek dat het teveel een boekhoudkundig project is gebleven, deel ik niet. Menvergeet voortdurend dat ProBe ook een tweede poot heeft, namelijkversterking van de controllerfunctie om zo tot een betereondersteuning van decanen en het college van bestuur te komen. Datis volgens mij precies wat de critici willen. Maar voorop staat datProBe vooral bedoeld is om heel simpele knelpunten op de werkvloerop te lossen. De universiteit heeft bijvoorbeeld een heel slechtenaam als betaler. We maken verlies op de derde geldstroom, maarniemand weet hoeveel en niemand maakt zich er druk om. Dat kan tochniet? Dat moet veranderen."
Erik Hardeman