Flexibele werkplekken

Archieftassen, laptops en draadloze telefoons bij NSVastgoed

'In ons flexibel kantoor valt de hiërarchie weg'

Het moet gezegd. Het geheel gerenoveerde kantoor vanNS Vastgoed straalt luxe uit. Niet alleen door het gebruik vannatuurlijke materialen als hout, glas, kurk en steen, maar ook doorhet moderne kantoormeubilair, de relatieve stilte en de opgeruimderuimte. De luxe en de goede geluidsisolatie dienen ter compensatievan het verlies van de eigen werkplek of kamer.

De inrichting, zegt voorlichtster Jos Tevel, is slechts hetcosmetische aspect om van de ruimte een flexibel kantoor te maken.De écht grote verandering ligt op een ander vlak. "Dat is deandere manier van werken die hoort bij een flexibel kantoor."

Een jaar geleden verhuisde NS Vastgoed met haar honderdwerknemers naar de totaal gerenoveerde glazen Katreinetoren. Doorde verbouwing kon de ruimte meteen worden ingericht als flexibelkantoor, want 'dat vergt meer dan het verschuiven van een paarbureaus'. Met hulp van een gespecialiseerd bureau werd eerst eenanalyse gemaakt van de werkplekbezetting. Tevel: "Er is altijd weliemand ziek, mensen werken buiten de deur of ze hebben verlof...Kortom, honderd werkplekken voor honderd werknemers zou wel eensteveel kunnen zijn." Bij NS Vastgoed bleek de gemiddelde bezettingveertig procent te zijn met een piek tot 54. Een ander aspectwaarin na berekening flink gesnoeid kon worden waren devergaderruimtes. Eén op de drie werknemers had de beschikkingover een eigen vergadermogelijkheid. "Terwijl er maximaal zevenvergaderingen tegelijk plaatsvonden."

De besparing op vierkante meters, kantoormeubilair enstookkosten wasgauw gemaakt: zeshonderdduizend gulden per jaar. Eenbedrag, zo waarschuwt Tevel, dat per bedrijf verschillend uit zalpakken. "En er zijn natuurlijk ook investeringen nodig", zegt zij."Omdat wij gingen verhuizen, konden we alles in een keer goed doen.Zo zijn er in hoogte verstelbare bureaus gekomen, eencomputernetwerk waardoor iedereen op elke plek kan inloggen,centrale archiefruimte en een draadloos telefoonsysteem.''

Werkcoupé

Het kantoor van Vastgoed is overzichtelijk ingedeeld. Midden inde rechthoekige ruimte is de liftkoker. Wie daar op de tiendeverdieping uitstapt, kijkt meteen naar de elfde verdieping. "Wijzitten op twee etages. Om het transparante van het kantoor door tetrekken, is voor de brede trap naar de elfde verdieping gekozenwaardoor een vide ontstaat."

Aan de lange zijdes van de tiende etage zijn een rijeenpersoonswerkruimtes gemaakt. Oneerbiedig gezegd zijn het glazencellen met een bureau, computer, bureaustoel en een gewone stoel.Bij Vastgoed heten ze toepasselijk werkcoupé's die bij demeeste werknemers zeer geliefd zijn. Daarnaast is er nog een aantalniet door wanden afgescheiden werkplekken met twee tegen elkaargeschoven bureaus en twee zogenoemde projecttafels die vrij in deruimte staan en waaraan meerdere mensen kunnen werken. Deze tafelshebben de mogelijkheid een laptop aan te sluiten.

Wie voor zijn werkzaamheden geen computer nodig heeft of evenmet een kop koffie wil bijpraten, kan plaatsnemen op een van detwee zachte banken bij de open haard die onder de trap is gebouwd,of aan een van de cafétafeltjes die voor de pantry - dekoffiebar - staan.

De archiefkasten van de verschillende afdelingen zijn rond deliftschacht geplaatst. Hier zijn ook de postvakjes van allewerknemers, kluisjes en de telefoonkast. "Als ik 's ochtendsaankom, stop ik mijn gewone tas in mijn kluisje en pak er mijnarchieftas uit. Daarin zit mijn werk. In plaats dat ik van diebakjes op mijn bureau heb staan met post, heb ik daar nu hangmapjesvoor. Spullen die ik minder vaak nodig heb, zitten in de groterearchiefkast van de afdeling of het algemene archief." Ook pakt zehaar draadloze telefoon uit de oplader.

Het liefst bezet Tevel een werkcoupé dicht in de buurt vanhet afdelingsarchief. "Maar dat lukt natuurlijk niet altijd, hoewelde meesten in de buurt van de eigen archiefkasten willen zitten."Eenzaam is het niet om de hele dag alleen in de glazen ruimte tezitten. "Als je koffie wilt drinken, een computerprint of fax moethalen of als je in het archief moetzijn, kom je je coupé uit.Toen ik met al mijn spullen in een kamer zat, was het eenzamer.Want je hoefde die kamer nooit uit te lopen."

Werken in een flexibel en doorzichtig kantoor vergt wel het eenen ander van de werknemer. "Omdat iedereen je in principe kan zien,moet je misschien wat meer op je gedrag letten. Onsmakelijkegewoontes bijvoorbeeld zou je af moeten leren." Ook moet er na elkewerkdag worden opgeruimd. De bureaus moeten leeg zijn en omdat dearchiefruimte beperkt is, moet er sneller wat worden weggegooid."In het oude kantoor hadden we 1200 strekkende meter archief, datis nu nog maar 380." Ook het verschil met een kantoortuin wordt nuheel duidelijk. "Daar heeft iedereen wel zijn eigen bureau en kaner zijn spullen op en rondom laten liggen. Dat oogt heel rommelig.Hier is het altijd opgeruimd."

Status

Het voordeel van een flexibel kantoor weegt voor Tevelruimschoots op tegen het nadeel van gediciplineerd zijn. "NSVastgoed heeft gekozen voor een flexibel kantoor om hetprojectmatige werken te bevorderen: mensen moesten meer gaansamenwerken. Dat is gelukt, zo blijkt uit de onlangs gehoudenevaluatie."

Ook de onderlinge communicatie is verbeterd. "Je spreekt elkaargemakkelijker aan." Door de open structuur heeft ook niemand meerhet gevoel de enige te zijn die werkt. "Rond de kerst was hetaltijd zo stil dat je dacht de enige te zijn. Nu zie je gewoon wieer allemaal nog werken. Dat is stimulerend."

Wellicht het grootste voordeel van een flexibel kantoor is datde hiërarchie wegvalt. "Bij ons heeft niemand een eigenkantoor. Ook de directeur niet. Niemand kan enige status ontlenenaan de grootte of al dan niet luxe inrichting van zijn kamer. Jekunt hier niet zien wie welke functie uitoefent. Natuurlijk moeteen directeur daar wel tegen kunnen."

René de Bie, Gwenda Knobel

'Snelle afspraken'

Miranda Oosting, managementtrainee NS Vastgoed: "Vandaag zit ikin een duocoupé. Mijn collega tegenover kende ik nog niet. Datis juist goed. Zo leer ik het hele bedrijf beter kennen en dat isnou net de bedoeling voor een managementtrainee. Steeds opnieuwmijn bureau opruimen vind ik minder. Maar ik heb mijn aktetas methangmappen bij me. Aan het eind van de dag zet ik hem in mijn eigenlocker, een afsluitbaar kastje, en druk meteen de telefoon in deoplader. Dat werkt allemaalperfect. Groot voordeel van hetflexibele kantoor is de toegenomen snelheid in het maken vanafspraken. Je ziet iemand lopen en schiet hem of haar direct aan.Werkt veel beter dan een briefje neerleggen. Ik vind het lastig alser veel mensen tegelijk aanwezig zijn. Dan ontstaat er een run opde coupés. En dan zit je wel eens te werken op een plek diejuist die dag niet zo goed uitkomt. Verder geniet ik van dit mooieen luxe kantoor."

'Geroezemoes'

Thomas van der Wende, hoofd Data Management NS Vastgoed: "Ikonderschrijf alle positieve effecten van het flexibele kantoor vanharte. Daarover geen twijfel. Maar over de mindere kantjes hoor jeweinig. Bijvoorbeeld werken in een open ruimte. Met al datgeroezemoes en overal telefoons die afgaan niks voor mij. Verderhebben ze te weinig rekening gehouden met de rokers. Er zijn maarvier rokerscabines op deze etage terwijl dertien van de vijftigbewoners graag willen roken. Met als gevolg dat in de kleinerookcoupés sommige rokers zich verzamelen om gezellig eensigaretje op te steken. En dan met de deur dicht want dat is regel.Kom je even later in zo'n coupé dan hangt er gewoon een dikkemist. Gelukkig komt het rokersprobleem aan de orde in de evaluatiena een jaar flexwerken."

Twee eigen kamers

Terwijl het college van bestuur roept dat het nu maareens uit moet zijn met het verspillen van de schaarse universitaireruimte en faculteiten en diensten een financiële prikkeldaartoe geeft, is lang niet iedereen het erover eens werkruimte teverspillen. Als onderzoeker heb je nu eenmaal een ruimte nodig waarje rustig je werk kan doen en de nodige materialen en boeken kwijtkan, is het veelgehoorde argument.

Directeur dr. H. Rudolph van Natuur- & Sterrenkunde bevindtzich in een wel heel bijzondere positie. Niet alleen zit zijnfaculteit ruim in de jas in het Minnaertgebouw, hij prijst zichgelukkig met twee eigen kamers. Eén om zijn directeursfunctiein uit te oefenen en een eigen werkkamer voor zijn onderzoek. Hijmoet er niet aan denken dat hij zijn twee verschillende petten aanéén kapstok zou moeten hangen.

"We zitten inderdaad boven de gemiddelde norm van vijftienvierkante meter per fulltime werknemer, maar dat komt door dearchitectuur die ons grotere kamers heeft toebedeeld," zegtRudolph, die zeer kritisch staattegenover de hele huurheffing. Hetherverdelen van de universitaire ruimte vindt hij een excertitiewaar hij 'best achter staat'. Maar hij vreest dat er een gatenkaasvan lege ruimtes komt die niet zijn in te vullen. Het vragen vanhuur noemt hij een vorm van papier genereren. Als universiteit wordje er niet rijker van.

Binnen zijn eigen faculteit zijn er verschillende typeruimte-innemers. "Er zijn de deeltijdhoogleraren die hun kamer somsdelen met een secretaresse en er zijn ook medewerkers die welfulltime in dienst zijn maar door hun leeftijd meer vrije dagenhebben dan hun jongere collega's." En dan is er het typeRudolph.

Rudolph is voor zestig procent directeur en voor veertig procentonderzoeker. Om zijn beide functies naar behoren te kunnenuitoefenen, heeft hij de aan hem toebedeelde twee kamers ook echtnodig, zegt hij. "Helaas wel. De twee functies staan haaks opelkaar. Als onderzoeker heb je veel papier en een computer. Als ikalles op moet ruimen en inpakken om vervolgens als directeur verderte gaan, zou ik schizofreen worden. Als directeur heb ik ookpersoongebonden informatie op papier staan, die moet je dan ookkeurig scheiden en opbergen voor de onderzoeker."

Dat er wellicht flexibele werkplekken worden ingesteld ziet hijniet zitten. "Iedereen heeft recht op een omgeving en een sfeerwaarin je goed kan functioneren. Daar heb je een vaste werkplekvoor nodig."

Parttimers

Volgens de nieuwe huisvestingsregels worden de diensten enfaculteiten met veel parttimers het zwaarst getroffen bij deaangekondigde huurheffing. Parttimers zijn duurder in het gebruikvan ruimte dan fulltimers: hun bureau is gedurende de week eenaantal uren leeg. Het introduceren van flexplekken zou daarvoor eenuitkomst zijn, denkt rector Voorma.

Voor letteren, godgeleerdheid en sociale wetenschappen met dehelft of meer parttimers in dienst, ziet de post huur erzorgwekkend uit. Toch vinden de drie faculteiten niet dat ze teveel ruimte in beslag nemen. Directeur W. Haan van Godgeleerdheid:"Wij zitten juist heel krap. Het aantal mensen dat werkt voor dekerkelijke opleiding is niet zichtbaar in de getallen."

Letteren, zo zegt een woordvoerder van huisvesting van defaculteit, heeft ook relatief weinig eigen werkruimte. In vierkantemeters zitten ze boven de norm, maar de kwaliteit van de ruimteslaat te wensen over. "Als we de arbo-normen op de ruimte loslaten,zouden we heel wat moeten dichttimmeren." Veel ruimte wordt inbeslag genomen door boeken.

Directeur W. Dirksen van sociale wetenschappen, ziet flexplekkenhelemaalniet zitten. "Als blijkt dat wij meer geld aan huur moetenuitgeven dan we als budget meekrijgen van het college, dan gaan weindikken. Misschien dat parttimers goede afspraken kunnen makenover het delen van kamers, maar voor de werkstress en dearbeidsvoorwaarden lijkt me het dagelijks moeten bevechten van eenbureau niet wenselijk."

faculteit..............................aantal medew......aantalparttimers............%

aardwetenschappen...................159............................43..............................27

biologie...........................................373.........................116..............................31

diergeneeskunde.........................862..........................250.............................29

farmacie........................................234.............................71.............................30

godgeleerdheid..............................64................................32.............................50

geneeskunde...............................1312............................568.............................43

letteren.........................................528.............................277..............................52

natuur- &sterrek.....................349.............................113..............................32

rechten..........................................424.............................170..............................40

ruimtelijkewet........................208................................92..............................44

scheikunde...................................325................................80..............................25

socialewetensch......................584.............................317..............................54

wiskundeinform.......................230.............................111..............................48

in totaal werkten er bij de UU in december 1998 6.881 mensen vanwie 42 procent in deeltijd (2.892), 219 mensen hadden meer danéén deeltijdaanstelling.

Bron: salarisadministratie, peildatum december1998.