'Het vierde collegelid' Willem Bierens de Haan: 'De financiele informatie moet sneller op tafel'

'Het vierde collegelid' Willem Bierens de Haan: 'De financieleinformatie moet sneller op tafel'

Eind vorig jaar werd de universiteit verblijd met eengeheel nieuwe functie. 'Gedelegeerd bestuurder planning, control& bedrijfsvoering' is de fraaie titel, die Willem Bierens deHaan mag voeren. Een gesprek met de man die niet in het college vanbestuur zit, maar ook niet echt daar buiten.

"Wat mij in Utrecht het meest heeft verbaasd?" Willem Bierens deHaan hoeft niet lang over een antwoord na te denken. "Dat is datbesluiten van het college van bestuur hier zo vaak ter discussieworden gesteld. Ik heb voordat ik naar Utrecht kwam, jaren bijStork gewerkt. Daar gold een bestuursbesluit als het startsein vooriets nieuws: hoe kunnen we deze doelstelling met elkaar bereiken?Als hier een besluit is genomen, gaat de discussie daarna gewoondoor. Ik heb al een paar keer meegemaakt dat mensen in eenvergadering vroegen of het college het mandaat wel had, of het eenbepaald besluit wel had mogen nemen. Wat is dat nou voor vraag?Daar is het college van bestuur toch juist voor?"

Bierens de Haan werd vorig jaar in Utrecht aangesteld. Zijnkomst hing nauw samen met de kritiek op het ontbreken van een goedeaansturing van de bedrijfsvoering in de universiteit. Die kritiekwas vooral afkomstig uit de Raad van Toezicht waar met name hetbibliotheek-chec voor veel irritatie zorgde. Toen anderhalf jaargeleden bekend werd dat de nieuwe universiteitsbibliotheek de helftduurder zou worden dan was begroot, ontplofte RvT-voorzitterJacques van Dijk bijna. Hij drong er bij het college op aan om snelorde op zaken te stellen en een zogeheten 'chief financial officer'aan te stellen. Het antwoord van het college was het aantrekken vanBierens de Haan. Uit het persbericht waarin de nieuwe man werdaangekondigd, bleek dat hij weliswaar geen lid is van het collegevan bestuur, maar ook niet de hoogste ambtenaar onder het college.Vlees noch vis dus?

Bierens de Haan: "Nou nee, zo zou ik het niet stellen. Inoperationeel opzicht maak ik gewoon deel uit van het college. Naeen inwerkperiode zal ik binnen de UU de hoofdverantwoordelijkeworden voor de financien en de inzet van middelen. In feite neem ikdeze portefeuilles van Wim Kardux over. Het enige is dat Wim Karduxals collegelid de bestuurlijk/politieke verantwoordelijkheid houdt.Maar operationeel ben ik voor de volle honderd procentaanspreekbaar. Dat is ook het verschil met een topambtenaar. Daarkun je omheen lopen naar het college van bestuur. Dat kan bij mijniet."

Waar concentreert U zich op ?

"Ik heb hier ruwweg twee focusgebieden. Ik ben verantwoordelijkvoor het vormgeven van het beleid op het gebied van debedrijfsvoering; en ik ben trekker van een aantal projecten zoalsde reorganisatie van het Service Centrum Huisvesting, het projectprofessionalisering bedrijfsvoering (PROBE), en het projectbedrijfseconomische doorlichting en bezuinigingen van de dienstenen service centra."

Wat schort er naar uw mening aan de universitairebedrijfsvoering?

"Wat mij vooral opvalt is dat men hier veel minder is gefocustop het belang van financiele gegevens. Het is nu (ten tijde van hetgesprek, red.) eind mei en nog steeds hebben we niet van alleonderdelen de cijfers van vorig jaar binnen. Dat was bij Storkondenkbaar. Daar lagen drie weken na afloop van een boekjaar degegevens op tafel en wie die niet kon leveren, had een probleem. Ikdenk dat het de allereerste prioriteit voor de universiteit is omde financiele informatie sneller op tafel te krijgen."

Waarom is dat zo belangrijk?

"Heel simpel. Goed beleid impliceert dat je jezelfdoelstellingen stelt en dat je vervolgens controleert of je die ookhebt gehaald. Op basis daarvan kun je besluiten of je je beleiddoorzet of dat het moet worden bijgesteld. Daar heb je adequateinformatie voor nodig en geen cijfers die op het moment dat je zekrijgt al verouderd zijn. Bovendien ontbreekt er veel informatie.Wij weten bijvoorbeeld niet hoeveel wij als universiteit aan ICTbesteden. Dat geldt in feite ook voor onderwijs en onderzoek. Alsje dat niet weet, hoe kun je dan beslissingen nemen? Ik wil kortomdat er sneller betere gegevens op tafel komen en ik wil ook dat deinformatie uniform is. Bij Stork leverden alle onderdelen dezelfdecijfers aan. Dat is hier niet zo. Er is wel een algemene richtlijn,maar die wordt voor mijn gevoel per onderdeel zo andersgeinterpreteerd, dat je met het resultaat weinig kunt."

Het zal in de gedecentraliseerde universiteit nietgemakkelijk zijn om alle onderdelen op een lijn tekrijgen.

"Toch zal dat moeten. Om een goed beeld te krijgen van degeldstromen in de universiteit moeten we alle beschikbareinformatie op een heldere manier kunnen samenvoegen. Pas dankrijgen we informatie waarmee we wat kunnen. Misschien vindt mendat bemoeizuchtig, maar dat soort dingen zullen we toch echtdwingend gaan opleggen. Dames en heren, wij boeken voortaan dekosten van hardware allemaal op dit nummer, van de inhuur van eenICT-bedrijf allemaal op dat nummer."

Zijn er nog meer veranderingen die u wiltdoorvoeren?

"De organisatie van de universiteit is veel complexer dan dievan een bedrijf. Academie en bedrijf lopen hier door elkaar. Met aldie professoren heerst hier veel meer de consensus-gedachte.Academische vrijheid is logisch want het gaat over onderwijs enonderzoek, maar wat mij opvalt is dat de ondersteunende dienstendie je eigenlijk op een bedrijfsmatige manier zou moeten kunnenbenaderen, min of meer dezelfde filosofie hanteren. Ik maakregelmatig mee dat bij een vergadering drie mensen van een afdelingzitten omdat ze misschien iets met het onderwerp te maken hebben ener misschien iets over kunnen zeggen. Dan denk ik: als daar noualleen degene zou zitten die verantwoordelijk is voor de gang vanzaken, dan konden die andere twee hun tijd nuttiger besteden."

Wat is uw indruk na een half jaar?

"Uit dit verhaal zou je kunnen afleiden dat ik alleen maarkritisch ben. Maar dat is zeker niet zo. Wat ik heel prettig vindvan de universiteit, is dat er minder hectiek heerst dan bij eenbedrijf. Je hebt hier meer gelegenheid om je vakgebied bij tehouden, meer mogelijkheid tot verdieping. Dat is eerlijk gezegd ookeen voorname reden geweest voor mijn overstap, en wat dat betreftben ik in Utrecht met mijn neus in de boter gevallen. Waar ik totnu toe heel erg van geniet, zijn de besprekingen in het college vanbestuur. Het komt hier niet voor dat iemand zonder discussie zegt:we gaan naar rechts of naar links. Er wordt altijd vanuitverschillende invalshoeken naar een onderwerp gekeken en alles komtop tafel. Het is een verademing zo kritisch als onderwerpen hierworden bediscussieerd."

Erik Hardeman

CV

Willem Bierens de Haan (50) studeerde economie in Rotterdam metals specialisatie 'projectfinanciering'. Al voor zijn afstuderentrad hij in dienst bij Bos Kalis, waar hij in verschillendewerkmaatschappijen verantwoordelijk was voor de financieleafwikkeling van projecten. Een van de projecten was de aanleg vaneen pijpleiding in Argentinie, juist op het moment dat daar deFalkland-oorlog uitbrak.

In 1987 stapte Bierens de Haan van Bos Kalis over naar StorkWescon, dta waar hij in dienst trad als controller en bij diversewerkmaatschappijen financiele functies vervulde. Ook was hij binnenhet management-team van Stork verantwoordelijk voor het aansturenvan enkele dochtermaatschappijen. In het najaar van 2001 trad hijin dienst van de Universiteit Utrecht.