'Offertes geven een goed beeld van je tijdsbesteding'
"Wat ik nou weer meegemaakt heb. Loop ik hetsecretariaat van het Communicatie Service Centrum binnen omdat ikeen Universiteitsgids nodig heb. Kost zo'n ding 25 gulden.Vijfentwintig gulden!!! Dat is toch te zot voor woorden? Het gaatom de telefoonnummers van de medewerkers. Dat soort informatie zoutoch gratis beschikbaar moeten zijn? Maar ja, dat krijg je met dienieuwe commerciële aanpak. Alles moet tegenwoordig geldkosten. Ik vind het je reinste waanzin."
Voor hoofd Studium Generale André Klukhuhn had het allemaalniet gehoeven, de reorganisatie van het Bureau van de universiteitdie twee jaar geleden tot gevolg had dat ambtelijke afdelingenwerden vervangen door facilitair werkende service centra. Hetbeproefde systeem van vaste budgetten per afdeling ongeacht dehoeveelheid werk, maakte toen plaats voor een meer zakelijke aanpakwaarin elke gulden moet worden verdiend en waarin elke geleverdedienst zijn prijs heeft.
Net zoals zes jaar eerder bij het Faciliteiten Bedrijf FBU gingdie meer commerciële aanpak - op de terreinen buitenland,communicatie, huisvesting en studenten - aanvankelijk gepaard metde nodige onwennigheid. Maar bij het Communicatie Service Centrum,de voormalige afdeling In- en Externe Betrekkingen, is eenmeerderheid van de 31 medewerkers inmiddels enthousiast over denieuwe werkwijze, vertelt directeur Maria Mennen.
"Natuurlijk was het in het begin even wennen. Vroeger kon men,als er een opdracht binnenkwam, meteen aan de slag, bijvoorbeeld omeen mooi boekje te gaan maken. Nu moeten de medewerkers van tevoren goed nadenken over de tijd die het ze gaat kosten, de prijsdie daarvoor wordt betaald en ze moeten ook al vrij precies wetenwat ze leveren. Wil je een zakelijke en verantwoorde offerteuitbrengen, dan kun je niet zonder vastomlijnd plan aan de ganggaan zoals vroeger nog wel eens gebeurde."
Inge Nix en Gijs de Graaf zijn als oudgedienden van het CSC tespreken over de ommezwaai, die er volgens Nix vooral toe heeftgeleid dat er nuprofessioneler wordt gewerkt. "Ik houd mij bezigmet het organiseren en publicitair begeleiden van manifestaties,zoals bijvoorbeeld de opening van het Jeugdlab in hetUniversiteitsmuseum vorige week. Twee jaar geleden zou daar min ofmeer op de gok een vast budget voor zijn uitgetrokken. Dan kon hetwel eens gebeuren dat dingen erbij inschoten. Als zo'n happeningwat duurder uitviel, besloot je om dan de koffie maar te schrappen.Of er was zo weinig tijd dat we het toegezegde 'pluggen' van degebeurtenis bij de media noodgedwongen beperkten tot eenpersbericht en een paar telefoontjes. Nu breng ik een offerte uitwaarin exact staat omschreven hoeveel koffie er wordt geschonken enhoeveel tijd er zal worden besteed aan contact met de media. Datgeeft zowel de opdrachtgever als mijzelf duidelijkheid."
Gijs de Graaf is onder meer coördinator van hetstudievoorlichtingspakket en de magazines voor scholieren. Hoewelhet college van bestuur in vrijwel alle gevallen zijn opdrachtgeveris, moet ook hij nu voor elke brochure een offerte opstellen. "Voormij is heel belangrijk dat daardoor nu ook de tijd die ik aan eenopdracht besteed, in de prijs wordt verdisconteerd. Vroeger had jehet vaak 'heel druk' met van alles en nog wat zonder dat echtduidelijk was hoe je je tijd precies besteedde. Nu geven deoffertes een goed beeld van je tijdsbesteding. Dat betekentinderdaad dat wij elke dag moeten tijdschrijven, maar dat vind ikgeen enkel probleem. De helderheid die dat oplevert, bevalt meprima."
Inge Nix: "Het is trouwens ook prettig dat we nu contact hebbenmet één concrete opdrachtgever. Daardoor wordt veelduidelijker wat er van je verwacht wordt. En als je goed werk hebtafgeleverd, krijg je dat ook te horen. Niets is zo leuk als met eenmap vol krantenknipsels bij je opdrachtgever aan te komen."
Grootste probleem met de nieuwe werkwijze is volgens Mennen hetaanleren van een andere houding. "Vandaar dat we de laatste tijdrelatief veel aandacht besteden aan trainingen en opleidingen. Wezijn begonnen met een cursus effectief communiceren, met als doelde samenwerking te verbeteren en een basis te leggen voorcommunicatie met opdrachtgevers. Ook feedback geven was hierbij eenonderdeel, opdat mensen wat minder bang worden om de kritiek diezij hebben op het werk van collega's ook te uiten. Want dat komt dekwaliteit van de producten alleen maat ten goede. Daarnaast volgenmedewerkers dit jaar cursussen op het gebied van projectmatigwerken en het leiding geven aan projecten. Later in het trajectkomt ook de hele acquisitie om de hoek komt kijken."
Op de vraag of zij nog terug zou willen naar de oude situatieantwoordt Mennen met een hartgrondig 'nooit'. Maar, is de vraag,het is toch niet leuk dat tegenwoordig voor elke zucht geld moetworden betaald? Mennen: "Het is echt niet zo dat je bij ons vooralles moet betalen. Wie hier komt voor een persbericht of voor eenadvies over een tekst wordt gewoon gratis geholpen, net alsvroeger. Deze diensten vallen binnen de pakketofferte die wijjaarlijks aan het college uitbrengen. En de Universiteitsgids? Tja,het spijt me, maar dat is niet echt een goed voorbeeld, want diegids was nu juist een van de producten waarvoor vroeger ook almoest worden betaald bij een nabestelling. Dat moet voorkomen datmensen hun gidsen al te gemakkelijk laten slingeren. Wat de gidsbetreft is er de afgelopen tijd dus juist niets veranderd."
Erik Hardeman