Reorganisatie bestuursdienst onder het motto ‘Keep it simple’

Body: 
Reorganisatie bestuursdienst onder het motto ‘Keep it simple’

Toen directeur Erwin Vermeulen eind vorig jaar een reorganisatie van de Bestuursdienst aankondigde, werd er verbaasd gereageerd. In 2004 was dat toch al gebeurd?‘ Moest ‘het Bestuursgebouw’ nu weer op de schop? Ja, zegt Vermeulen. “De organisatie is nog steeds te ingewikkeld.”

Toen de Bestuursdienst vijf jaar geleden werd gereorganiseerd, ging er een zucht van verlichting door de faculteiten. In plaats van een ondoorzichtige wirwar van afdelingen waarop zij nauwelijks greep hadden, en van waaruit de ene na de andere oekaze op hen af kwam, zou er een transparante organisatie komen die nadrukkelijk dienstverlenend moest gaan werken. Eindelijk werd het bureaucratisch monster in het Bestuursgebouw getemd.

“In een aantal opzichten heeft de nieuwe organisatie aan de verwachtingen beantwoord”, zegt Vermeulen, “maar gaandeweg trad toch weer een aantal knelpunten aan het licht. Een groot manco is bijvoorbeeld de onduidelijkheid over waar nu precies de verantwoordelijkheid ligt voor bepaalde taken. Moet je voor problemen met Osiris als faculteit nu bij de directie Onderwijs en Onderzoek, bij het Studenten Service Centrum of bij ICT zijn? En wie gaat er over de voorlichting aan aanstaande studenten? Zijn dat de beleidsmedewerkers communicatie of is dat het uitvoerende Communicatie Service Centrum?”

Paradoxaal genoeg is een bijkomende ontwikkeling dat het wederzijdse vertrouwen tussen ‘het Bestuursgebouw’ en de faculteiten de laatste jaren sterk is gegroeid. Vermeulen: “Eén van de redenen om de uitvoerende taken onder te brengen in aparte, los van het beleid staande, dienstencentra (studenten, personeel, communicatie) was vijf jaar geleden om zo het wantrouwen van de faculteiten weg te nemen. Wij wilden duidelijk maken dat die centra er voor hen waren. Maar dat wantrouwen is inmiddels grotendeels verdampt.”

Dat komt volgens de UB&D-directeur doordat de faculteiten tegenwoordig heel nauw bij het bestuur van de universiteit worden betrokken. Juist uit hun kringen klonk dan ook steeds vaker de klacht dat die speciaal voor hen gecreëerde structuur van directoraten en dienstencentra alles alleen maar nodeloos ingewikkeld maakte. “Wat is dat voor onzin om de ICT te organiseren in een beleidsafdeling en een service centrum, kregen we te horen. Maak er toch één directie van, dan weten we tenminste waar we aan toe zijn.”

Dat is dan ook precies waar de reorganisatie op mikt. “Ons uitgangspunt is Keep it simple. Daarom is gekozen voor een model met zes directies, waarvan de directeuren de integrale verantwoordelijkheid krijgen over zowel beleid als uitvoering op hun terrein. Transparanter kan het niet. Om de goede verhoudingen met de faculteiten te onderstrepen en de eenheid van beleid binnen de universiteit te versterken, is bovendien afgesproken dat op elk van de zes terreinen een regelmatig overleg wordt ingesteld van de universitaire directeur met zijn of haar facultaire collega’s. Die laatsten krijgen zo een duidelijke stem in het kapittel en worden medeverantwoordelijk voor het universitaire beleid.“ Om de eenheid te accentueren wordt van de faculteiten verwacht dat zij hun ondersteuning op een zelfde manier als de Bestuursdienst gaan organiseren, aldus Vermeulen. “Dat wil uiteraard niet zeggen dat we alle faculteiten volledig in hetzelfde keurslijf willen persen, maar op hoofdlijnen verwachten wij een uniforme aanpak.”

Zoals de website van het Ublad eerder meldde, streeft Vermeulen ernaar om de reorganisatie op 1 juli te hebben afgerond. Op die dag treedt hij terug als directeur van de Universitaire Bestuursdienst om plaats te maken voor de huidige directeur Onderwijs en Onderzoek Joop Kessels. In het genoemde bericht wordt gemeld dat de reorganisatie met ontslagen gepaard zal gaan, maar die mededeling wil Vermeulen graag nuanceren.

“Deze reorganisatie wordt niet ingezet met het doel om besparingen te realiseren, al verwachten we wel efficiencywinst, bijvoorbeeld doordat het wederzijds factureren in de nieuwe organisatie sterk zal afnemen. Een bijkomend probleem is echter dat wij, net als de faculteiten, in 2010 en 2011 voor forse financiële problemen staan. Daar zullen we bij de inrichting van de nieuwe organisatie vanzelfsprekend rekening mee moeten houden. Er zullen dan ook functies gaan verdwijnen. Dat betekent inderdaad dat gedwongen ontslagen niet op voorhand kunnen worden uitgesloten. Maar we zullen er alles aan doen om de problemen zo veel als mogelijk via natuurlijk verloop op te vangen.”

De zes nieuwe directies:

•Onderwijs en Onderzoek (inclusief studentenvoorzieningen en internationalisering)

• Financiën en Control (inclusief het Administratief Service Centrum)

• Communicatie (inclusief het alumnibureau)

• Personeel en Organisatie (inclusief Arbo-aangelegenheden)

• ICT

• Vastgoed en Complexbeheer (inclusief veiligheid en milieu)