Secretaressedag, bazen en secretaressen over hun werkverhouding

Secretaressedag, bazen en secretaressen over hunwerkverhouding

René de Bie/Annemarie Heuts

Rico van Teijlingen (35), Onderzoekinstituut voorGeschiedenis en Cultuur

'Er is ruimte om irritaties uit te spreken'

"Als ik vertel dat ik secretaresse ben, krijg ik natuurlijk weleens reacties in de trant van: 'Je bent toch een man ' Maar datmaakt me niets uit. Officemanager legt wat meer gewicht in deschaal - wat wel past bij de zwaarte van de functie. Maar ik vinddat je een schoonmaakster ook geen interieurverzorgster moetnoemen, dus houd het maar op secretaresse.

"Ik heb lang gestudeerd: Chinees en Spaans in Leiden en toen dePABO afgemaakt, gevolgd door een afgeronde studie Turks in Utrecht.De huidige wereld van het Onderzoekinstituut trekt me meer dan mijnvorige administratieve baan bij een verzekeringsmaatschappij. Deopen communicatie binnen het instituut is een groot pluspunt.Iedereen zet zich goed in en er is ruimte om irritaties uit tespreken.

"Voor mijn directe baas, Wiljan van den Akker, moet ik onderandere de agenda bijhouden. Dat is een hele klus want hij is eenactief en veelgevraagd man. Ook als hij in het buitenland zit,hebben we bijna dagelijks contact. Hij is heel benaderbaar en heeftabsoluut geen last van `statuskrampen'. Hij stimuleert je ook ominhoudelijk bezig te zijn.

"Maar je moet daarvoor echt tijd maken. Anders wordt jeopgeslokt door uitvoeringstaken. Een tip voor mijn baas? Alsleidinggevende mag je ook wel eens pas op de plaats maken. Je hoeftniet altijd de rol van actieve prater te vervullen. Luisteren isook communiceren. Doe ik hem nu tekort?Nee, want geloof me, hij isecht een hele goede hoor."

Wiljan van den Akker (45), directeur Onderzoekinstituutvoor Geschiedenis en Cultuur

'Alles staat of valt met de kwaliteit van deze mensen'

"Ik noem Rico het liefst mijn secretaris. Al die flauwekul overhet verschil tussen de functies van secretaris, secretaresse ofofficemanager zijn aan mij niet besteed. Laat ik duidelijk zijn:voor mij is het secretariaat het kloppend hart van ons instituut.Alles staat of valt met de kwaliteit van deze mensen. Inzicht, daardraait het om.

"Hoewel Rico er nog geen jaar zit, weet hij precies hoe dezetent draait. De eerste drie maanden heb ik hem gewoon heel veelverteld. En dat intensieve contact blijft. Als hij nu bijvoorbeeldeen vergadering met vijf hoogleraren - een verschrikkelijktijdrovende klus - moet plannen, zegt hij tegen mij: 'Ik denk datje naar een avond moet uitwijken, want overdag lukt het nooit opkorte termijn'. Hij kent de andere mensen van de lijst, weet welkeagenda's daaraan verbonden zijn, enzovoorts.

"Wil ik een dag ongestoord kunnen werken dan zeg ik tegen Ricodat hij geen telefoontjes moet doorgeven. Klopte hij laatst op zo'ndag toch aan. 'Telefoon uit het bestuursgebouw mag ik even storen?'Geweldig, want anders was het instituut een hoop geld misgelopen.D't bedoel ik nou met inzicht.

"Binnenkort neem ik hem mee naar Los Angeles. Niet om hemtevreden te houden met een reisje. Nee, ik wil dat hij met eigenogen ziet wat wij daar doen en met wie wij contact hebben bij deUniversiteit van Californië. De volgende keer weet hij nogbeter waar hij op moet letten. Kortom, dan loopt het instituut veelbeter.

"De betaling voor secretariaatsmedewerkers bij de universiteitvind ik absoluut onder de maat. Geloof maar dat eendirectiesecretaresse bij Shell echt wel op waarde wordt geschat.Ook financieel."

Eric van Vessem (41), Communicatie ServiceCentrum

'Van een hierarchische verhouding merk ik weinig'

"Inmiddels heb ik er als secretaresse bijna een jaar opzitten.Hoewel ik het naar mijn zin heb, zie ik het niet als een baan voorhet leven. Ik ben theoretisch literatuurwetenschapper maar dat isgeen `duidelijk' beroep. De banen liggen dan ook niet voor hetoprapen. Gelukkigmag ik wel eens discussiestukken redigeren. Datpast tenminste bij mijn opleiding. Verder bestaat het werk uit veelregelen en organiseren. Van afspraken maken, notuleren, mailingstot en met doosjes vullen voor evenementen.

"Manon is weliswaar mijn direct leidinggevende maar van eenhiërarchische verhouding merk ik weinig. Net zoals iedereenbij het secretariaat werk ik voor een bepaalde taakgroep binnenCSC. Opdrachten krijg ik dan ook meer van de `binnenlopers' dan vanManon. Zij heeft overigens een ongelooflijk gevoel voor humor.Misschien dat ze daardoor het vak stressmanagement - een van debelangrijkste vaardigheden voor een secretaresse die je baas moethebben - zo goed beheerst. Als het bij mij een keertje dreigt overte lopen, biedt ze direct hulp aan.

"Ze is kortom meer meewerkend voorvrouw dan mijn baas.Secretaressedag? Nooit van gehoord, eerlijk gezegd. En als ik eenbloemetje krijg, zal ze het altijd als een verrassingpresenteren."

Manon Renaud (35), hoofd secretariaat CommunicatieService Centrum

'Een meedenker en een echte serviceverlener'

"Eric is er gewoon één van mijn team. En dat hij eenman is, maakt absoluut niet uit. Net zoals veel mensen die opsecretariaten bij de universiteit werken, is hij een academicus dietot nu toe in zijn vakgebied geen baan heeft kunnen vinden.Voordeel is dat de meesten goed kunnen communiceren en hun talengoed beheersen.

"Maar vaak missen ze wel de nuttige secretariëlevaardigheden die je bijvoorbeeld bij secretaresse-opleidingSchroevers krijgt. Blind en snel kunnen typen komt nog steeds goedvan pas. Net zoals notuleren en zakelijke correspondentie. Steno,wat ik veertien jaar geleden nog heb gehad, is trouwens helemaaluit.

"Het is echt moeilijker geworden om aan een geschooldesecretaresse te komen. Die hebben hun banen voor het uitkiezen.Maar ik heb nog niet gehoord dat je dan ook hogere eisen kuntstellen. Het zal vast wel gebeuren, al vind ik het niet passenbinnen de universiteitscultuur.

"Als je een goede secretaresse wilt worden, hangt dat erg van jepersoonlijk inzet af. Zo is Eric een meedenker en een echteserviceverlener. Bovendien is hij klantgericht, zelfstandig enaccuraat. Dus te klagen heb ik zeker niet."

Tül`y Arsav (31), faculteitDiergeneeskunde

'Een veelzijdige baan met veel dynamiek'

"Secretaressedag is toch eigenlijk alleen bedoeld voor decommercie. Natuurlijk is het best leuk om een wacht even, dan vraagik mijn baas of hij naar zijn eigen kamer vertrekt om een bloemetjete krijgen. Hij denkt daar altijd aan, net als bij mijnverjaardag.

"Sinds augustus 1996 ben ik de secretaresse van Van Strien. Inde loop van de tijd leer je elkaar beter kennen en ik moet zeggendat we een prima band onderhouden. Gebaseerd op wederzijds respecten vertrouwen. Ik weet dat het als een cliché klinkt, maar hetis wel waar.

"Een belangrijk aspect daarbij is het wederzijds kunnen uitenvan kritiek, zonder elkaar op de kast te jagen. Hij kan naar mijnmening heel goed luisteren en geeft medewerkers de vrijheid om zichte ontplooien. Verder kan hij veel aan en is vaak vrolijk gestemd.Aan zijn manier van lachen kan ik bijvoorbeeld horen of eenbepaalde afspraak goed of minder goed verloopt.

"Naast de zaken binnen de faculteit is Van Strien ook heelactief binnen de rest van de universitaire gemeenschap. Datbetekent voor mij een extra veelzijdige baan met veel dynamiek,leuke contacten en op zijn tijd een hectische periode. Maar daarhoud ik juist van."

Gom van Strien (48), directeur faculteitDiergeneeskunde

'Gevoel voor verhoudingen is ook belangrijk'

"Ik hecht er erg aan dat een secretaresse een behoorlijk niveauheeft om te kunnen begrijpen waar je als directeur allemaal meebezig bent. Ze moet ook de netwerken waarbinnen ik opereer goedkennen.

"Omgekeerd moet je als baas ook weten wat je van je secretaressekunt verlangen. Dan kun je erop vertrouwen dat dingen die soms nietexpliciet uitgesproken zijn, toch vlekkeloos verlopen.

"Met Tül`y heb ik de beste secretaresse binnen de heleuniversiteit getroffen, denk ik. Zij is bijzonder betrokken bijhaar werk, is uitermate nieuwsgierig - in de goede zins des woords- en durft altijd weerwoord te geven. Overigens nooit waar anderenbij zijn.

"Ze kan mensen heel goed inschatten. Vaak blijkt haar eerstetypering meteen raak. Natuurlijk is mijn agenda altijd te vol. Tochweet Tül`y precies wanneer ze iemand die mij per se op kortetermijn wil spreken, erergens tussen moet frommelen of een paardagen moet laten wachten.

"Gevoel voor verhoudingen is ook belangrijk. Wanneer mag de toonwat informeler zijn en wanneer is formeel meer wenselijk? Allemaalvan die dingen die je nooit in een elektronische agenda kuntvatten."

Thea Schouten (57), de opleiding Milieuwetenschappen vanRuimtelijke Wetenschappen.

'Ik merk niets meer van vooroordelen'

"Ik ben een laatbloeier, ging pas weer werken toen ik 48 was, natwintig jaar onderbreking. Onze kinderen studeerden aan deuniversiteit en ik vond het leuk die wereld te leren kennen. Heteducatieve aspect vormt voor mij de meerwaarde boven een baan inhetbedrijfsleven, zoals ik die vroeger had. Inmiddels zit ik alweeracht jaar op deze plek.

"Het onderdanige van vroeger is verdwenen. Ik werk gewoon alsmedewerkster, op basis van gelijkwaardigheid. Vroeger werd er opeen verjaardagspartijtje nog wel eens gegniffeld vanwege het beeldvan de secretaresse op schoot bij haar baas. Nu merk ik niets meervan vooroordelen.

"Het leuke in deze baan is dat ik voor een team van zo'n twintigmensen werk. Daarbinnen vervul ik een spilfunctie. Ik vind hetbelangrijk dat mensen mij dingen kunnen toevertrouwen. Het woordje'secret' zit niet voor niets in het woord 'secretaresse'.Integriteit en dienstbaarheid, in de positieve zin van het woord,zijn kenmerkend voor mij.

"Natuurlijk krijg ik wel eens klusjes toegeschoven waarvan ikdenk: 'Moet ík dat doen?' Maar over het algemeen ligt dit werkme wel. Het contact met medewerkers en studenten is leuk en ik kenweinig irritatie. Ja, weet je waar ik niet tegen kan? Als mensenzomaar mijn kamer binnenvallen en niet eens groeten. Maar verderheb ik een opgeruimd karakter, dat hoort ook bij een baan alsdeze.

"Waardering is best belangrijk. Het is fijn als men laat merkendat je het goed doet. Aan het fenomeen 'secretaressedag' moest ikin het begin wennen. Inmiddels vind ik het enig om een bloemetje tekrijgen op die dag!"

Carel Dieperink (39), docent/onderzoeker bij deopleiding Milieuwetenschappen

'Ze is betrokken, denkt aan een kaartje als iemand ziekis'

"Thea is het moederlijke type binnen de wetenschap.Ik bedoel:zij is gericht op het wel en wee van medewerkers en studenten. Zeis betrokken, denkt aan een kaartje als iemand ziek is. Verder iszij prettig in de omgang, creëert ze een harmonieuze sfeer enis ze nauwgezet.

"Het beeld van een secretaresse die geen eigen inbreng heeft enalleen maar dingen op commando doet, vind ik onterecht. Thea runtbij ons het secretariaat, is de spil die de boel draaiende houdt.Onze verhouding is redelijk gelijkwaardig; ze komt ook naar mij toeals ik iets vergeten ben. Ik deel haar met zo'n twintig anderen endat gaat prima. Wel moeten we sommige dingen vooraf goedplannen.

"Ik ben heel tevreden over Thea. Secretaressedag? Ik weet dat erdan meestal een bloemetje is voor haar. Ik vrees dat die dag echterniet vóór in het geheugen zit bij mij. Misschien zou ikmijn waardering soms wat nadrukkelijker kunnen uiten..."

Saskia Meesters (34), faculteit Natuur- &Sterrenkunde

'Eigen initiatief wordt hier zeker gewaardeerd'

"Ik werk bij een mannenfaculteit en dat merk je. Veel mensenhier zijn communicatief niet zo sterk, zitten met hun hoofd in dewetenschap. Gelukkig is dat bij ons op de gang anders. Zelf vind ikhet juist prettig om met mensen samen te werken. Verder hou ik vanorganiseren. Het leuke aan dit faculteitsbureau is dat iedereen erongeveer even lang werkt. We hebben met elkaar dingen opgebouwd,zowel praktisch als inhoudelijk. En wat mijn baan betreft, kan ikveel zelf invullen: eigen initiatief wordt hier zekergewaardeerd.

"We lopen makkelijk bij elkaar in en uit. Dat vind ik ookbelangrijk aan een baas, dat hij goed benaderbaar is. Over Henrikben ik heel tevreden. We vullen elkaar aan, zeker wat de techniekbetreft. Ik ben niet technisch, terwijl Henrik een man vanapparaten is. Als je iets vraagt over de nieuwe telefoons, duikthij zo op zijn knieën onder de tafel. Dankzij hem werken weook allemaal met elektronische agenda's. Toen laatst de zomertijdinging, sloegen ze op hol en ook nog eens allemaal anders. Bij deéén schoven alle afspraken vooruit, bij de ander juistnaar achteren. Hilariteit alom.

"Waardering merk ik vooral aan de sfeer en wat er aan me wordtovergelaten. Aan secretaressedag gebeurt niets. Op zich is het ookonzin en commercieel. Aan de andere kant heeft het wel iets, al dievrouwen met een bloemetje op de fiets... Ik had het er met Henriknog over, naar aanleiding van dit interview. Hij zou het in deagenda zetten!"

Henrik Rudolph (42), directeur/onderzoeker bij Natuur-& Sterrenkunde

'Ze begrijpt me steeds beter'

"Saskia is een secretaresse in de moderne, volledige zin van hetwoord. Als hoofd van het secretariaat regelt en organiseert zij decommunicatie naar binnen en naar buiten. Dat gaat haar goed af. Jemoet je voorstellen, wij krijgen hier de meest krankzinnige dingenbinnen. Post van mensen met allerlei theorieën; de grootsteonzin soms, maar die moeten toch allemaal antwoord krijgen. Saskiaweet hoe ze met mensen moet omgaan.

"Een bijzonder goeie baas ben ik waarschijnlijk niet. Ik hebsoms te veel haast om de dingen goed uit te leggen. De communicatieverloopt vaak per e-mail, hoewel het hier zo is ingericht dat wemakkelijk bij elkaar kunnen binnenlopen. Saskia assisteert mij nubijna twee jaar en ze begrijpt me steeds beter.

"Ik probeer mijn waardering te uiten op het moment dat de anderdat verdient of een oppepper kan gebruiken, en niet éénkeer per jaar op secretaressedag. Die invloed van buitenaf kan ikmissen."