U-raad vindt vorming administratief service centrum niet nodig

Body: 
L'histoire se répète. Had het college van bestuur vorig najaar al grote moeite om de centralisatie van de ICT-ondersteuning door de Universiteitsraad geaccepteerd te krijgen, nu ontmoet men zo mogelijk nog meer weerstand tegen de voorgenomen centralisatie van de financiële administraties. Deze week werd de besluitvorming in de U-raad hierover tot nader order uitgesteld, maar de vraag is of dat soelaas zal bieden.

Het was een merkwaardige bespreking maandagmiddag in de Van Lier en Egginkzaal. Aan de orde was het voornemen van het college van bestuur om te komen tot een reorganisatie van de financiële dienstverlening en ter tafel lag een korte notitie met de reactie van de Universiteitsraad. Maar hoewel die notitie nauwelijks een A4'tje lang was, waren de erin opgesomde punten van zorg dermate fundamenteel dat het college van bestuur al voor de bespreking besloot dat verdere discussie in dit stadium zinloos was. "Er leven bij de raad nog zoveel vragen", constateerden de collegeleden Van Rooy en Amman, "dat wij een aanvullende notitie zullen schrijven om onze opstelling te verduidelijken."

Die notitie wordt half januari verwacht, maar een korte woordenwisseling tussen de twee collegeleden en U-raadslid Fred Toppen deed de vraag rijzen of zo'n aanvullend stuk de patstelling zal kunnen doorbreken. "Wij zijn verheugd dat u bereid bent om uw standpunt nader toe te lichten", zei Toppen, "maar uw uitgangspunt is een reorganisatie. Er zijn echter ook andere manieren om de door u gesignaleerde knelpunten op te lossen. Wilt u daar ook naar kijken?" Die suggestie ging het college te ver. "Wij hebben een keuze gemaakt voor wat we de verstandigste en beste aanpak vinden", antwoordde Amman. "Kennelijk hebben we dat niet effectief aan u geadresseerd. Dat zullen we in onze aanvullende notitie proberen te doen."

"Dit antwoord versterkt ons gevoel dat de trein doordendert op het gekozen spoor", reageerde Toppen, "wij willen juist dat er een heroverweging komt van de mogelijke trajecten." Maar daar kon wat collegevoorzitter Van Rooy betreft geen sprake van zijn. "Wij zouden als bestuurders geen knip voor de neus waard zijn, als we nu opeens zouden zeggen: ach, een andere weg kan ook wel. Zonder inhoudelijke discussie kan daar geen sprake zijn en in onze aanvullende notitie zullen we u ervan proberen te overtuigen dat een andere dan de door ons gekozen route niet werkbaar is."

Na de vergadering toonde Toppen zich tevreden over de bereidheid van het college tot nader overleg. "Maar", stelt hij met nadruk, "dat overleg is wat ons betreft alleen zinvol als ook het uitgangspunt van fysieke concentratie ter discussie kan worden gesteld. Wij zijn het zonder meer met het college eens dat standaardisering en automatisering van de administratieve processen wenselijk is. Maar wij zien niet in waarom daarvoor per se de vorming van een apart administratief service centrum nodig is. Als er goede en bindende afspraken met de onderdelen worden gemaakt, kan de gewenste meer uniforme manier van werken toch ook op de huidige werkplekken worden doorgevoerd? Dat zou een reorganisatie in feite overbodig maken."

Volgens Toppen onderschat het college van bestuur de problemen die zullen ontstaan als financiële administraties te ver van de werkplek worden georganiseerd. "Het contact met de werkvloer vormt voor zowel de administrateurs als voor degenen voor wie zij werken een duidelijke toegevoegde waarde. Misschien dat de efficiency in een service centrum wat zal toenemen, maar ik denk dat het college de negatieve invloed op de motivatie van de medewerkers ernstig onderschat.

"Daar komt bij dat veel mensen die nu een gecombineerde functie hebben, straks alleen nog maar declaraties verwerken. Ook dat lijkt ons niet bevorderlijk voor hun werkvreugde en hun betrokkenheid. Bovendien denken wij dat het college onvoldoende stilstaat bij de gevolgen die de ontmenging van combifuncties en de uitplaatsing van medewerkers heeft voor de processen op de werkvloer. De ICT-reorganisatie illustreert helaas overduidelijk hoe dat bij faculteiten en diensten kan leiden tot gatenkaas."

Gezien de manier waarop het college maandag op de zorgpunten van de U-raad reageerde, heeft Toppen goede hoop dat het bereid is om de gemaakte keuzes serieus te heroverwegen. "Zoals gezegd hebben wij vooral veel moeite met de vorming van een service centrum. Dat is voor ons een hard punt en ik hoop dan ook van harte dat het college ook dat punt ter discussie wil stellen." Collegelid Amman wilde voorafgaand aan het overleg met de U-raad geen reactie geven.

EH