Wie zijn hier de managers?

Body: 
Opleidingstraject secretaressesLetterenfaculteit

De faculteit Letteren nam dit voorjaar een uniekbesluit. Schoevers Bedrijfsopleidingen werd gevraagd voor allevijftig facultaire secretaresses een opleidingstraject teontwikkelen. Binnenkort loopt het project ten einde. Eenterugblik.

Was het na de basiskwalificaties voor wetenschappelijk personeelgeen tijd om ook kwaliteitseisen te stellen aan het ondersteunend-en beheerspersoneel. Dat was de overweging die directeur P.Schelleman van de faculteit Letteren had gemaakt voordat hijSchoevers Bedrijfsopleidingen vorig jaar vroeg een zogeheten `quickscan' bij de secretariaten van de faculteit uit te voeren. Door devoortschrijdende professionalisering van de faculteit zijn dekwaliteitseisen voor secretariaten strenger geworden, volgens dedirecteur. "Op sommige plaatsen hoorde ik hier nog steeds mensen detelefoon opnemen met een `met Marie' of `met Jannie'."

Het onderzoek van Schoevers Bedrijfsopleidingen wees uit dattussen secretariaten en leiding een duidelijk vacuüm ligt.Voor veel medewerkers een weinig opzienbarende conclusie. "Sommigewetenschappers komen af en toe met een klus, anderen bedenken nieteens dat ze mij zouden kunnen vragen", zegt Antoinette Bolt,secretaresse bij het opleidingsinstituut Nederlands. "Ik weet nietof ik nu initiatieven moet nemen om dat te veranderen, het lijktalsof wetenschappelijk medewerkers wel tevreden zijn met de gangvan zaken."

Volgens de adviesorganisatie diende een visie te wordengeformuleerd op wat nu eigenlijk werd verwacht van het secretariaaten wat het secretariaat zelf als taken zag. In samenspraak met defaculteit werd besloten een ontwikkelingstraject samen te stellen.Middels drie visiebijeenkomsten met daaraan gekoppeld drietrainingssessies van twee dagen moest volgens Schelleman "eengrotere bewustwording in de organisatie" teweeg worden gebracht. Defaculteit stelde maximaal twee ton beschikbaar voor het totaletraject.

Onder de vijftig secretaresses van de faculteit werd hetinitiatief met gemengde gevoelens ontvangen. Er was over hetalgemeen waardering voor de aandacht voor de secretariëlewerkzaamheden. Problematischerwas het 'verplichte' karakter. Eenmailtje waarin niet deelnemen gelijk werd gesteld aan het verliesvan alle carrièreperspectieven zette in een van deonderzoekinstituten behoorlijk wat kwaad bloed. DirecteurSchelleman vindt echter dat deelname van alle secretaresses eenvereiste was voor het welslagen van het traject. "Het gaat om eengroepsproces. Ik vind niet dat iemand zich daar uit eigenbelang aanmag onttrekken." De directeur benadrukt bovendien dat deelnemersschadeloos zijn gesteld voor kinderopvang en dat extra werkurenzijn uitbetaald.

Uitgangspunt van het traject was een zelf-assessment die iederesecretaresse had geschreven. Aan de hand daarvan werd eenpersoonlijk opleidingsplan (POP) geformuleerd. Die exercitie bleekbij sommige deelneemsters verkeerde verwachtingen te hebbengecreëerd. "Iedereen wilde praktische cursussen gaan doen dievoor hun eigen functie van pas kwamen, `Engels aan de telefoon'bijvoorbeeld", zegt Elise van Nederveen, secretaresse bij hetOnderzoekinstituut Geschiedenis en Cultuur. "De faculteit enSchoevers wilde echter in de eerste plaats eens op een rijtjehebben wat die functie zou moeten inhouden en welke kwaliteitseisendaarbij hoorden. Dat botste."

Schelleman erkent dat de doelstellingen van het project beterovergebracht hadden moeten worden. "Velen hadden het gevoel dat hetover hun hoofden werd uitgestrooid." Tijdens de eerstevisiebijeenkomst werd dat gevoel nog eens bevestigd. Zo liet eengroot aantal van de uitgenodigde directeuren van de opleidings- enonderzoeksinstituten het afweten. Bovendien sloeg de cursusleidingvan Schoevers Bedrijfsopleidingen een geheel verkeerde toon aan.Van Nederveen: "Alleen dat woord `manager' al. Dat past niet bij deuniversiteit. Wie is hier die 'manager' vroeg het wp zich af? Datbleken ze dus zelf te zijn." Ook het feit dat veel secretaressesbij de faculteit een academische opleiding hebben was Schoeversvreemd. Opnieuw steekt Schelleman de hand in eigen boezem. "Wehadden de externe organisatie nog beter moeten bijpraten over onzeweinig hiërarchische cultuur. Bovendien hadden we de deelnamevan de directeuren minder vrijblijvend moeten laten."

Directeur Schelleman verzekert dat de meeste plooien inmiddelsaardig zijn rechtgestreken. Als pionier op dit gebied stelt hij"niet anders verwacht" te hebben dan leergeld te moeten betalen."Maar als je jezelf strengere kwaliteitseisen wilt opleggen, moetje ergens beginnen. En secretariële ondersteuning wordt bijeen professionele werkwijze nu eenmaal steeds belangrijker."

De secretaresses Bolt en Van Nederveen hebben uiteenlopendeoordelen over de relevantie van de verschillende onderdelen van hetgevolgde programma. Beiden denken dat het Schoevers-projectwaarschijnlijk vooral een opstap zal zijn tot de gewenste visie."Wat nu de taken en de werkwijze van de secretaresse moet zijn, zalde faculteit zelf moeten bepalen", zegt Bolt. "Misschien dat er danook een echte functieomschrijving kan komen, want die heb ik nognooit gezien."

XB