'Zit ik straks alleen nog maar facturen in te kloppen?'
Schrik over reorganisatieplan financiële dienstverlening
Het is dinsdagmiddag kwart over vijf in Janskerkhof 15a. De afgelopen anderhalf uur hebben rond de vijftig financieel-administratief medewerkers uit de binnenstad uitleg gekregen over de aangekondigde reorganisatie van de 'financiële dienstverlening' en bij velen is die informatie rauw op het dak gevallen. Vooral de klip-en-klare mededeling dat er in de toekomstige organisatie geen plaats meer zal zijn voor gecombineerde functies zorgt voor onrust. "Ik heb nu heel gevarieerd werk in een onderdeel, waar ik met iedereen goed contact heb", zegt een vrouw, "ben ik straks in het Administratief Service Centrum alleen nog maar de hele dag bezig met het invoeren van facturen?"
Financieel directeur Jan Willem Meinsma probeert de pijn enigszins te verzachten: "Op zich is het antwoord 'ja'. Maar u moet wel bedenken dat uw werkzaamheden in het ASC veel meer gaan inhouden dan alleen facturen inkloppen. Het routinewerk gaat steeds meer verdwijnen. Daarvoor in de plaats komt een stuk procesbegeleiding waardoor u straks toch weer contact krijgt met wetenschappers. Ik zal niet ontkennen dat u in de breedte iets verliest, maar wat u ervoor terugkrijgt is een inhoudelijke verdieping en dat lijkt me toch niet onaantrekkelijk."
Aanleiding voor de informatiemiddag is de voorgenomen vorming van een Administratief Service Centrum (ASC) en de daarmee gepaard gaande reorganisatie van de financieel-administratieve ondersteuning in faculteiten en diensten. Afgelopen vrijdag publiceerde het college van bestuur een nadere invulling van de al eerder bekend gemaakte plannen. Daaruit blijkt dat van de huidige 212 arbeidsplaatsen in deze sector er volgend jaar 146 - vooral in de uitvoerende sfeer - naar het ASC zullen overgaan. Een beperkt aantal taken in de sfeer van financieel beleid en control blijven bij de onderdelen.
Om te voorkomen dat er over deze reorganisatie evenveel commotie zal ontstaan als vorig jaar over de ICT-operatie is het college van bestuur vandaag met groot materieel uitgetrokken. Omringd door een keur van directeuren, ambtenaren en procesmanagers maakt collegelid Hans Amman de aanwezigen duidelijk dat er geen sprake is van een bezuinigingsoperatie maar van een 'kwaliteitsslag'. "Er vallen geen gedwongen ontslagen en iedereen houdt minimaal dezelfde inschaling en hetzelfde salaris."
Zowel de steeds strenger wordende Europese regelgeving als de noodzaak om beter zicht te krijgen op het financiële reilen en zeilen, dwingen de universiteit tot het professionaliseren van de financiële dienstverlening, aldus Amman, die zich haast toe te voegen: "Ik bedoel daarmee niet te zeggen dat er op dit moment niet goed wordt gewerkt, maar onze administratieve processen worden steeds complexer. Daarvoor ontbreekt bij faculteiten en diensten de expertise. Bovendien is de huidige organisatie te kwetsbaar. We kunnen ons straks niet meer permitteren dat we uit een onderdeel geen informatie krijgen, omdat de administrateur toevallig ziek is."
Veel weerwoord krijgt de bestuursdelegatie niet. De meeste aanwezigen lijken te verbluft om een vraag te stellen. Pas als de bijeenkomst is afgelopen, barst de discussie los. "Denken ze nou echt dat het op deze manier efficiënter zal worden? Het wordt alleen maar formeler en afstandelijker. Je hebt als administrateur toch binding met je onderdeel nodig om kwaliteit te kunnen leveren?" Dat er meer standaardisatie van de administratieve processen komt en dat er een 'slag' in de automatisering wordt gemaakt, daar is niets mis mee, is het oordeel. Maar hoe zinnig is het om alles geforceerd in één servicecentrum onder te brengen, op grote afstand van de werkvloer?
Diezelfde vraag was een dag eerder ook al gesteld door de U-raadscommissie die half december een oordeel over het plan moet geven "Wij hebben een heel zorgvuldige afweging gemaakt", was toen het antwoord van Amman. "Ik kan u verzekeren dat er voldoende expertise binnen faculteiten en diensten blijft. Natuurlijk kun je discussiëren over de 'knip' die wij hebben gemaakt, maar zelf denken we dat we met dit voorstel een goede balans tussen centraal en decentraal hebben gevonden." Vandaag herhaalt hij die woorden, maar hoe opgewekt hij er ook bij probeert te kijken, de zaal denkt er voorlopig het zijne van.
Erik Hardeman
(Zie voor meer informatie de speciaal voor dit doel gecreëerde website: www.transic.nl.
Daar is ook informatie te vinden over de bijeenkomsten voor medewerkers die de U-raad op 28, 29 en 30 november over dit onderwerp heeft belegd.)