Afhandeling klachten van UU-studenten en medewerkers over ongewenst gedrag moet onafhankelijker en transparanter
Foto: shutterstock
De universitaire commissie die klachten over ongewenst gedrag onderzoekt en het UU-bestuur adviseert, moet beter worden toegerust voor haar taak. De voorzitter moet onafhankelijk zijn en de leden moeten beter worden getraind. De klachtencommissie zou daarnaast vaker aanvullend onderzoek moeten doen.
Dat concluderen UU-hoogleraar privaatrecht Eddy Bauw en Peter Schokker, partner van het gespecialiseerde onderzoeks- en adviesbureau Bing, in een evaluatierapport (hier met Solis-id).
Het is volgens de onderzoekers niet zo dat de UU een slechtere klachtenregeling heeft dan andere universiteiten, maar er is geen reden tot tevredenheid. De twee komen ook met aanbevelingen voor aanpassingen van de procedure zelf en voor het voorkomen van en omgaan met ongewenst gedrag binnen de universiteit.
Zwaardere zaken
Bauw en Schokker waren door de UU gevraagd om de universitaire procedure te onderzoeken, nadat de afhandeling van een zaak rondom een hoogleraar Ethiek vorig jaar tot veel kritiek leidde.
De onderzoekers gaan in het rapport niet in op die specifieke kwestie, maar constateren wel dat er gezien de groeiende maatschappelijke aandacht vaker complexe zaken te verwachten zijn. Tot enkele jaren geleden bleef het aantal klachten beperkt, maar er is een groei zichtbaar. Vooral de aandacht voor #metoo heeft daaraan bijgedragen.
De universitaire Commissie Ongewenst Gedrag (COG) kreeg in 2018 en 2019 zeven klachten, in 2017 was dat er maar één. Bij de vertrouwenspersoon ongewenst gedrag kwamen ook meer meldingen. Dat aantal steeg van 43 in 2018 naar 57 in 2019.
De onderzoekers stellen dat er hoogstwaarschijnlijk “meer speelt”. De meeste meldingen leiden niet tot een formele klacht, vaak vanwege angst voor repercussies. Ook bedrijfsartsen zijn bezorgd. Vooral de relatie tussen promovendi en begeleiders zou problematisch zijn.
In dat licht is een “robuustere” klachtenregeling noodzakelijk, stellen de onderzoekers. Uit vergelijkend literatuuronderzoek en twaalf interviews trekken ze de conclusie dat de huidige klachtenregel niet afwijkt van andere universiteiten als het gaat om uitgangspunten, werkwijze en samenstelling van de commissie. Maar het moet dus beter.
Commissie moet professioneler
Daarom moet allereerst de commissie die de klachten beoordeelt, worden versterkt. De voorzitter moet niet langer een UU-medewerker zijn, maar een onafhankelijke externe deskundige. Die kan optreden als zichtbaar boegbeeld van de commissie en de regie stevig in handen nemen.
Voor de leden van de commissie moet er een transparante benoemingsprocedure komen waarbij instemming van de medezeggenschap vereist is. Nieuwe leden moeten niet alleen trainingen maar ook betaalde uren krijgen voor hun commissiewerk. Al deze zaken ontbreken op dit moment.
Op de langere termijn zou volgens de onderzoekers gekeken kunnen worden naar het instellen van een gezamenlijke COG voor alle universiteiten. “Dat kan onder omstandigheden schaalvoordelen bieden.”
Geen strenge geheimhoudingsplicht
Daarnaast moet de procedure zelf ook beter. Beklaagden krijgen weliswaar de kans om zich schriftelijk en mondeling te verweren tegen aantijgingen, maar zien het complete rapport met alle gebruikte informatie niet voordat dat naar het UU-bestuur gaat. Die situatie kan tot verkeerde adviezen van de commissie leiden.
Ook ontstaan er onprettige situaties op de werkvloer door de geheimhoudingsplicht waar alle betrokken partijen aan zijn gehouden. De onderzoekers raden aan om waar mogelijk leidinggevenden op de hoogte te stellen van de voortgang van een procedure, zodat zij hun medewerkers daarover kunnen informeren. Op die manier zou onnodige onrust kunnen worden voorkomen.
De onderzoekers vinden verder dat de commissie vaker zelf aanvullend onderzoek kan doen. Nu blijft het onderzoek vaak beperkt tot het horen van klager, beklaagde en eventuele getuigen. Aanvullend onderzoek vindt nooit plaats, terwijl dat wel kan helpen bij de waarheidsvinding.
De commissie zou het universiteitsbestuur ook kunnen vragen om ordemaatregelen te nemen als dat nodig is, bijvoorbeeld om een schorsing van een student of medewerker. Dat doet de commissie nu niet, terwijl dat wel kan bijdragen aan het veiligheidsgevoel van studenten en medewerkers. Tenslotte zouden geluidsopnamen moeten worden gemaakt van hoorzittingen.
Een functionaris ongewenst gedrag
Hoewel het buiten de eigenlijke opdracht lag, bevelen de onderzoekers ook aan de drempel voor studenten en medewerkers om ongewenst gedrag aan te kaarten te verlagen. Leidinggevenden zouden moeten leren hoe ze kunnen optreden bij problemen. Verder verdient de nazorg aan klagers en beklaagden meer aandacht. De onderzoekers pleiten voor een speciale functionaris die zich voor deze zaken gaat inzetten.
Ook zouden alle studenten en medewerkers een beter beeld moeten krijgen van wat er onder ongewenst gedrag verstaan wordt en welke problematiek daarbij komt kijken. Nu is dat vaak niet duidelijk. In de voorlichting zouden voorbeelden kunnen worden gegeven van niet-herleidbare cases.
Een mooi begin
In een begeleidende brief bij het rapport laat het UU-bestuur weten met de universiteitsraad, het Lokaal Overleg en de faculteitsdecanen in gesprek te gaan over het rapport. De meeste aanbevelingen voor het versterken van de commissie en van de procedure wil het bestuur overnemen.
Bij de gesprekken zal ook het rapport van de Taskforce Ongewenst Gedrag betrokken worden. Die groep van UU-studenten en alumni heeft zich ten doel gesteld de universitaire meld- en klachtenprocedures te verbeteren en een einde te maken aan “de zwijgcultuur” rondom ongewenst gedrag.
Loes Van der Woerdt, universiteitsraadslid en lid van de taskforce, is niet onder de indruk van de constatering dat de huidige UU-klachtenregeling niet afwijkt van die van andere universiteiten. “Dat is alsof je een receptenboek voor vieze koekjes gebruikt. Dan ga je waarschijnlijk ook vieze koekjes bakken.”
Maar in de verbeteringen die in het rapport worden voorgesteld, ziet ze “een mooi begin”. “De roep in dit rapport om meer onafhankelijkheid en meer transparantie in de regeling, herkennen wij.”
Niet ver genoeg
Toch gaan de onderzoekers lang niet ver genoeg, stelt ze. Zo adviseren Bauw en Schokker geen anonieme klachten bij de klachtencommissie toe te staan en zien zij geen noodzaak om de verjaringstermijn van drie jaar op te rekken. Dat zijn twee zaken waarvoor de taskforce van Van der Woerdt wel pleit. Andere speerpunten van de taskforce zoals een verplicht onderzoek binnen een groep collega’s bij een melding blijven eveneens buiten beschouwing.
Van der Woerdt vindt het bovendien jammer dat er niet is gesproken met slachtoffers van ongewenst gedrag. Volgens de onderzoekers past dat niet binnen de opdracht. De respons zou gezien het kleine aantal zaken en de te verwachten terughoudendheid bij betrokkenen bovendien te klein zijn om goed onderzoek te kunnen doen. Van der Woerdt: “Maar het zijn juist de slachtoffers die weten wat er fout gaat.”
Het raadslid hoopt dat het rapport tot concrete veranderingen gaat leiden. “Nu is het nog te vaak zo dat tegen studenten en medewerkers wordt gezegd: ‘zoek het zelf maar uit’, terwijl iedereen er belang bij heeft dat de sociale veiligheid goed geregeld is.”
Rector Henk Kummeling spreekt van een zorgvuldig rapport met waardevolle suggesties voor verbeteringen van de klachtenprocedure. Hij is ook blij met de aanbevelingen voor het verbeteren van de sociale veiligheid binnen de universiteit. “Eigenlijk wil je dat het niet nodig is dat mensen naar de klachtencommissie stappen.”
“De Utrechtse procedure is door de onderzoekers vergeleken met die van andere universiteiten en organisaties. Dan blijkt dat onze klachtenregeling zo’n beetje de standaard is. We doen het zoals het elders ook gebeurt”, zegt Kummeling.
Maar het rapport maakt volgens hem ook duidelijk dat dat niet meer voldoende is. De verwachting is dat de UU steeds meer ingewikkelde zaken krijgt en er moet daarom extra geïnvesteerd worden in de kwaliteit van de afhandeling van de klachten. “Daarvoor hebben de onderzoekers goede aanbevelingen gedaan, bijvoorbeeld om een externe voorzitter aan te wijzen.”
Moet het universiteitsbestuur zelf ook dingen anders doen?
“In enkele gevallen heeft het universiteitsbestuur in het verleden afgeweken van het advies van de commissie ongewenst gedrag. De onderzoekers zeggen dat we daar heel voorzichtig mee moeten omgaan. Als er twijfel is over het werk van de commissie, zouden we zo’n advies moeten terugsturen naar de commissie of externe experts om raad moeten vragen en niet bijvoorbeeld zelf aanvullend onderzoek doen. Dat vind ik een belangrijke suggestie. Maar het is lastig: voor de wet hebben wij als bestuur een eigen verantwoordelijkheid.”
Leiden de vele aanbevelingen ook niet tot de conclusie dat het nu al niet goed gaat met de klachtenafhandeling?
“De onderzoekers zeggen nergens dat de commissie geen goed werk levert of dat er verkeerde besluiten zijn genomen. Maar er is wel op verschillende punten ruimte voor verbetering in de procedure. Dat er nu iets moet gebeuren is duidelijk.”
De onderzoekers pleiten ook voor een gestructureerde aanpak van ongewenst gedrag binnen de UU. Hoe groot is het probleem eigenlijk?
“Bekend is dat in alle organisaties en bedrijven waar sprake is van hiërarchische verhoudingen problemen met intimidatie of ander ongewenst gedrag voorkomen. Of dat binnen universiteiten erger is dan elders, durf ik niet te zeggen. Maar we weten in ieder geval wel zeker dat er meer aan de hand is dan we nu kunnen zien. Onze wens is dat iedereen die binnen deze universiteit werkt, zich prettig voelt. En als dat niet zo is, moet dat zo snel mogelijk duidelijk worden. Eigenlijk wil je dat het niet nodig is dat mensen naar een klachtencommissie stappen.”
Wat vindt u van het voorstel van de onderzoekers om een speciale functionaris aan te wijzen?
“We willen nu onderzoeken op welke manier we die sociale veiligheid binnen de universiteit het best kunnen garanderen, om daarna met voorstellen te komen. Daarbij kun je denken aan zo’n functionaris. Aan de andere kant hebben we nu al drie verschillende soorten vertrouwenspersonen en komt er binnenkort ook een ombudsman. Voor medewerkers is het vooral van belang dat er één loket komt en dat ze weten dat ze dáár ook echt geholpen worden.
“Hetzelfde geldt voor het voorstel om anonieme klachten mogelijk te maken, zoals de Taskforce voorstelt. Als bestuur zijn we daar wat huiverig voor. Je wilt liever niet dat medewerkers zich moeten verweren tegen anonieme aantijgingen. Maar we horen dat er misschien toch een aanpak mogelijk is waarbij anonieme meldingen in behandeling kunnen worden genomen, en waarbij aan onze bezwaren tegemoet wordt gekomen. Daar gaan we ook naar kijken.
“We nemen dit heel serieus. Het is ook een kwestie van de lange adem. Dit los je niet op met wat reglementswijzigingen.”
“De Utrechtse procedure is door de onderzoekers vergeleken met die van andere universiteiten en organisaties. Dan blijkt dat onze klachtenregeling zo’n beetje de standaard is. We doen het zoals het elders ook gebeurt”, zegt Kummeling.
Maar het rapport maakt volgens hem ook duidelijk dat dat niet meer voldoende is. De verwachting is dat de UU steeds meer ingewikkelde zaken krijgt en er moet daarom extra geïnvesteerd worden in de kwaliteit van de afhandeling van de klachten. “Daarvoor hebben de onderzoekers goede aanbevelingen gedaan, bijvoorbeeld om een externe voorzitter aan te wijzen.”
Moet het universiteitsbestuur zelf ook dingen anders doen?
“In enkele gevallen heeft het universiteitsbestuur in het verleden afgeweken van het advies van de commissie ongewenst gedrag. De onderzoekers zeggen dat we daar heel voorzichtig mee moeten omgaan. Als er twijfel is over het werk van de commissie, zouden we zo’n advies moeten terugsturen naar de commissie of externe experts om raad moeten vragen en niet bijvoorbeeld zelf aanvullend onderzoek doen. Dat vind ik een belangrijke suggestie. Maar het is lastig: voor de wet hebben wij als bestuur een eigen verantwoordelijkheid.”
Leiden de vele aanbevelingen ook niet tot de conclusie dat het nu al niet goed gaat met de klachtenafhandeling?
“De onderzoekers zeggen nergens dat de commissie geen goed werk levert of dat er verkeerde besluiten zijn genomen. Maar er is wel op verschillende punten ruimte voor verbetering in de procedure. Dat er nu iets moet gebeuren is duidelijk.”
De onderzoekers pleiten ook voor een gestructureerde aanpak van ongewenst gedrag binnen de UU. Hoe groot is het probleem eigenlijk?
“Bekend is dat in alle organisaties en bedrijven waar sprake is van hiërarchische verhoudingen problemen met intimidatie of ander ongewenst gedrag voorkomen. Of dat binnen universiteiten erger is dan elders, durf ik niet te zeggen. Maar we weten in ieder geval wel zeker dat er meer aan de hand is dan we nu kunnen zien. Onze wens is dat iedereen die binnen deze universiteit werkt, zich prettig voelt. En als dat niet zo is, moet dat zo snel mogelijk duidelijk worden. Eigenlijk wil je dat het niet nodig is dat mensen naar een klachtencommissie stappen.”
Wat vindt u van het voorstel van de onderzoekers om een speciale functionaris aan te wijzen?
“We willen nu onderzoeken op welke manier we die sociale veiligheid binnen de universiteit het best kunnen garanderen, om daarna met voorstellen te komen. Daarbij kun je denken aan zo’n functionaris. Aan de andere kant hebben we nu al drie verschillende soorten vertrouwenspersonen en komt er binnenkort ook een ombudsman. Voor medewerkers is het vooral van belang dat er één loket komt en dat ze weten dat ze dáár ook echt geholpen worden.
“Hetzelfde geldt voor het voorstel om anonieme klachten mogelijk te maken, zoals de Taskforce voorstelt. Als bestuur zijn we daar wat huiverig voor. Je wilt liever niet dat medewerkers zich moeten verweren tegen anonieme aantijgingen. Maar we horen dat er misschien toch een aanpak mogelijk is waarbij anonieme meldingen in behandeling kunnen worden genomen, en waarbij aan onze bezwaren tegemoet wordt gekomen. Daar gaan we ook naar kijken.
“We nemen dit heel serieus. Het is ook een kwestie van de lange adem. Dit los je niet op met wat reglementswijzigingen.”