Dit zijn de grootste ergernissen die tot meer werkdruk leiden

Systemen die gepresenteerd worden als verbetering, maar meer werk betekenen. Kwaliteitsbewaking van onderwijs die leidt tot onnodig veel stress. DUB zet de grootste ergernissen van UU-medewerkers op een rij.

Ze gingen er eens goed voor zitten: de dertig medewerkers van de UU die gehoor gaven aan de oproep van DUB om hun bureaucratische ergernissen die leiden tot meer werkdruk op de mail te zetten.

Soms was hun toon zakelijk, een enkele keer emotioneel. De reacties hebben gemeenschappelijk dat de wetenschappers en medewerkers steeds vaker tegen regels oplopen die ze als bureaucratisch ervaren en die leiden tot meer werkdruk.

Rode draad in de ergernissen is dat de universiteit, veelal uit efficiencyoverweging of kwaliteitsverbetering, een nieuw systeem aanschaft dat in de praktijk slecht uitpakt. Het invoeren van de gegevens kost de gebruiker meer tijd.

Er lijkt geen feedback gevraagd te worden bij de eindgebruikers. Bij verschillende nieuwe systemen is geen oog voor de specifieke wensen. Mensen ervaren deze veranderingen als ongewenst, slecht werkend, duur, tijdrovend en vooral frustrerend.

Hieronder zet DUB acht veel gehoorde klachten op een rij. Daarnaast zijn er nog vele opmerkingen gemaakt die zinvol zijn, maar niet allemaal in het artikel passen.

Binnenkort gaat een uitgebreide lijst met alle opmerkingen geordend en anoniem naar de Universiteitsraad en het Lokaal Overleg. Zij kunnen dan alle opmerkingen wegen. Daarover zal DUB nog berichten.

Daarnaast zijn verschillende faculteiten al begonnen met een eigen onderzoek en hebben gevraagd de bij DUB aangemelde thema’s mee te mogen nemen.

Onderwijsevaluatie en beoordelingsformulieren zijn te gedetailleerd
Evaluatieformulieren die studenten moeten invullen voor een cursus en beoordelingsformulieren die docenten moeten gebruiken voor een stage of een thesis zijn vaak heel uitgebreid waardoor het invullen kost veel tijd. Een beoordelingsformulier is zeven kantjes en het invullen ervan is zo bewerkelijk dat je geen tijd meer hebt de student te begeleiden. Mariëtte van der Hoven schreef dat recent al in een column op DUB.

De evaluatieformulieren zijn inefficiënt en onpraktisch, schrijft een student uit de opleidingscommissie. Vragen zijn niet van toepassing, in de commissie ben je meer bezig met het vastleggen van de problemen bij de cursus dan dat er aandacht is voor de verbetering van het onderwijs.

Verengelsing masteronderwijs is duurder dan je denkt
Een docent vreest dat de voorgestelde verengelsing van het masteronderwijs veel investeringen en extra werkdruk voor de docent gaat opleveren. Veel van het huidige materiaal is in het Nederlands, dat kan straks de prullenbak in. “Nou ja, eerst moet het naar een vertaler, wat ook extra geld kost.” Als docent kost het naar verwachting drie keer zoveel  meer tijd om een kwalitatief goede cursus in het Engels voor te bereiden .

Nep-visitaties en zelfonderzoeken helpen niet
Het oefenen voor visitaties met een nep-commissie is een onnodige tijdsinvestering. “Als alle opleidingen met elkaar gaan concurreren om zich zo goed mogelijk te presenteren, ontstaat er een zinloze wapenwedloop die de ‘true score’ maskeert.” En de voorafgaande zelfevaluatie wordt ook gezien als een exercitie om de eigen opleiding de hoogte in te prijzen zonder dat het enig effect heeft op de werkvloer. “We moeten meer vertrouwen op de eigen kwaliteit.”

Nieuwe systeem van SAP om bestellingen te plaatsen, kost  veel te veel tijd
Er komt een nieuw SAP-systeem voor bestellingen dat nu al bij de faculteiten Bèta en Diergeneeskunde is ingevoerd. Het plaatsen van een bestelling is hierdoor tijdrovender geworden. In het verleden was men er 5 minuten mee bezig, nu wel 20 tot 30. Het systeem moet zorgen voor meer grip en controle op de vele leveranties aan de UU. Dat zou ook moeten zorgen voor meer efficiency, maar zo wordt het door de gebruiker niet ervaren. Iemand met een tijdelijke aanstelling mag geen bestelling plaatsen, dus komt die taak steeds terecht bij dezelfde mensen.

Onderzoeksregistratie van RefWorks en PURE werken niet goed
Wetenschappers die een persoonlijke literatuurlijst willen bijhouden, kunnen gebruik maken van het programma RefWorks. Maar volgens een aantal inzendingen is dit systeem gebruiksonvriendelijk. Het vroegere systeem Endnote was beter, iemand anders suggereert Zotero. Biebmedewerkers moeten vaak te hulp schieten om problemen op te lossen.

Ook PURE, bedoeld om eigen onderzoeksactiviteiten en -publicaties weer te geven, zorgt voor veel onduidelijkheid. Welke presentatie of bijdrage moet je precies wel en welke niet invoeren. “Je zou elke dag wel weer wat kunnen toevoegen.”

Topselect is oneerlijk en zorgt voor extra werk
Waar mensen vroeger allemaal in dienst waren van de UU, worden steeds meer mensen aangesteld via het externe bureau Topselect, dat verbonden is aan de UU Holding BV. Dat geldt bijvoorbeeld voor studentassistenten. Op die manier vermijdt de universiteit het eventuele wachtgeld. Maar voor de medewerkers betekent het dat ze een andere cao hebben, met minder vakantiedagen en zonder dertiende maand. Een bezuiniging lijkt het niet. De faculteit moet voor deze collega een hoger bedrag betalen en is het voor de leidinggevende een behoorlijke tijdsinvestering om de tijdregistratie bij te houden.

Verlofregistratie loopt vaak vast
Het nieuwe verlof-registratiesysteem is niet bepaald met open armen ontvangen. Het systeem loopt vaak vast en je moet tijd uittrekken om die uren in te vullen. Ook is het extra werk voor de leidinggevenden, waardoor sommige medewerkers zich bezwaard voelen uren vrij te vragen.

Secretariële ondersteuning is noodgedwongen beperkt
Het secretariaat zou op tal van punten ondersteuning kunnen bieden, maar dat lukt niet omdat systemen vastzitten aan één solisid. Dat geldt bijvoorbeeld bij het indienen van declaraties, het invoeren van cijfers in Osiris of het bijhouden van verlof.

Ook is het momenteel niet mogelijk het secretariaat in te zetten voor taken als het klaarmaken van een reader of reproductie van een tentamen. Dit ligt allemaal bij de docent.

En dan nog een paar hartenkreten
“Als promovendus voor een EU-project moet ik elke maand mijn uren declareren. Maar meer dan 8 uur op- een dag mag niet. En onderwijs geven telt niet. Ik word gevraagd om elke dag 8 uur in te vullen en dus te frauderen. En dat moeten twee mensen van de afdeling ondertekenen. Kan de controller dat niet gewoon vooringevuld bij me aanleveren?”

 “Op de vijfde verdieping van het bestuursgebouw moet je bij de kopieermachine blijven staan als je dik pak moet kopiëren omdat je er anders uitgegooid wordt. Zonde, echt zonde van mijn tijd.”

“Waarom moeten tussentijdse tentamens nu ook twee jaar bewaard blijven in plaats van zes weken? Dat betekent honderden tentamens die op jaar, periode, vak, docent opgeslagen worden. Dit zorgt voor veel extra werk voor het secretariaat en kost veel extra ruimte. Is dat kwaliteitszorg?

“Major ergernis: mensen die zich niet aan afspraken houden. Maakt het werken echt tot hel als je ervan afhankelijk bent.”

“Waarom heeft de UU geen creditcard of goed reissysteem zodat ik de kosten eerst moet voorschieten. Waarom ligt het risico bij de werknemer en moet ik maar hopen geen bonnetje kwijt te raken.”

“Als studieadviseur heb ik dagelijks vertrouwelijke gesprekken met  studenten. Maar een behoorlijke spreekkamer is niet voorhanden. Ik moet telkens een spreekkamer reserveren. En als die bezet is, op zoek naar een alternatief. Ik word daar horendol van.”

“Het aanvragen van extra programmatuur voor het onderzoek is zo bureaucratisch en tijdrovend dat ik maar liever mijn privé-pc gebruik.”