Eerder dan verwacht: aanpassing organisatie Administratief Service Center

Het Administratief Service Center past ruim drie jaar eerder dan gepland de organisatiestructuur aan. In 2018 volgt een verdere aanpassing wanneer zo'n twintig medewerkers de afdeling hebben verlaten.

Eind januari werd bekend dat door verdergaande automatisering dertien voltijdsbanen (fte's) gaan verdwijnen bij het Administratief Service Center. De afdeling is onder meer verantwoordelijk voor de salaris- en studentenadministratie en het bijhouden van het huishoudboekje van de universiteit. Medewerkers is toen gevraagd zich voor te bereiden op een toekomst buiten het administratiekantoor in de hoop dat gedwongen ontslagen in 2018 uitblijven. De afgeslankte afdeling krijgt op dat moment een nieuwe organisatie.
De organisatiewijziging gaat echter per 1 november al gedeeltelijk in. Dit komt doordat drie medewerkers hun leidinggevende taak vanwege persoonlijke redenen hebben teruggegeven, zegt directeur Rob Plattèl tijdens de vergadering van de Dienstraad van de UBD. Het ASC stond toen voor de keuze om vervanging te regelen of om de organisatie nu al aan te passen. “We hebben gekozen voor het laatste.”
Het gevolg is dat het aantal teamleiders afneemt en de organisatie iets herschikt wordt. Van een reorganisatie wil Plattèl daarom niet spreken: “Inhoudelijk blijft het werk voor alle betrokkenen van ASC hetzelfde." Ook voor de teamleiders, legt Plattèl uit: zij waren administrateurs met een leidinggevende taak erbij. De leidinggevende taak verdwijnt, maar ze blijven hun werk als administrateur houden.
Veranderingen voor de werknemers van ASC
Het proces om medewerkers naar een baan buiten het ASC te begeleiden, gaat gewoon door. In januari van dit jaar kregen de medewerkers te horen dat er in 2018 minder werk zal zijn doordat veel werk zoals bijvoorbeeld het declareren, tegen die tijd automatisch gebeurt. Toen werd gesproken over 15 voltijdsbanen (fte), dat is nu bijgesteld naar 13. Het gaat om zo'n twintig mensen. In 2018 krijgt het ADC zijn definitieve organisatiestructuur.
Voor de zomer moesten alle medewerkers van ASC een plan van aanpak maken: hoe willen ze zich voorbereiden op een andere baan. Ze kunnen zich bijvoorbeeld (om)scholen of elders werkervaring opdoen. Hoewel een aantal medewerkers in eerste reactie afwachtend was en geen toekomstplan wilde maken, heeft uiteindelijk iedereen voor de zomer een realistisch plan gemaakt, zegt Plattèl. 
“Er komen steeds meer berichten naar buiten dat andere instellingen en bedrijven met dezelfde problematiek te maken hebben. Overal neemt automatisering toe en het aantal banen in onze sector af. Het idee dat een aantal mensen misschien had dat ze elders hetzelfde werk konden gaan doen, is daardoor veranderd.”
Toch zorgt de operatie nog steeds voor veel emoties. “Hoewel velen de gegeven kansen enthousiast aangrijpen, zijn er ook mensen die nog maar moeilijk aan de nieuwe realiteit kunnen wennen.”