Frisse wind waait door raadsvergadering Rebofaculteit

Er waait een frisse wind door de faculteitsraad van Recht, Economie, Bestuur & Organisatie. De vergadering is informeler en de raadsleden mogen eerder meepraten met plannen van het bestuur. Maar dat heeft ook een keerzijde: een vertrouwelijk stuk doet zijn intrede op de agenda

Alle UU-discussies over meer medezeggenschap en meer transparantie van onder meer Rethink UU en De Nieuwe Universiteit UU, heeft de kussens opgeschud van de faculteit Recht, Economie, Bestuur & Organisatie. Over de raadsvergadering van dinsdag 17 maart zijn minstens twee opvallende punten te melden.
Ten eerste vraagt decaan Annetje Ottow of ze voorafgaand aan het officiële gedeelte wat mag zeggen tegen de raad. Iets wat hoogst ongebruikelijk is in faculteitsraadland. Ten tweede is met opzet gekozen voor een andere vergaderlocatie dan de officiële Raadzaal aan Achter Sint Pieter 200.
De raadzaal schept te veel afstand tot het bestuur
De keuze voor een nieuwe vergaderlocatie heeft alles te maken met de wens van de faculteitsraad en het bestuur om in een meer informele setting te vergaderen. Zitten bestuursleden in de Raadzaal recht tegenover elkaar, in de Molengraaffzaal aan Janskerkhof 12 zitten ze dichter op elkaar en samen in een carré-opstelling. Het idee is dat de sfeer hierdoor informeler is en de discussie gemakkelijker verloopt.
Hoewel de ruimte de discussie lijkt te bevorderen, heeft de zaal ook nadelen ten opzichte van de statige Raadzaal. Het is hier krapper, sneller benauwd en de leden zijn moeilijker te verstaan. Maar een andere zaal binnen de faculteit waar de hele raad inpast, is binnen Rebo niet te vinden, zegt ambtelijk secretaris Elisa van Oostrum. Het is dus de Molengraaffzaal of de Raadzaal, is de conclusie.
Bestuur en raad komen daarop tot een compromis: bij vergaderingen met onderwerpen die zich lenen voor ‘met-de-benen-op-tafeldiscussies’ wordt de Molengraaffzaal geboekt. Voor de meer formele vergaderingen - “de-met-het-mes-op-tafeldiscussies”, grapt een raadslid – wordt de Raadzaal geschikter gevonden.
Openbaarheid van de vergadering
Wat de raadsleden ook graag willen, is om hun werk meer bekendheid te geven binnen de faculteit. Zo zou wat publiek op de tribune meer dan welkom zijn.  De raad heeft het bestuur daarom gevraagd om de openbare vergaderstukken op de teamsite te zetten van de medezeggenschap van de Universiteit Utrecht. Nu moeten agenda en vergaderstukken worden opgevraagd. Het bestuur heeft nog geen tijd gehad om zich hierin te verdiepen, maar het onderwerp staat op de eerstvolgende vergaderagenda.
Het verzoek vormt een mooi bruggetje naar het agendapunt ‘Openbaarheid stukken van de faculteitsraad’. Deze vergadering staat een vertrouwelijk stuk op de agenda wat een zeldzaamheid is bij de Reboraad als het onderwerp niet over personen gaat zoals een benoeming. Waarom is het vertrouwelijk?, wil een raadlid weten.
Door het antwoord van de decaan valt haar verzoek om de raad te mogen toespreken bij aanvang van de vergadering, op zijn plaats.
Annetje Ottow refereert in die korte toespraak aan verschillende bijeenkomsten tussen de medezeggenschap en bestuurders van de universiteit waarin bestuurders werd gevraagd om onder meer de faculteitsraad eerder te betrekken in hun plannen en meer open te staan voor ideeën vanuit de raad. Zij en haar collega-bestuursleden, zegt ze, willen graag die mogelijkheid bieden om in de raadsvergadering en daarbuiten constructief in gesprek te aan met de medezeggenschap.
In die discussie past ook haar antwoord over het vertrouwelijke stuk. Het stuk gaat over de manier waarop de faculteit internationalisering wil vormgeven. De ideeën zijn echter nog prematuur, zegt Ottow en biedt de faculteitsraad dus de mogelijkheid om het plan mede vorm te geven. “We doen dit in vertrouwelijkheid omdat we strategische keuzes moeten maken waarvan de consequenties op dit moment nog niet zijn te overzien. Worden deze ideeën nu al openbaar dan kan dat onnodig voor onrust zorgen.”
Meer transparantie en meepraten in een vroeger stadium kan dus tot gevolg hebben dat er meer in beslotenheid wordt vergaderd, is de conclusie. De raad reageert onwennig. Met goede argumenten mag een stuk vertrouwelijk worden behandeld, maar zodra het klaar voor de openbaarheid is, moet het wel openbaar worden, zegt een raadslid. Daar sluit het bestuur zich bij aan.