Het waarom van al die regels is vaak helemaal niet duidelijk

Veel UU´ers ergeren zich aan het woud van universitaire regels en de onnodige complexiteit ervan. Een projectgroep komt met elf aanbevelingen om die irritatie te verminderen. Vooral betere communicatie moet helpen.

Rector Bert van der Zwaan zei in zijn diesrede in maart 2015 dat de universiteit scherp moet blijven op de regeldruk op de universiteit. Waar nodig zouden overbodige regels opgeruimd moeten worden. DUB heeft afgelopen voorjaar al een  eigen onderzoek gedaan. Daar somden de medewerkers zo enkele ergernissen op die tot meer werkdruk leidden.

Het Management Overleg van de UU, dat bestaat uit de directeuren van de faculteiten, de UB en de universitaire bestuursdienst, nam de handschoen op en stelde een projectgroep in die in korte tijd moest kijken naar onnodige regelgeving en vermijdbare ergernissen.

Bij het onderzoek (alleen toegankelijk voor UU-medewerkers met Solis-ID) kwamen wel een paar grote ergernissen naar voren. De verlofregistratie leidt tot veel klachten, bijvoorbeeld als het gaat om gebruiksvriendelijkheid. Ook problemen als gevolg van het hebben van een dubbele aanstelling wekken irritatie. En wetenschappers klagen dat ze verlofuren in hun functie niet zo precies kunnen aangeven.

Ook het ruim van tevoren aanvragen van zalen voor het onderwijs en het registreren van contacturen roept bij docenten veel kritiek op. Het aanvragen van zalen gaat nog uit van de oude niet meer bestaande papieren studiegids, waar je heel tijdig de informatie voor moest geven.

Problemen zijn er ook met de werkwijze van het administratiesysteem SAP. Het declareren en factureren wordt als omslachtig en bureaucratisch ervaren. Elke externe leverancier  heeft weer een eigen portal om bestellingen te plaatsen, wat het ook ingewikkeld maakt.

De conclusie van de projectgroep is dat veel van de regels nu eenmaal nodig zijn. Bijvoorbeeld omdat die voortkomen uit Europese wetgeving (zoals de aanbesteding) of omdat de universiteit denkt dat ze zo efficiënter kunnen werken (zoals factureren).

Veel irritatie kan voorkomen worden door de manier waarop de regels aan de UU ingevoerd worden, kan wel een heel stuk beter. “Het is mensen vaak helemaal niet duidelijk waarom er nieuwe regels komen”, vertelt Wim de Smidt van de projectgroep. “Vaak krijgen mensen dat op het laatste moment te horen. Ze krijgen dan weinig tijd om opmerkingen te maken over zaken waar ze tegenaan lopen en hoe de problemen opgelost kunnen worden. Bovendien zie je vaak dat er meerdere nieuwe procedures tegelijk starten. Die planning kan beter. Tenslotte is het vaak niet duidelijk wie verantwoordelijk is voor een nieuwe regeling. Wie moet er voor zorgen dat het goed loopt en fouten aangepast worden?”

De projectgroep komt met elf concrete aanbevelingen. Sommige van die aanbevelingen zijn gericht op de genoemde ergernissen. De Smidt: “Wij denken dat de onderwijsplanning gemoderniseerd kan worden. En voor de registratie van contacturen is duidelijk geen draagvlak.”

Op andere punten stelt de projectgroep wijzigen voor om het systeem gebruiksvriendelijker te maken, zoals de verlofregistratie. De Smidt: “Al is men op dat punt al druk bezig dat te veranderen.”

Over het algemeen stelt De Smidt dat de universiteit in de toekomst een nieuw systeem veel zorgvuldiger moet invoeren. “Ga eerst goed kijken hoe je de mensen gaat informeren over het waarom en hoe je problemen die zich voordoen kan oplossen. Maak mensen verantwoordelijk voor een systeem. Bovendien moeten we voorkomen dat bij elk incident meteen weer nieuwe regels bedacht worden om dat incident te voorkomen. Daardoor ontstaat ook veel ellende.”

Het Management Overleg is opdrachtgever van dit project. “Wij gaan nu kijken hoe we de aanbevelingen kunnen realiseren”, vertelt Anja Smit, de directeur van de universiteitsbibliotheek en opdrachtgever namens het MO. “Het is niet zo dat we alle ergernissen kunnen oplossen. Bij sommige aanbevelingen was het wel even slikken. Werkt het zo? Maar impact heeft het wel en we willen serieus kijken hoe we met die aanbevelingen de werkdruk kunnen verminderen. Veel van de regels zijn nu eenmaal nodig als je efficiënter wilt werken. Maar dan wil je het wel zo inrichten dat zo’n procedure goed verloopt. En op dat punt kunnen we lessen trekken uit de aanbevelingen.”