KPMG: Financieel toezicht vraagt om cultuuromslag UU

De Universiteit Utrecht kenmerkt zich door een weinig dwingende bestuursstijl en het ontbreken van sancties op het niet nakomen van afspraken. Dat constateert adviesbureau KPMG in een onderzoek naar de financiële huishouding van de faculteit Geesteswetenschappen.

KPMG onderzocht in opdracht van de UU de tekorten op tweede- en derdegeldstroomprojecten bij Geesteswetenschappen. De faculteit boekte over 2011 een onverwacht groot verlies van bijna 2.5 miljoen op deze activiteiten. Het adviesbureau keek daarnaast naar de kwaliteit van de financiële toekomstverwachtingen van de faculteit.
Uit een 'managementsamenvatting' van het rapport die vrijdag in de faculteitsraad van Geesteswetenschappen werd besproken, blijkt dat KPMG waarschuwt voor de nadelige gevolgen van de facultaire en tevens universitaire bestuursfilosofie die uitgaat van een verregaande decentralisatie. Een cultuur waarin iedereen bezig is met “zijn eigen ding” is schadelijk in tijden waarin bezuinigd moet worden en het binnenhalen van externe gelden van levensbelang is, zo stellen de auteurs.
Ook de de projectverliezen bij Geesteswetenschappen zijn volgens KPMG deels te wijten aan een gebrek aan centrale sturing. De discussie in de faculteitsraad afgelopen vrijdag spitste zich toe op dit onderdeel van het rapport.
Een groot deel van de tekorten blijkt te wijten aan het feit dat onderzoeksinstituten verzuimden de universitaire bijdragen aan projecten van onderzoeksfinancier NWO ook daadwerkelijk over die projecten te verdelen. Deze zogenoemde matchingsgelden die door de faculteit als totaalbedrag naar de onderzoeksinstituten werden overgemaakt, verdwenen daardoor in de grote pot. Volgens KPMG was dit vooral het gevolg van miscommunicatie en gebrekkige richtlijnen en instructies.
Daarnaast concludeert KPMG dat veel projecten exploitatieverliezen kenden door ondeugdelijk projectbeheer. Ingediende begrotingen werden overschreden omdat duurdere onderzoekers werden aangesteld of omdat medewerkers ziek werden. Volgens KPMG moet het toezicht op de projecten binnen de faculteit sterk verbeterd worden en moeten grotere risicomarges worden ingebouwd.
In de faculteitsraad kondigde het faculteitsbestuur aan de positie van de facultaire afdeling Finance & Control te willen versterken. Waar de afdeling nu nog vooral registreert en rapporteert, moeten de controllers een veel actievere rol krijgen. Ze zullen straks als adviseurs optreden vanaf de beginfase van een project. Directeur Dirk-Jan Den Boer tijdens de raad: “F & C moet het economisch geweten van de faculteit worden.”
De faculteitsraad toonde zich tevreden over de beloofde vervolgacties, maar vroeg zich ook af of projectleiders die nu vaak grote autonomie kennen, de controller als pottenkijker wel zullen accepteren. Raadslid Erik Nijhof: “Hebben we niet ook een cultuuromslag nodig?” 
Directeur Dirk-Jan Den Boer antwoordde daarop: “Dit rapport bevat ook een belangrijke les voor het faculteitsbestuur. We moeten er meer op gaan toezien dat de dingen die we afspreken ook echt gebeuren. Dat betekent dat we naast de wortel ook de stok gaan hanteren als het moet. Wanneer een controller straks een negatief advies geeft over een projectbegroting en de argumenten van de projectleider ons niet overtuigen, gaat de aanvraag gewoon niet door.”
Overigens heeft het universiteitsbestuur naar aanleiding van de bevindingen van KPMG en een eigen onderzoek inmiddels ook een plan opgesteld om het projectbeheer binnen de UU te verbeteren.