Nieuw festival Meet the Future moet Utrecht Science Park op de kaart zetten

De komst van Hello & Goodbye werd eind vorig jaar voor het eerst aangekondigd. Destijds bestond er nog veel onduidelijkheid over de manier waarop het festival er inhoudelijk uit zou gaan zien. Het zou te maken hebben met het ‘uitzwaaien’ en opnieuw welkom heten van mensen op het Science Park, maar veel meer dan dat wisten we toentertijd niet. Inmiddels is er meer bekend.

Het festival wordt georganiseerd door Robbert Maas van stichting SOON, die ook bekend staat als het creatieve brein achter De Daktuin en het Foodnote festival. Maas: “Ik heb het gebied inmiddels goed leren kennen en gezien wat voor een bijzondere dynamiek er op het Science Park hangt. In de zomer vertrekt bijna iedereen en in september komt iedereen weer terug. Daar willen wij nu op aansluiten. Het Hello & Goodbye festival bestaat uit twee eigen activiteiten die samen mensen uitzwaaien en verwelkomen.”

In de praktijk komt dit neer twee verschillende, afzonderlijk van elkaar georganiseerde evenementen: pop-up restaurant ‘De Maaltuin’ en het ‘Meet the Future’ festival. De eerste van die twee symboliseert het afsluiten van het academische jaar en Meet the Future verwelkomt iedereen na een paar maanden vakantie weer terug op het Science Park.

De Maaltuin
Begin juni ging het ‘goodbye’ deel van het festival van start, in de vorm van pop-up restaurant De Maaltuin. Dit evenement is geen nieuwkomer op het Science Park. De Maaltuin werd in het verleden al twee keer eerder als een op zichzelf staand evenement georganiseerd, maar nu maakt het pop-up restaurant dus deel uit van het Hello & Goodbye festival.

Het is alleen wel opvallend dat in de communicatie aanvankelijk geen enkele verwijzing stond naar het Hello & Goodbye festival. “Wij waren nog bezig met het opzetten van een website rond het festival. Omdat die nog niet klaar was, hebben we vastgehouden aan de bekende naam De Maaltuin. Nu is die context wel online te zien.”

Dit jaar wordt het decor van het restaurant gevormd door een onderzoekskas van de Universiteit, gelegen in het hart van de Botanische Tuinen. Daar zullen gedurende de maand juni in totaal 2100 mensen tegen betaling van vijfenveertig euro getrakteerd worden op een avond vol eten, muziek en een snufje inspirerende kennis over de omgeving.

Meet the Future
Nadat iedereen via De Maaltuin tijdelijk afscheid heeft genomen van het Science Park is het begin september tijd om de terugkerende studenten en werknemers opnieuw te verwelkomen. Dit ‘hello’ deel vindt plaats in de vorm van het ‘Meet the Future’ festival: een evenement dat in het teken zal staan van het vertellen van bijzondere verhalen over de technologische ontwikkelingen waar op het Science Park aan gewerkt wordt. In tegenstelling tot De Maaltuin brengt dit onderdeel van het Hello & Goodbye festival wel een compleet nieuwe beleving naar het Science Park: Meet the Future is in het verleden nog niet eerder georganiseerd.

Maas: “Er werken op het Science Park heel veel mensen aan allerlei uitvindingen en innovaties, maar dat gebeurt voornamelijk achter gesloten deuren. Het gaat over onderwerpen die voor veel mensen heel futuristisch overkomen, maar op het Science Park al realiteit zijn. Die verhalen gaan we met behulp van een theatermaker tot een bijzondere beleving verwerken voor de bezoekers van het festival. Wetenschap kan soms best ingewikkeld zijn, maar op deze manier proberen we het toegankelijk te maken voor een groot publiek.”

Subsidie Evenementenfonds
De organisatie van het Hello & Goodbye festival wordt deels mogelijk gemaakt door een subsidie van het gemeentelijke Evenementenfonds. Vorig jaar werd een aanvraag van 50,000 euro volledig toegekend. Primaire criteria van het Evenementenfonds zijn ‘Utrechtheid’ en ‘(inter)nationale naamsbekendheid’. Dit houdt in dat evenementen die in aanmerking komen voor een subsidie een bijdrage moeten leveren aan het versterken van het stadsprofiel van Utrecht. Daarnaast moeten zij dus ook helpen om Utrecht (inter)nationaal verder op de kaart te zetten.

Het geld dat stichting SOON van het Evenementenfonds heeft ontvangen wordt volgens Maas voornamelijk gebruikt voor marketing en communicatie doeleinden: “Dankzij de subsidie van het Evenementenfonds kunnen we veel groter inzetten op marketing en communicatie. Daar profiteren zowel De Maaltuin als Meet the Future van. Het evenementenfonds heeft een samenwerkingsverband met de organisatie Utrecht Marketing. Samen hebben we gekeken hoe we dit goed neer kunnen zetten. Dat heeft ook zijn resultaten: De Maaltijd heeft bijvoorbeeld internationale aandacht gekregen. Zo heeft het Belgische Knack magazine er onlangs nog een artikel aan gewijd.”

Bezoekersaantal
Een andere voorwaarde die gepaard gaat aan het toekennen van de subsidie heeft betrekking op het bezoekersaantal. Volgens de beoordelingscriteria van het Evenementenfonds moet Maas minimaal tienduizend mensen naar zijn festival weten te trekken. Omdat Hello & Goodbye uit twee aparte evenementen bestaat betekent dit dat de bezoekersaantallen van De Maaltuin en Meet the Future bij elkaar opgeteld zullen worden om de voorgeschreven norm te halen.

Door niet alleen op individuele bezoekers in te zetten, maar juist door grote groepen mensen aan te spreken probeert Maas het bezoekersaantal op te drijven. Dit is een ambitieuze opgave, gelet op het feit dat hij grofweg achtduizend bezoekers naar Meet the Future zal moeten trekken om samen met de tweeduizend bezoekers van De Maaltuin aan de beoogde tienduizend te komen. Maas: “We zijn de afgelopen tijd heel druk bezig geweest om grote groepen mensen die op en rondom het Science Park zijn gevestigd aan het festival te verbinden. Denk hierbij aan studenten, bedrijven, organisaties, etc. Ook hebben we voor beide festivals een strategische locatie gekozen die niet alleen centraal ligt, maar die ook goed zichtbaar is voor publiek dat spontaan langskomt.”

Het Meet the Future festival vindt plaats van 3 tot 9 september in het Utrecht Science Park. Toegang tot het festival is gratis. Het programma is hier te vinden.