Problemen b&o-gesprek voorname reden voor bezoek aan vertrouwenspersoon

Het beoordelingsgesprek was het afgelopen jaar een van de voornaamste redenen voor UU-medewerkers om de vertrouwenspersoon in te schakelen. Ook het carrièreperspectief was regelmatig onderwerp van gesprek.

Bij de Universiteit Utrecht werken zo’n 6700 mensen. Van hen zijn 156 met een klacht of probleem naar de vertrouwenspersoon Personeel gestapt. Dat zijn er 11 meer dan in 2014. De groei is met name toe te schrijven aan het aantal promovendi met een hulpvraag: van 12 in 2014 naar 22 in 2015.

Vertrouwenspersoon Paul Herfs denkt dat - en dan met name buitenlandse - promovendi hem beter weten te vinden, nu het contact tussen hem en het promovendinetwerk Prout is aangehaald. Door de jaren heen komen er altijd al aardig wat promovendi langs, zegt Herfs. Vaak heeft de promovendus een klacht over de relatie met de promotor.

Beoordelingsgesprekken zorgen voor meeste klachten
De meeste klachten waarmee de UU-medewerkers de stap naar de vertrouwenspersoon zetten, hebben te maken met de rechtspositie van de werknemer. Met name de beoordelings- & ontwikkelingsgesprekken lijken een bron van ongenoegen. Zo vertellen cliënten bijvoorbeeld dat eenmalige incidenten worden uitvergroot en dat professionele tegenspraak wordt geïnterpreteerd als niet-gewenst gedrag. Bij de beoordeling is er ook regelmatig een verschil van mening over de interpretatie van gemaakte afspraken. Een enkele UU-medewerker krijgt tijdens het b&o-gesprek te horen dat hij zijn baan kan verliezen.

Om veel van deze klachten op te lossen, schuift de vertrouwenspersoon vaak aan bij een vervolggesprek of een volgend b&o-gesprek als de cliënt dat wil. Zijn aanwezigheid zorgt ervoor dat de toon van het gesprek vaak milder is.

Maar soms zijn de verhoudingen zo verstoord dat de medewerker overgeplaatst wordt. Ook blijkt niet elk leidinggevende bereid het verslag van het b&o-gesprek aan te passen, zegt Herfs.

Volgens de vertrouwenspersoon "zou je kunnen beweren dat het bij het b&o-gesprek soms schort aan een juiste toepassing van de functie van zo'n gesprek". Zo moet een b&o-gesprek in grote lijnen aangeven op welke punten iemand heeft gefunctioneerd en zijn afspraken is nagekomen. Het is niet de bedoeling dat het eindoordeel bepaald wordt op grond van futiliteiten. Ook mag een verslag niet worden vastgesteld zonder discussie tussen werknemer en leidinggevende. Herfs denkt dat de onbekendheid van de procedures van het b&o-gesprek de oorzaak zijn van dit type problemen. “Leidinggevenden zouden getraind moeten worden in de toepassing van het b&o-instrument.”

Volgens Herfs is het een optie de afdelingen Human Resources in de faculteiten en diensten te raadplegen als de regels evident geschonden worden. “Daar zou je dan een melding over kunnen maken bij de afdeling HR.” Dit in plaats van het in gang zetten van een bezwaarprocedure waar veel medewerkers tegenop zien, zegt hij. “Want de medewerkers die vanwege problemen met het b&o-gesprek naar de vertrouwenspersoon komen, vormen slechts een topje van de ijsberg.”

Vastgelopen carrières leiden tot conflicten
Een ander punt waar meer medewerkers dan in 2014 mee naar Herfs stappen, is hun carrièreperspectief. In het jaarverslag meldt Herfs dat mensen bij hem komen omdat ze geen doorgroeimogelijkheden meer zien en hopen via hem een uitweg te vinden. Soms leidt een gebrek aan perspectief zelfs tot een conflict met een leidinggevende en wordt Herfs gevraagd een oplossing te zoeken.

Het veranderen van carrière blijkt een gevoelig punt, zegt herfs. Niet iedereen wil dat hun leidinggevende op de hoogte wordt gesteld van de wens om van baan te veranderen. Zeker 50-plussers hebben hier moeite mee, zegt Herfs. “Voordat je het weet worden er afspraken gemaakt met je leidinggevende over vertrek”, licht hij toe. “Uit vrees om thuis werkloos te komen te zitten, gaan ze het gesprek met hun leidinggevende dus niet aan.”

Daarnaast zijn er ook werknemers die een verschil van mening hebben met hun leidinggevende over de uitvoering van hun werk en hulp zoeken bij Herfs.  In een paar gevallen is het vertrouwen opgezegd in de medewerkers. Soms kan Herfs bemiddelen, maar soms zijn de verhoudingen zo beschadigd dat de medewerker ontslagen wordt.

Verder melden zich nog drie groepen bij de Herfs. Eén groep gaat gebukt onder werkdruk. Dit jaar moet worden bekeken of de situatie op dat punt is verbeterd. Een andere groep klaagt over onveiligheid op de werkvloer, daarvoor is Herfs nog op zoek naar een oplossing. De derde groep heeft moeite in een ruimte te zitten met een collega, maar door een interne verhuizing kan dit probleem worden opgelost.

Paul Herfs is tot 1 juli op studiereis. Hij wordt de komende maanden vervangen door Hanneke Toemen.