Psychologiestudente had niet geweigerd mogen worden na fout bij herinschrijving

De Universiteit Utrecht had meer moeite moeten doen om een studente met een verouderd e-mailadres te wijzen op haar onvolledige inschrijving.

Studenten moeten zich voor het begin van elk collegejaar via Studielink herinschrijven om te mogen doorstuderen. En ze moeten de Universiteit Utrecht ook machtigen om het collegegeld af te schrijven. Maar wat als een student dat vergeet omdat e-mails over herinschrijving naar een opgeheven mailadres worden gestuurd?

Een psychologiestudente overkwam het. Het e-mailadres waarmee ze zich in 2014 op Studielink inschreef voor de bacheloropleiding Psychologie aan de Universiteit Utrecht, gebruikte ze in de zomer van 2015 niet meer. Daardoor miste ze zeven e-mails waarin ze er aan werd herinnerd om zich tijdig en volledig in te schrijven, en kreeg ze haar herinschrijving niet rond voor 1 september 2015.

Slordig van de studente natuurlijk. Maar hadden de administrateurs van Universiteit Utrecht niet eerder in de gaten moeten hebben dat de mails helemaal niet aankwamen? De universiteit kreeg immers zeven keer een melding (bounce) waaruit duidelijk werd dat het mailadres niet langer bestond.

Het College van Beroep voor het Hoger Onderwijs (CBHO) vindt dat de universiteit best wat meer moeite had kunnen doen om de studente te bereiken. De studente had ook via haar studentenaccount of postadres gewezen kunnen worden op de onvolledige inschrijving, oordeelt het CBHO, waar studenten in hoger beroep kunnen gaan tegen beslissingen van hun universiteit of hogeschool. De studente in kwestie ging daar ook in beroep omdat de universiteit weigerde haar alsnog in te schrijven per 1 september, waardoor zij geld moest terugbetalen aan DUO.

Het CBHO laat meewegen dat de studente zelf moeite heeft gedaan om zich opnieuw in te schrijven. De student heeft - zonder de mails van de universiteit gelezen te hebben - ruim op tijd een verzoek tot herinschrijving gedaan. Alleen de laatste stap in de procedure - de bevestiging van de machtiging op het collegegeld af te schrijven - is de studente vergeten, omdat ze hierover geen mail heeft gezien.

De studente zelf wordt wel stevig toegesproken door het CBHO. Het valt haar “ernstig te verwijten” dat zij haar e-mailadres in Studielink niet tijdig heeft gecontroleerd en aangepast, terwijl ze had kunnen weten dat dit mailadres gebruikt wordt voor correspondentie over inschrijving. Toch ontslaat dit de universiteit niet van de plicht om in te grijpen als blijkt dat een e-mailadres niet meer bestaat, vindt het college.

De studente kon in 2015 overigens gewoon beginnen aan haar tweede jaar. Ze mocht - zonder officieel ingeschreven te staan - de colleges in het begin van het studiejaar bijwonen en werd in november 2015, nog voor de eerste tentamens, alsnog ingeschreven. Haar inschrijving wordt wel met terugwerkende kracht vervroegd. Daardoor hoeft ze geen geld terug te betalen aan DUO.

In het e-mailverkeer tussen de universiteit en (aspirant-)studenten gaat wel vaker iets mis. Vorig jaar oordeelde het CBHO dat de Universiteit Utrecht een eindexamenkandidate die de verplichte matching heeft gemist niet had mogen weigeren. De scholier was vergeten een formulier te verzenden, maar het CBHO vond dat de universiteit er onvoldoende aan had gedaan om te voorkomen dat iemand zo’n vergissing maakt.