Reorganisatie bij University College Utrecht na kritisch rapport

Docenten van het University College Utrecht krijgen in het volgende academische jaar te maken met een reorganisatie. Ondersteunende medewerkers blijven daarbij buiten schot. Het gaat in totaal om 58 personen, zo'n 37,5 fte. Zij krijgen mogelijk andere functies of een andere invulling van hun functie. Het bestuur van het UCU geeft de garantie dat er geen banen verloren gaan.

De reorganisatie volgt op een advies van een commissie onder leiding van oud-directeur van de universitaire Bestuursdienst Joop Kessels. De bevindingen van de commissie liegen er niet om. De grote betrokkenheid van de medewerkers bij de eigen opleiding kent zo haar keerzijden, wordt geconstateerd.

Zo bestaan er zeer uiteenlopende ideeën over wat belangrijk is voor het UCU en wat niet. De medewerkers - in veel gevallen al lange tijd werkzaam voor het College - uitten zich tegenover de commissie bovendien uitermate kritisch over collega’s en de organisatie. Er bestaat een risico dat het UCU vooral met eigen beslommeringen bezig is, zo denkt de commissie. Een extra indicatie hiervoor is volgens de commissie het wij/zij-denken tussen de eigen staf en ingehuurde docenten.

In dat licht is het des te problematischer dat het niet helder is hoe de besluitvorming binnen de organisatie tot stand komt, stelt de commissie. Deze situatie vertaalt zich soms in grote onvrede en heftige emoties.

De commissie constateert bovendien dat het University College in de afgelopen jaren is ingehaald door de Utrechtse faculteiten als het gaat om onderwijsvernieuwing. Als het UCU zijn pioniersrol wil behouden, bijvoorbeeld ook wat betreft aandacht voor getalenteerde studenten en internationalisering, dan moeten de relaties met de faculteiten hechter worden.

Frustraties
UCU-dean James Kennedy gaf zelf opdracht gaf tot het onderzoek. Volgens hem was het logisch de organisatievorming tegen het licht te houden, omdat het UCU recentelijk heeft besloten tot een curriculumvernieuwing die zich richt op een interdisciplinaire aanpak. Bovendien is er het vernieuwende voornemen om alle docenten onderzoekstijd te geven om de verbinding met het onderzoek te versterken. “Dan wil je ook weten of de organisatievorm nog daar nog bij aansluit.” 

Maar Kennedy erkent dat er ook frustraties in het spel waren, van hemzelf en van zijn UCU-collega’s. “Is het allemaal niet te ingewikkeld?”, vroeg ik mij geregeld af. “Hoe nemen we besluiten? Wie hakt er knopen door? Het is vaak niet duidelijk. Ik weet dat dat tot wrijvingen leidt.”

De dean is daarom ook niet overvallen door de bevindingen van de commissie Kessels. Hij betreurt het wel dat het rapport de indruk kan wekken dat er sprake is van stagnatie bij het UCU en een onprettige werksfeer. “De meeste mensen gaan fluitend naar hun werk en er gebeurt hier nog steeds ongelofelijk veel op het gebied van onderwijsvernieuwing. De visitatiecommissie was onlangs lovend. Dat blijft allemaal wat onderbelicht. Maar er zijn inderdaad indicaties dat we - juist door de enorme verbondenheid die mensen hier voelen met hun werk - het risico lopen te veel energie te verspillen aan interne zaken. De uitdaging is nu om dat te vermijden.”

Simpelere organisatie
Kennedy heeft besloten de belangrijkste aanbevelingen van de commissie over te nemen. Hij wil een versimpeling van de organisatiestructuur en de manier waarop er binnen het college wordt overlegd.

Daarom wordt de College Board afgeschaft. Dat orgaan was formeel alleen een adviesorgaan voor de Dean, maar werd door veel medewerkers een grotere macht toegedicht. Daarnaast wordt het managementteam verkleind. De onderwijsdirecteur valt er straks buiten en krijgt als voorzitter van de Board of Studies een adviserende rol.

Ook wordt er een scheiding aangebracht tussen de faculteitsraad en opleidingscommissie. Nu is de College Council nog een combinatie van de twee. Die keuze is volgens de commissie in het licht van de kleinschaligheid van het UCU misschien te begrijpen, maar staat zorgvuldige besluitvorming in de weg.

Het UCU gaat daarnaast de drie departementen afschaffen en vervangen door een groter aantal clusters van inhoudelijke verwante tracks. Volgens Kennedy waren de departementshoofden te zwaar belast met personeelsbeslommeringen. “De nieuw clusterhoofden krijgen de verantwoordelijkheid over minder mensen en meer ruimte om zich echt te richten op curriculaire vernieuwing.”

Om de relaties met de faculteiten te verstevigen komt er een adviesraad met vertegenwoordigers van die faculteiten. De suggestie van de adviescommissie om van het UCU een interfacultaire opleiding te maken, wijst Kennedy van de hand. “De autonomie van het UCU is een groot goed, anders word je een speelbal van de faculteiten.”

Begrip bij medewerkers
Afgelopen dinsdag werden de medewerkers van het UCU door Kennedy geïnformeerd. De komende maanden zal binnen het college worden gesproken over wat de veranderingen gaan betekenen. Een formeel reorganisatieplan moet eind november klaar zijn. In augustus 2020 zou het UCU dan volgens de nieuwe opzet moeten werken.

Op het eerste gezicht lijkt er binnen het UCU met begrip te worden gereageerd op de aangekondigde reorganisatie. Docent en lid van de UCU-council Bas Defize herkent het beeld van een te uitbundige en daardoor onduidelijke organisatiestructuur. “De grote aantrekkingskracht van het UCU in de beginjaren was natuurlijk de organische manier waarop we alles konden aanpakken, maar er komt een moment dat je weer moet gaan snoeien. De vraag wie wat doet en wanneer, kon niemand hier meer beantwoorden.”

Dat UCU-medewerkers kritisch waren in hun gesprekken met de commissie verbaast hem niet. “We zijn een kleine organisatie. De een zegt dit, de ander dat. Dat gaat dan een eigen leven leiden en wordt bij zo’n commissie op tafel gelegd.”

Maar de meeste van zijn docenten nemen nu een positieve houding tegenover de voorgestelde vernieuwingen aan, is de indruk van Defize. “Toch is er ook scepsis. Lukt het om een verandering van de organisatie door te voeren op het moment dat je ook werkt aan een curriculumvernieuwing? De gebrekkige communicatie binnen het UCU van de afgelopen jaren garandeert dat nu niet meteen.”

Director of Faculty Development Christel Lutz snapt het besluit van het UCU-bestuur eveneens. Volgens haar sluit dat goed aan bij de recente beslissing om meer onderzoekstijd aan alle vaste staf te geven. Docenten zijn enthousiast over de mogelijkheden die dat opent, ziet zij. “Ik hoop echt dat er veel meer ruimte komt voor de inhoud, voor gesprekken over onze verschillende vakgebieden en over curriculumvernieuwing en ons docentschap.” 

Maar ook in de dagelijkse gang van zaken, ervaarde zij een noodzaak: “Wie wat langer op het UCU rondloopt – zoals ik – weet wel bij wie je moet zijn. Maar voor wie nieuw is of van buiten het college komt, was dat vaak niet duidelijk. Ook omdat veel mensen hier meerdere functies hebben. Het kan allemaal wat logischer.”

Kennedy zelf omschrijft de sfeer tijdens de oploop met medewerkers dinsdag als “afwachtend tot positief”. “Ik was onder indruk van de openheid en bereidheid om mee te denken”