Striktere regels voor declaraties collegeleden na kritisch rapport onderwijsinspectie

In september vorig jaar kopte de Telegraaf dat Utrechtse collegeleden ‘dure’ vliegtickets en ‘prijzige’ hotels in het buitenland zouden hebben gedeclareerd. Dit leidde tot Kamervragen. Onderwijsminister Jet Bussemaker liet naar aanleiding daarvan de Onderwijsinspectie onderzoek doen naar het declaratiegedrag van de Utrechtse bestuurders. In 2016 had de onderwijsinspectie al onderzoek gedaan naar het declaratiegedrag van vier universiteiten en vier hogescholen, waaronder de UU. Daarbij zijn geen ongeregeldheden uitgekomen.

Niet altijd sober gedeclareerd
De conclusie van het onderzoek is dat de Utrechtse collegeleden in de periode van 2013 tot en met 2015 niet altijd ‘doelmatig’ hebben gedeclareerd. Sommige declaraties waren hoger dan je van bestuurders zou mogen verwachten. Zo valt te lezen in een  rapport dat vandaag door de Onderwijsinspectie is gepubliceerd.

De inspectie heeft de bonnetjes opgevraagd die aan de collegeleden worden toegeschreven, dus niet per se door de bestuurders zelf zijn ingediend. Daarbij is gekeken in hoeverre deze declaraties en onkosten passen binnen de richtlijnen van ‘goed bestuur’. Dat houdt in dat ze sober, eenduidig, doelmatig en transparant zijn. Als norm is de eigen instructie van de UU gehanteerd en, daar waar die onduidelijk was, de regeling voor Rijksambtenaren.

Taxikosten naast een eigen leaseauto
Hoewel het overgrote deel van de declaraties verdedigbaar is, heeft de inspectie toch ook een aantal onkostenvergoedingen gevonden die te luxe was of waarvan de doelmatigheid te betwisten valt.

Zo wordt geconstateerd dat het gebruik van twee dienstauto’s met chauffeur in principe goed is. Maar vindt het overdreven dat één van de bestuursleden, het betreft hier Anton Pijpers, daarnaast in één jaar voor 12.291 euro aan taxiritjes declareerde, terwijl hij in deze periode ook nog beschikte over een leaseauto uit zijn tijd als decaan van de faculteit Diergeneeskunde. “Deze taxikosten passen daarmee niet bij de soberheid die van het bestuur verwacht mag worden”, schrijft de inspectie.

Ook het ingebouwde systeem van mobiel internet in de dienstauto’s, met een kostenpost van 13.500 euro voor datagebruik in 2014 is weinig doelmatig.  “Wij vinden dat de UU had kunnen en moeten weten dat de (data-)limieten in ernstige mate werden overschreden. Bovendien waren in die jaren al abonnementen beschikbaar voor onbeperkt bellen en onbeperkt dataverkeer tegen vaste tarieven die beduidend lager waren dan het genoemde totaalbedrag.”

De inspectie valt ook over het feit dat verkeersboetes voor fout parkeren en snelheidsovertredingen (1.038 euro in drie jaar) niet zijn verhaald op de chauffeurs. Dat had volgens de regels wel gemoeten.

Goedkeuring voor businessclass kwam pas achteraf
In 2014 en 2015 hebben de bestuurders voor een dienstreis negen keer businessclass gevlogen. Dat mag volgens de regels van de UU alleen om dringende redenen en moet door de mandataris worden goedgekeurd. De inspectie valt erover dat deze goedkeuring in alle gevallen pas achteraf is gegeven.

Vier keer kwamen de declaratie voor hotelkosten ruim boven de maximumbedragen uit voor een hotelovernachting. Voor zeven overnachtingen is 3.075 euro vergoed. Normaal ligt de prijs voor een overnachting rond de 150 euro. Hoewel de UU voor elke overnachting een reden aangeeft (bijvoorbeeld dat in dat hotel de conferentie plaatsvindt), was het voor de inspectie niet duidelijk of er naar goedkopere alternatieven is gezocht. 

Over het algemeen heeft het college voldoende sober gedeclareerd als het gaat om diners en drank. Soms kon de inspectie begrijpen dat voor een duur restaurant werd gekozen omdat dit in het belang van de UU zou zijn. Maar vraagtekens zet de inspectie wel bij de nut en noodzaak van dure wijn bij enkele heisessies. In de onderzochte periode ging het om zes flessen waarbij de kosten opliepen tot 512 euro. De bestuurders hebben naar aanleiding van de analyse van de hotelrekening besloten vrijwillig een deel van de kosten terug te betalen.

Alle declaraties zichtbaar online
In een reactie zegt de universiteit dat de onderzochte periode loopt tot 2015 en dat in de laatste twee jaar zaken zijn aangepast en de transparantie is vergroot. Zo zijn vanaf 2017 de declaraties van het College van Bestuur online voor iedereen zichtbaar. Ook zijn de regels aangescherpt. Afgesproken is dat hotelkosten hoger dan 150 euro per nacht expliciet beargumenteerd moeten worden en dat voor het reizen met businessclass vooraf schriftelijk goedkeuring wordt gevraagd aan de voorzitter van de Raad van Toezicht.

De universiteit erkent dat in deze periode sommige declaraties ´onvoldoende sober en zorgvuldig´ waren. Sommige zaken zijn direct rechtgezet (zoals de telefoniekosten in de auto’s) en naar aanleiding van de observaties is geld alsnog terugbetaald (ongeveer 200 euro aan dinerkosten).

Niet zelf rijden na lange dag 
De universiteit vindt het verdedigbaar dat een collegelid dat ver van de universiteit woont, één à twee keer per maand met de taxi naar zijn werk ging als er geen dienstauto met chauffeur beschikbaar was. Dat werd geprefereerd boven het rijden in de eigen leaseauto. Emmo Meijer, voorzitter van de Raad van Toezicht, zegt hier zelf verantwoordelijk voor te zijn. “Als een collegelid tot laat in de avond moet werken, soms gecombineerd met een diner of een borrel, dan vind ik het onverantwoord om die persoon zelf te laten rijden. Op dat tijdstip is openbaar vervoer veelal ook geen optie. Ik heb gezegd dat hij in dat geval een taxi moest nemen. Overigens waren we ongelukkig met het  leasecontract voor de eigen auto. Maar dat bestond al en we hebben gewacht tot een goed moment om dat op te zeggen.” Die opzegging was eind 2016.

Je moet bestuurders kunnen vertrouwen
Meijer vindt het onderzoek goed uitgevoerd. Het was ook aanleiding om een paar afspraken scherper te formuleren. “Ik ben alleen wel verbaasd dat vanuit de minister opdracht is gegeven voor een onderzoek naar alleen de Universiteit Utrecht.”

Hij zegt het jammer te vinden dat het onderzoek zich richt op het verleden omdat volgens hem al stappen zijn gezet naar meer transparantie.  Ook vindt hij het goed te verdedigen dat hij de intercontinentale vluchten van het College van Bestuur pas achteraf heeft goedgekeurd. “Je moet bestuurders van een grote universiteit als Utrecht kunnen vertrouwen. In zo’n sfeer is het onnodig om per se alles vooraf goed te keuren. Maar we moeten ook constateren dat in enkele gevallen onvoldoende soberheid en zorgvuldigheid is betracht. Dat betreuren wij. Gezien dit rapport hebben we de regels aangescherpt zodat in geval van hoge hotelkosten en het vliegen met businessclass die goedkeuring wel vooraf wordt geregeld.”

Lees ook het bericht: Minister vindt declaratiegedrag Utrechtse bestuurders 'onacceptabel'