Universiteit haalt doelstelling omvang overhead gemakkelijk, maar wat zegt dat?
De universiteitsraad klaagt al jaren dat er veel te veel geld gaat naar zaken die niets met onderzoek en onderwijs te maken hebben. Uit nieuwe cijfers blijkt nu dat de universiteit de afspraken met de minister over de maximale omvang van de overhead prima nakomt.
Wat staat er dan in die cijfers?
Dat de overhead binnen de universiteit eigenlijk opmerkelijk stabiel is. De universiteit heeft de afgelopen jaren metingen gehouden in het kader van haar ‘ondersteuningsmonitor’. In 2010 bedroegen de kosten van medewerkers ict, communicatie, beveiliging, personeels- en financiële zaken en universitair management zo’n 18.8 procent van de omzet. In 2011 (18.0), 2012 (18.3) en 2013 (17.9) lagen de percentages ietsjes lager.
En dat is dus goed?
Dat is lastig te beoordelen. De UU doet het verhoudingsgewijs in ieder geval niet slecht. Uit een berekening van Bureau Berenschot bleek een paar jaar geleden dat de overhead van universiteiten gemiddeld ongeveer hetzelfde was als die van vergelijkbare instellingen, en de UU was onder de universiteiten zelf ook een middenmotor. Het lag er een beetje aan welke parameters je gebruikte. In de prestatieafspraken met de minister beloofde de UU dat de ondersteuningskosten in verhouding tot de omzet in ieder geval niet zouden gaan stijgen. Die doelstelling wordt gemakkelijk gehaald. Daar is het universiteitsbestuur natuurlijk tevreden over.
Maar je zou toch denken dat je er altijd naar moet streven om die overhead te laten dalen …?
Niet per se. Dat is een denkfout. Je voorkomt liever dat je zo veel snijdt in de ondersteuning dat hoogleraren in hun kostbare tijd zelf kopietjes moeten draaien of vergaderingen moeten plannen, is een favoriete uitspraak van collegelid Anton Pijpers. Verder kun je natuurlijk ook besluiten om te investeren in ondersteuning om uiteindelijk meer geld voor onderzoek en onderwijs binnen te krijgen. Zo trekt de UU de komende jaren extra geld uit voor communicatie en marketing. Er ligt ergens een optimum als het gaat om de omvang van de overhead. Waar dat ideale omslagpunt ligt, is alleen heel lastig vast te stellen. De situatie is bij elk universitair onderdeel bovendien weer anders. De universiteit wil daarom geen conclusies aan de cijfers verbinden of onderdelen harde targets geven voor het verlagen van de overhead.
Zo bezien heb je weinig aan zo’n ondersteuningsmonitor …
Er zijn natuurlijk wel zaken die opvallen. Zo blijkt bijvoorbeeld dat de overhead van de faculteit REBO flink boven het gemiddelde zit. Ook hier waarschuwt het universiteitsbestuur dat er een verhaal aan de cijfers vastzit. De relatief hoge kosten bij REBO kunnen bijvoorbeeld te maken hebben met het feit dat de departementen elk een eigen locatie hebben en daarom ook eigen ondersteuning. Maar het universiteitsbestuur wil dat soort resultaten wel degelijk gaan gebruiken voor de gesprekken met decanen en directeuren over de ideale en meest efficiënte organisatie van de ondersteunende diensten.
Universiteitsraad tevreden?
Nou, de raad zou zelf wel wat meer detailcijfers willen krijgen en hamert op meer transparantie. Het universiteitsbestuur deinst daarvoor terug, waarschijnlijk uit angst dat die cijfers een eigen leven gaan leiden. De raadsleden vinden die gegevens toch nuttig om een eigen afweging te maken, bijvoorbeeld over de balans tussen de ondersteuning die decentraal en de ondersteuning die centraal georganiseerd is. En ze hopen misschien nog meer uit de cijfers te kunnen aflezen. Zo kon nu al worden vastgesteld dat het ondersteunend personeel een steeds groter aandeel van de salariskosten opeist ten koste van het wetenschappelijk personeel. Dat zou mogelijk nog eens kunnen bevestigen dat er steeds vaker jonge en goedkope wetenschappers worden ingezet ten koste van vaste banen. Over dit soort zaken wil de raad ook nog wel een discussie voeren met het CvB.