UU gedoogt Zoom nog wat langer

Met dit besluit verlengt het universiteitsbestuur de gedoogsituatie die kort voor de zomer werd afgekondigd voor blok 1. Hoewel medezeggenschappers en de functionaris gegevensbescherming bezorgd zijn over mogelijke privacyschendingen, staat het universiteitsbestuur het gebruik van Zoom voorlopig toe.

Ook de universiteit ziet liever dat docenten gebruik maken van Microsoft Teams; Zoom wordt zelfs afgeraden. Maar helemaal verbieden van Zoom zou de werkdruk voor docenten in de coronatijd te zeer vergroten, denkt het UU-bestuur.

Onderzoek
De universiteit is bovendien in afwachting van een landelijk onderzoek naar de veiligheids- en privacyaspecten van Zoom. Dat wordt verricht door de overkoepelende universitaire ict-dienst Surf en de Rijksoverheid. Zij voeren ook gesprekken met de softwareleverancier over mogelijke aanpassingen.

De UU wil graag samen met andere universiteiten één lijn trekken. Een flink aantal van die universiteiten maakt nu ook gebruik van Zoom. De uitkomsten worden verwacht in december.

Gebruiksvriendelijk
Docenten mogen daarom in ieder geval tot en met blok 3 Zoom blijven gebruiken. Sommige docenten hebben een grote voorkeur voor dit systeem, zo constateert het UU-bestuur in een nota aan de U-raad. Zo zou het in beeld tonen van grote aantallen personen en het organiseren van breakout-rooms, deelsessies waarbij deelnemers apart gezet worden, beter werken.

Ook andere opties zouden volgens die docenten ‘gebruiksvriendelijker’ zijn. Bovendien hebben docenten van verschillende universiteiten in een aantal gevallen samen afgesproken om Zoom te gebruiken, bijvoorbeeld binnen het interuniversitair masterprogramma van Wiskunde. “We willen hen geen gebruiksvriendelijk instrument uit handen slaan in deze tijden van hoge werkdruk”’, schrijft het UU-bestuur.

Brandende bus
De functionaris gegevensbescherming van de UU, Artan Jacquet, kan zich nog steeds niet vinden in het beleid van de UU. De situatie is sinds dit voorjaar niet veranderd, stelt hij in een advies dat de U-raad ook ontving. Hij vergelijkt de universiteit nu met een middelbare school die leerlingen tijdens schooluitjes op pad stuurt in een type bus dat weliswaar uiterst comfortabel is, maar waarvan al enkele exemplaren in de brand zijn gevlogen.

Hoewel Zoom de afgelopen periode verbeteringen heeft aangebracht, zijn er nog steeds zorgen, onderkent het UU-bestuur. Daarbij gaat het onder meer over de beveiliging van het systeem, het delen van persoonsgegevens en het opslaan van data op servers buiten Europa.

“We weten dat privacy mogelijk in het geding is”, reageerde collegevoorzitter Anton Pijpers tijdens een commissievergadering op vragen van bezorgde raadsleden. “Maar wij maken een belangenafweging waarbij we meewegen dat een verbod docenten veel werkstress oplevert en dat er nu door Surf actie is ondernomen.”

Licenties
Er worden door de UU wel enige voorwaarden aan het gebruik van Zoom gesteld. Zo mogen docenten alleen universitaire licenties gebruiken. Dit om zicht te houden op het aantal docenten dat zoomt, maar ook om de instellingen van het programma zo ‘privacyvriendelijk’ te maken. Zo kunnen alle deelnemers aan een sessie pas na het invullen van een wachtwoord meedoen aan de bijeenkomst. Ook mogen er geen opnames gemaakt worden.

Op dit moment hebben 24 UU-docenten de beschikking over een licentie, het merendeel daarvan (14) werkt bij de faculteit Rebo. Hierbij is de faculteit Geneeskunde nog buiten beschouwing gelaten. Bekend is dat veel docenten daar ook graag met Zoom blijven werken, het UMC Utrecht verzorgt daarvoor de uitgifte van licenties.

Afbouwen
Het universiteitsbestuur hield ook enkele andere online tools tegen het licht. Zo wilde het UU-bestuur graag met de raad bespreken onder welke voorwaarden er bij tentamens surveillance-software zoals proctoring mag worden ingezet. Die discussie werd in de commissievergadering uiteindelijk niet gevoerd. Een nota werd door het CvB tijdelijk ingetrokken omdat de consequenties voor studenten en docenten mogelijk te verstrekkend zijn om alleen 'ter bespreking' aan de U-raad voor te leggen. Onderzocht wordt nog of de raad hierop advies- of instemmingsrecht heeft.  (Update 27 oktober onder dit artikel, red.)

Verder heeft de universiteit het voornemen om te stoppen met de tool Peergrade. Bij het online platform waarop studenten elkaar feedback kunnen geven, werden te veel tekortkomingen geconstateerd in de informatiebeveiliging. Daarnaast is het onduidelijk of de leverancier kan voldoen aan de privacy-eisen van de universiteit. Tenzij Peergrade op korte termijn met oplossingen komt, gaat de UU vanaf het komende blok het gebruik van de tool ontmoedigen en afbouwen.

Met de aanbieder van de populaire stemtool Mentimeter zijn afspraken gemaakt om privacyrisico’s zoveel mogelijk te verkleinen. Die risico’s zijn er vooral doordat enkele Amerikaanse bedrijven via Mentimeter de beschikking krijgen over sommige gegevens van studenten. Mentimeter mag in blok 2 nog gebruikt worden. Hoe het daarna verder gaat, is nog niet bekend. Het contract met Mentimeter loopt dit voorjaar af, waarna er volgens de voorschriften een nieuwe aanbestedingsprocedure moet komen.

Voor Pitch2Peer, het platform waarop studenten pitches kunnen delen, wordt de gedoogstatus verlengd tot en met blok 2. Dan moet duidelijk zijn of de aanbieder kan voldoen aan enkele aanvullende veiligheidseisen.

Het universiteitsbestuur beloofde in de commissievergadering desgevraagd dat docenten alle nodige ondersteuning krijgen als een tool die zij gebruiken wegvalt. Het uitgangspunt is dat er altijd een alternatief voor handen moet zijn en dat docenten hulp kunnen inroepen voor het gebruik van bepaalde software.

*Update 27 oktober* Kort na de commissievergadering werd duidelijk dat de nota volgens UU-juristen alleen 'ter bespreking' kon worden voorgelegd. In de nota gaat het om de inzet van een applicatie en niet om het universitaire beleid ten aanzien van privacy. Dat laatste wordt de raad op een later moment nog ter instemming voorgelegd. In de U-raad werd het onderwerp deze week niet meer besproken.