UU-mailaccount van oud-medewerker blijft langer behouden

De Universiteit Utrecht houdt de mailadressen van uit dienst getreden wetenschappers langer actief. Zo blijven ze bereikbaar voor vragen over hun wetenschappelijke artikelen. 

Moet een wetenschapper zo lang hij actief is bereikbaar blijven voor eventuele vragen over zijn of haar wetenschappelijke artikelen? Ja, zou je zeggen. Toch is dit lang niet altijd het geval.

Neem bijvoorbeeld jonge wetenschappers. Die krijgen na een promotietraject of een postdoc-aanstelling vaak geen nieuwe aanstelling bij de universiteit. Maar bij de artikelen die ze als wetenschapper schreven, blijft een @uu.nl-adres staan. En dat e-mailadres verviel tot voor kort drie maanden na uitdiensttreding. Contact opnemen was niet meer mogelijk.

Op verzoek van de universiteitsraad worden de e-mailadressen van uit dienst getreden wetenschappers sinds deze maand iets langer actief gehouden. Net als voorheen is de universitaire mailbox na drie maanden niet meer beschikbaar. Nieuw is dat wetenschappers een zelfgeschreven afwezigheidsmelding (“ik ben nu bereikbaar op het volgende mailadres...”) kunnen instellen die een jaar actief blijft.

Promovendus Jeroen Goudsmit is in de universiteitsraad de grote aanjager van langere bereikbaarheid van oud-medewerkers. In een commissievergadering reageerde hij lichtelijk teleurgesteld op de nieuwe termijn. Hij wil een permanente afwezigheidsmelding. “Mensen moeten ook nog over tien jaar vragen kunnen stellen aan de auteur van een artikel.”

Op verzoek van Goudsmit wordt uitgezocht wat het kost om een automatic reply voor een langere periode in te stellen.

Overigens vindt niet iedereen in de universiteitsraad het problematisch dat universitaire mailadressen komen te vervallen. Hoogleraar Joop Schippers: “Als een e-mailadres niet meer blijkt te bestaan, dan ga je toch even googelen waar die persoon nu werkzaam is?"